Информационные процессы широко используются в различных сферах деятельности современного общества. Они часто являются компонентами более сложных процессов – производства, управления, социальных.
Главная отличительная особенность ИТ - их направленность на оптимизацию информационных процессов. Одно из главных назначений ИТ - сбор, обработка и предоставление информации для принятия управленческих решений (Трофимов). Процесс принятия управленческого решения состоит из этапов:
1. диагностика проблемы;
2. разработка альтернатив;
3. выбор решения;
4. реализация решения.
На 1 этапе описывается проблема методами моделирования, анализа, методами теории массового обслуживания – используются КИТ.
На 2 этапе используют методы коллективного и индивидуального решения проблем (эксперты, мозговая атака) – КИТ.
На 3 этапе имеется риск, условия неопределенности, множество вариантов. Тоже применяется КИТ.
На 4 этапе применяют методы планирования, организации и контроля выполнения решения. Методы – сетевое моделирование, составление информационной таблицы реализации решений.
Например, малому производственно-коммерческому предприятию. необходимо решать задачи увеличения оборота, расширения доли рынка, минимизация издержек и т. п. Для достижения главной цели и решения других задач в ответ на изменения окружающей конкурентной среды руководство предприятия может принимать решения по управлению в области маркетинга и менеджмента, производства и финансов путём изменения значений определённых показателей. Такими показателями могут быть следующие.
В области маркетинга: цены, реклама, сервис, исследования.
В области производства: объём производства, закупка товаров, сырья, материалов и комплектующих, приобретение и использование оборудования, наём и увольнение рабочих, отправка продукции на склады отдалённых рынков.
Предприятие работает над несколькими проектами. Для каждого проекта требуется определённый набор сырья, материалов и комплектующих, поставляемых различными производителями. Поставки могут состоять из компонентов нескольких типов (каждый из которых имеет свою цену) и должны быть оплачены не позднее срока, оговоренного в договоре поставки. Среди других видов деятельности, которыми занимается предприятие, прежде всего можно назвать оптовую торговлю, контрактные поставки, розничную продажу, торговлю под заказ и через магазины.
Кроме факторов внешней среды существуют и факторы внутри предприятия, которые в основном являются результатом управленческих решений.
В общем виде в модель процесса принятия решений часто включают логическую, конструкторскую деятельность и деятельность, связанную с выбором варианта решения.
В широком понимании процесс принятия управленческих решений рассматривают как основной вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.
Все сотрудники имеют доступ к единой информационной базе предприятия. При этом в идеале каждый из них должен работать только с той информацией, которая ему необходима, и она должна быть предоставлена в привычной для него форме, независимо от степени автоматизации его деятельности. Так, когда менеджер по поставкам выписывает счет на товар клиенту, то он не задумывается о том, что при этом он фактически порождает документ об ожидаемой к приходу сумме денег (финансовое требование), которое поступает на рабочее место финансового менеджера. Это позволяет последнему фиксировать факты ухода и прихода денег на финансовый счёт предприятия и заниматься совместно с исполнительным директором анализом финансового состояния предприятия и его прогнозированием на некоторый период.
Менеджер по продажам ведёт список клиентов предприятия и поддерживает актуальном состоянии всю информацию о контрактах, финансовых и торговых операциях, определят их категории, назначает скидки разным группам покупателей, обеспечивает подготовку заказов и контроль поставок, ведёт учёт за движением товара, формирует отчёты по итогам деятельности.
Руководство предприятия всегда должно иметь под рукой информацию, необходимую для принятия решения: отчёты по продажам, информацию о балансе и истории взаимоотношений с партнёрами. Менеджеры предприятия должны быть всегда информированы о наличии или нехватке товаров, о количестве незарезервированного товара. При работе с постоянными клиентами менеджерам важно знать и хранить как можно больше информации о них.
