Разработка и управление проектами и программами нововведений
(выполняется в компьютерном классе)
На базе Программы по управлению проектами Time Line рассматривается ряд инновационных проектов. Прослеживаются основные этапы-фазы проектов, рассматриваются методы планирования и контроля реализации проектов.
Описание программы
Разработка комплекса задач проекта является первым шагом в создании детального расписания. Исходными данными для процедуры разработки комплекса задач являются поставленные перед проектом цели. Формально процесс разработки комплекса задач проекта представляет собой детализацию деятельности по достижению поставленных целей до отдельных, поддающихся оценке и управлению шагов (операций, работ). В Time Line такой шаг (отдельная работа) называется задачей.
Формирование гибкой и полной структуры задач проекта целиком ложится на плечи менеджера. Time Line же предоставляет менеджеру удобные средства по формированию данного списка: позволяет формировать уровни иерархии, перемещать задачи внутри иерархического уровня, вставлять новые задачи на любой уровень иерархии. Задача, имеющая входящие в нее задачи более низкого уровня, называется в Time Line составной (родительской). Соответственно задача, не подразделяющаяся на задачи более низкого уровня, называется детальной.
Time Line не накладывает ограничения на количество уровней иерархии Структуры Разбиения Работ (СРР). В электронной таблице Time Line каждая задача отображается в отдельной строке. Иерархия задач представлена сдвигом задач более низкого уровня вправо по отношению к родительской.
Time Line предоставляет возможность отображать на экране информацию только о выделенной задаче. Этот режим активизируется с помощью команды Крупный План из меню Иерархия. Для отмены этого выделения используется кнопка Общий план, расположенная справа в нижней части экрана. Использование данного средства позволяет отобразить только интересующую в данный момент часть проекта.
|
|
Связь по времени отображает в расписании логическую зависимость между работами в реальном мире. Наиболее частой причиной таких зависимостей являются технологические ограничения, хотя возможны и ограничения, диктуемые другими соображениями.
Time Line позволяет использовать в сетевой модели любые типы связей. Временная связь может быть установлена между любыми двумя задачами, в том числе принадлежащими к разным иерархическим уровням. Нельзя установить связь только между иерархически зависимыми задачами, т.е. между составной и ее дочерней задачами.
Для установки связи между задачами в графическом режиме необходимо выбрать тип курсора Связь, указать курсором на задачу предшественницу и, не отпуская мышь, перевести курсор на последующую задачу. Данная операция позволяет установить жесткую связь типа конец-начало.
После того как связи установлены, логическую структуру проекта можно просмотреть и на сетевой диаграмме. Кроме того, связи можно отобразить и на временной диаграмме Гантта. Для этого используется соответствующая пиктограмма на панели управления.
Оценка параметров работ является ключевой задачей менеджера, привлекающего для решения этой задачи членов команды, ответственных за реализацию отдельных частей проекта.
|
|
Процесс оценки должен производиться для каждой детальной задачи, а затем оценки могут быть агрегированы для составных задач и проекта в целом.
Оценки длительности каждой детальной задачи выполняются менеджером на основе предыдущего опыта и количества планируемых на задачу исполнителей.
Time Line позволяет оценивать продолжительность задач в годах, кварталах, месяцах, неделях, днях и часах. Длительность задачи в системе определяется двумя способами.
Первый способ – зафиксировать продолжительность задачи. Для работ, продолжительность которых зависит от количества доступных ресурсов, возможен вариант непосредственного расчета длительности, исходя из информации о требуемых объемах работ и количестве доступных ресурсов.
Второй способ – зафиксировать объем работ. При фиксированной продолжительности предполагается, что задача не зависит от количества назначенных задаче ресурсов, т.е. нельзя ускорить выполнение задачи, назначив, например, вдвое больше исполнителей, поскольку существуют факторы, влияющие на длительность задачи, но не зависящие от количества исполнителей. Если же для задачи зафиксирован объем работ, то предполагается, что длительность задачи будет расчетной величиной, зависящей от объема работы, которую необходимо выполнить для завершения задачи (напр., в человеко-днях), и количества назначенных исполнителей.
Для расчета календарного графика по МКП требуются следующие входные данные:
· комплекс задач;
· взаимосвязи между задачами;
· оценки продолжительности для каждой работы;
|
|
· календарь рабочего времени проекта;
· календарная начальная дата проекта.
С использованием Time Line расчет расписания по МКП производится автоматически по мере ввода данных. Получаемая в результате расчета информация представляется в табличной форме, что дает возможность быстрого просмотра основных результатов расчета. Для получения подобной таблицы необходимо включить в формат электронной таблицы следующие столбцы: Задача, Продолжительность (дн.), Начальная дата, Возможная дата начала, Конечная дата, Возможная дата конца, Временной резерв (дн.).
Анализ по МКП не требует установки жестких дат начала для работ, не лежащих на критическом пути. В отличие от критических работ, они могут быть запланированы на любое время между их ранними и поздними датами. Time Line спланирует эти задачи в соответствии с их типом (КМР или КМП).
Следующим шагом на пути создания плана проекта является оценка ресурсной реализуемости проекта (ресурсное планирование).
В общем виде алгоритм ресурсного планирования проекта включает три основных этапа:
· определение ресурсов (описание ресурса и определение максимально допустимого количества данного ресурса);
· назначение ресурсов задачам;
· анализ расписания и разрешение конфликтных противоречий между требуемым количеством ресурса и количеством, имеющимся в наличии.
Средства для описания наличных ресурсов и номенклатуры используемых материалов в Time Line предоставляет таблица Ресурсов/Затрат. Ресурсами могут являться люди – исполнители работ, технические ресурсы (оборудование) или любые необходимые для задачи материалы и комплектующие. Для описания всего многообразия ресурсов в системе используется два типа ресурса (ресурс и нераспределяемый ресурс) и три типа затрат (повременная стоимость, удельные затраты и разовые затраты).
