Сравнительный анализ механизмов управления адаптацией персонала в ведущих российских учреждениях высшего образования

Хотя об адаптации новых сотрудников и заботятся во многих высших учреждениях, но системно к этому процессу подходят редко. При таком подходе адаптационная работа делится на несколько этапов.

1. Этапы адаптации

Адаптация начинается вовсе не когда сотрудник выходит на работу! Она начинается раньше — когда новичку сообщаются такие простые, но важные вещи: как доехать, где оставить автомобиль, какие документы захватить, что запланировано на первый рабочий день.

Следующий этап адаптации — первый день сотрудника. И для него это всегда стресс. Задача работодателя — уменьшить напряжение. Что для этого нужно?

1) Информировать. Сотрудника должен встретить его руководитель и ознакомить с планом на день. Как правило, план включает в себя:

· оформление документов,

· знакомство с отделом,

· обустройство рабочего места,

· знакомство с правилами компании.

В первый же день новичку надо объяснить, к кому лучше обращаться с вопросами. Это может быть как руководитель, так и кто-то из сотрудников отдела. Помимо этого, нужно показать человеку, где у вас обеденная зона, где можно брать воду, чай, кофе, где находятся специальные комнаты.

2) Сопровождать. Не терять сотрудника нужно в течение всего дня — помогать ему решать возникающие вопросы. Заняться этим может либо сам руководитель, либо наставник, либо же сотрудник, отвечающий за адаптацию.

3) Подвести итоги. В конце первого рабочего дня руководитель должен побеседовать с новичком. Необходимо выяснить, насколько комфортно новому сотруднику было, какие сложности возникли, удалось ли познакомиться с коллегами, в порядке ли рабочее место, насколько вошел в курс дел. Обязательно надо выяснить, остались ли у сотрудника вопросы. Ну и конечно же ответить на них или же узнать возникли какие-либо проблемы и помочь с их решением.

Третий этап — программа адаптации сотрудника. Обычно она включает в себя:

· План работ сотрудника на испытательный срок.

· План адаптационных мероприятий:

· ввод в круг профессиональных обязанностей;

· знакомство с корпоративной культурой, компанией, ее ценностями.

И четвертый этап — подведение итогов по адаптационному периоду.

2. Технологии

На каждом из перечисленных этапов применимы различные формы коммуникации с сотрудником — от простого диалога с руководителем до полностью автоматизированного курса новичка. Одним из ключевых инструментов принято считать так называемый welcome-тренинг. Что же он собой представляет?

И так, разберем классификацию. Адаптационные тренинги бывают двух типов:

1) Обзорные тренинги. Суть тренинга: донести до участников информацию, которую необходимо знать о ВУЗе, о корпоративной культуре, процессах и т. д. Такие тренинги проводятся для всех сотрудников, в независимости от категории и подразделения.

2) Обзорно-обучающие тренинги. На таких тренингах помимо общей информации, новичков учат пользоваться базовыми профессиональными инструментами (например: обучение пользования программами).

В некоторых ВУЗах проводятся тренинги обоих типов, причем обзорная часть, цель которой познакомить сотрудников с местом работы, во многом совпадает. Так же в ведущих российских университетах в первый день рассказывают:

· структуру продуктовой линейки компании;

· о внутренней структуре организации;

· об основных бизнес-процессах;

· а также корпоративные правила.

Чтобы тренинги не были скучными, мы проводим их в игровой форме, сопровождая множеством визуальных материалов. Например, участники тренинга, основываясь на собственном опыте, выстраивают цепочку логистических услуг и доставляют почтовые отправления. Второй важный интерактивный элемент — экскурсия в сортировочный центр. Так, в какое бы подразделение ни пришел сотрудник, уже в первые дни работы он увидит бизнес изнутри.

Крайне важно, чтобы сотрудник понимал не только что, но и как он будет делать. Практика показывает, что обзорно-обучающие тренинги нужно проводить в первую неделю работы — тогда сотрудники раньше начинают исполнять свои профессиональные обязанности на должном уровне.

И снова пример из нашей практики. Наши курьеры работают с документами и специальным программным обеспечением, в том числе с мобильными приложениями. Нам очень важно, чтобы инструкции, которые получает новичок, были актуальными и полными. Поэтому о любых изменениях в программном обеспечении или технологиях работы узнает наш учебный центр — и обновляет инструкции для сотрудников.

3. Частые ошибки

На адаптационном тренинге у новых сотрудников формируется впечатление о компании, поэтому важны даже детали. Место проведения должно быть приятным, а если тренинги проводятся не в корпоративном учебном центре, то нужно позаботиться, чтобы помещение отвечало корпоративным стандартам. Другими словами, атмосфера в нем не должна контрастировать с таковой в офисе. Например, если у вас минималистичный офис или офис в демократичном стиле, не стоит выбирать для тренинга слишком официальные или помпезные помещения. И наоборот, если в вашей компании офис оформлен в монументальном или консервативном стиле, то для тренинга не подойдет молодежный коворкинг. То есть даже помещение готовит сотрудников к их будущему рабочему месту. Хорошо, если раздаточный материал, презентации, даже блокноты соответствуют вашему корпоративному стилю.

Ведущий таких тренингов также несет ответственность за первое впечатление — по сути, он его и формирует. Этот человек должен быть не только открытым и дружелюбным, но и уметь ответить на любые, даже сложные и неожиданные вопросы. Хорошо, если участники не ощущают, что тренер проводит уже сотый такой тренинг, что для него это рутинная работа. Вспомните, когда мы приезжаем в незнакомую страну: от экскурсовода, который рассказывает о своих стране, городе иногда зависит и наше впечатление. Как он проводит экскурсию: увлеченно и ярко, или же монотонно «отрабатывает программу». Тренер на адаптационном тренинге — такой же экскурсовод. И — продолжая параллель — он должен не только знать историю «города» и уметь рассказать о «достопримечательностях», но и посоветовать, как лучше решить бытовой вопрос, подсказать, как избежать сложностей или справиться с ними.

Распространенная ошибка устроителей адаптационных тренингов — они не получают обратную связь и не сопровождают участников после обучения. Принято считать, что оценивать результаты адаптационных тренингов (особенно первого типа) не нужно. Это не совсем так. Новый сотрудник, который что-то не так понял, скорее всего, прочно укрепится в своих заблуждениях. В итоге у новичков возникают некие мифы. Лучше вовремя их развенчать, и помогает в этом как раз оценка, например, в виде беседы или теста.

Приведем таблицу для сравнения системы адаптации в ведущих российских учреждениях высшего образования:

Таблица 1.3

Сравнения системы адаптации в ведущих российских учреждениях высшего образования

Если сравнивать существующую систему адаптации ведущих российских учреждениях высшего образования в НИУ "БелГУ" и других образовательных учреждениях, то видно, что в МГУ и СПБГУ имеются: положение об адаптации, регламент подбора и адаптации персонала, программа контроля и анализа адаптации нового сотрудника, анкета обратной связи от сотрудника. Но и в данных высших учебных заведениях имеются недостатки, так, например, в МГУ И СПБГУ нет приказа о назначении ответственного за разработку и внедрения системы адаптации, отсутствует календарь адаптации нового сотрудника. Стоит отметить, что анкета обратной связи от наставника отсутствует и в НИУ "БелГУ" и в МГУ.