Бухгалтер обеспечивает ведение товарного учёта и реализации, учёта затрат, основных средств; малоценных и быстро изнашивающихся предметов, расчёта с подотчётными лицами и заработной платы. Ему приходится решать проблемы, которые возникают, например, из-за неверно оформленных документов на продажу товаров или ошибочно проданных ещё не растаможенных товаров. Кроме того, он контролирует ведение складского учёта и его соответствие с принятой на предприятии системе учёта продаж и пытается добиться, чтобы склад всегда был в состоянии выдать товары по всем выписанным накладным. Бухгалтер должен иметь возможность контролировать процессы поставки товаров от поставщиков при их продаже и произвольным образом связывать закупки и продажи товаров, что может обеспечить предприятию возможность торговать, не принимая товары на склад.
Финансовый менеджер регистрирует поступившие и выполненные платежи, определяет их связи с закупками и заказами, производит расчёты как в рублях, так и в иностранной валюте с пересчётом по текущему курсу, что позволяет реально оценить эффективность каждой закупки или продажи. Он работает с финансовыми требованиями, поступившими от менеджера по поставкам, отмечая приход и уход денег с финансовых счетов компании, постоянно отслеживает список финансовых транзакций, которые произошли, происходят или ещё только должны произойти. Основываясь на выписанных счётах и плановых платежах, финансовый менеджер может формировать финансовый прогноз состояния счетов, что должно позволить ему вместе с исполнительным директором заранее предвидеть возможное нежелательное развитие финансовой ситуации на предприятии.
Секретарь регистрирует и сортирует входящие документы в соответствии с принятыми в компании бизнес-правилами, доставляет их служащим в зависимости от содержания документов, наложенных на них виз или этапа прохождения бизнес-процесса, ведёт корпоративный архив, оформляет и отправляет исходящие документы.
Заведующий складом отвечает за движение товара через склад, регистрируя все операции по приходу и уходу товаров. При выдаче товаров он работает с накладными, выписанными менеджерами при продаже товаров, а при закупках регистрирует приходные накладные. Кроме того, заведующий складом обеспечить руководство предприятия полной информацией о состоянии склада, например о выданных, зарезервированных и свободных товарах.
Исполнительный директор анализирует состояние дел в компании и принимает решения по стратегическому и краткосрочному планированию её деятельности, которые оформляются соответствующими документами.
Для экспресс-анализа состояния дел в компании исполнительный директор использует два главных документа финансовой отчётности- баланс на начало и конец отчётного периода и отчёт о прибылях и убытках. Для работы ему необходима полная информация о деятельности предприятия. Часть этой информации хранится в корпоративном архиве в явном виде и всегда доступна (например, о балансе с партнёрами, платежах и отгрузке товаров, заказанных и зарезервированных товарах). Для получения остальной информации необходимо предварительно произвести вычисления и формирование отчётов. К таким вычисляемым отчётам можно отнести, например, информацию о различных аспектах продаж, которая обычно представляет разного рода оборотными ведомостями. Последние могут быть отсортированы или сгруппированы по различным признакам, таким как товар, группа товаров, партнёр, сотрудник, произведший операцию с товаром или деньгами и т. п.
Президент имеет большой стаж работы, является авторитетным специалистом по связям с общественностью и государственными службами, вырабатывает политику предприятия и способствует её практической реализации.
Таким образом, сотрудники аппарата управления компании выполняют информационную деятельность, связанную с подготовкой, оформлением, принятием и реализацией решений различного уровня.
Следовательно, КИТ применяются на всех уровнях управления предприятием и играют важнейшую роль в принятии управленческих решений.
Контрольные вопросы
1. Понятие «информационная технология».
2. Этапы развития КИТ.
3. Примеры базовых технологий.
4. Примеры специальных технологий.
5. Место ИТ в процессе принятия управленческого решения.
Литература
1. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В.Трофимова. – М.: Высшее образование, 2006.
2. Баронов В.В. и др. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов и др. – М,: Компания АиТи, 2006.
Основные понятия
Технология – методы и средства выполнения некоторой работы.
Информационные технологии – методы и средства обработки информации.
КИТ – методы и средства обработки информации с использованием средств вычислительной техники.
Базовые информационные технологии (универсальные) – применяют практически во всех сферах деятельности.
Технологии предметных областей (специальные) - применяют в определенных сферах деятельности.