Тип «ресурс» обычно используется для описания исполнителей работ (людей, технических средств). Ресурс подразумевает активное участие в достижении целей задачи и, следовательно, оказывает влияние на ее продолжительность и, как правило, характеризуется ограниченным количеством. При назначении ресурса задаче Time Line вычисляет общую стоимость необходимого задаче ресурса путем умножения цены ресурса на назначенное количество и время работы. При этом в качестве ресурса могут выступать как отдельный человек, так и группа людей. Ресурсы имеют свои индивидуальные календари, где учитывается рабочее время ресурса и периоды их недоступности, которые, например, могут быть связаны с отпусками и т.д. При перегрузке ресурсов такого типа к ним можно применить процедуру автоматического выравнивания. Выравнивание использования ресурса – одно из мощных средств Time Line, позволяющее сгладить пиковые нагрузки на использование того или иного ресурса по ходу выполнения проекта за счет задержки сроков задач, которым назначен данный
ресурс, до тех пор, пока потребности в ресурсе в отдельные периоды расписания не снизятся до его наличного количества.
Тип «нераспределяемый ресурс» аналогичен типу «ресурс», но действие алгоритма автоматического выравнивания загрузки на него не распространяется. Предполагается, что в случае перегрузки данного ресурса его наличное количество может быть увеличено (напр., за счет сверхурочного рабочего времени или привлечения дополнительных исполнителей) или конфликт может быть решен другим способом.
Тип «затраты» присваивается ресурсам, которые не оказывают влияние на продолжительность задач. Они отражают материальные расходы, связанные с задачей, поэтому календари и ресурс-гистограмма для них не имеют смысла.
При описании ресурсов/затрат в таблице необходимо назначить ему имя, определить тип, указать расценку за единицу и максимально доступное количество (для ресурса).
Установка календаря для каждого ресурса производится только после описания его в таблице и по процедуре аналогична установке главного календаря. Первоначально календарь каждого ресурса совпадает с главным календарем проекта. Рекомендуется не изменять их без особой необходимости, т.к. большое количество календарей замедлит работу системы.
После описания наличных ресурсов можно произвести их назначение задачам. Time Line позволяет назначать ресурсы как детальным, так и составным задачам. Однако в случае назначения ресурсов составным задачам необходимо убедиться, что потребность в данном ресурсе действительно сохраняется на протяжении всей составной задачи, причем в постоянном количестве.
Назначить ресурс или затрату задаче можно несколькими способами. Первый способ предусматривает использование команды Назначить ресурс из меню Редактирование. Сначала необходимо на диаграмме Гантта выделить курсором задачу или группу задач, для которых будет производиться назначение. Затем, после инициализации выбранной команды появляется окно диалога «Назначение ресурса» со списком наличных ресурсов. После выбора нужного ресурса нажимается клавиша ОК для его назначения указанным задачам. При этом по умолчанию используется стандартный объем назначений, который для каждой конкретной задачи может быть изменен.
Другим способом является использование графических средств. При этом на экране должны быть одновременно открыты окна «Диаграмма Гантта» и «Таблица ресурсов». Time Line позволяет открыть все окна одновременно (команда Рядом из меню Окна) и, используя средства Windows, изменить размеры и положение этих двух окон так, чтобы они располагались рядом. Затем необходимо войти в режим связывания (пиктограмма связи). Выбрать курсором нужный ресурс, не отпуская клавишу «мыши», подойти к нужной задаче и после этого отпустить ее.
В процессе планирования может потребоваться изменение объема назначений отдельных ресурсов. Для этого используется Форма назначений. Она вызывается для текущей задачи командой Формы /Назначения (меню Настройки) или пиктограммой. Пометив курсором необходимый ресурс в информационной области, нужно открыть раскрывающееся меню Назначения и выбрать команду Изменить. В появившемся окне диалога можно исправить параметры назначения (поле Объем назначения). После нажатия кнопки ОК произойдет изменение этого параметра.
В общем виде ресурсный анализ заключается в проверке обеспеченности потребностей задач в ресурсах на протяжении всего периода реализации проекта. Процедура разработки профилей загрузки ресурсов, удовлетворяющих ограничениям проекта по наличным ресурсам и срокам выполнения, часто называется также процедурой выравнивания загрузки ресурсов.
Можно выделить два основных подхода к выравниванию загрузки ресурсов.
Первый предполагает жесткие ограничения по срокам выполнения работ и, соответственно, фиксированную дату окончания проекта. В этом случае осуществляется переназначение использования ресурсов в рамках проекта без учета ограничений на ресурсы. При составлении графика работ с учетом ограничений во времени расчеты осуществляются по МКП.
Второй подход предполагает, что наличные ресурсы являются главным ограничением проекта, т.е. количество доступных ресурсов не может быть изменено. Соответственно регулирование использования ресурсов производится без учета планируемой даты окончания с тем, чтобы получить раннюю возможную при данном количестве ресурсов дату окончания.
В случае когда потребности задач на некотором промежутке времени в использовании какого-либо ресурса превышают его максимально доступное количество, в колонке Статус в таблице ресурсов появляется запись Перегружен. Для получения дополнительной информации о распределении перегруженных ресурсов используется гистограмма распределения ресурсов. Ресурс-гистограмма представляет собой распределение процента назначения ресурса на протяжении выполнения проекта. Гистограмма совмещена с временной диаграммой Гантта и, таким образом, наглядно показывает участки перегрузки и недогрузки ресурса.
Для получения ресурс-гистограммы следует, находясь в окне «Диаграммы Гантта», выполнить команду Текущий формат из меню Формат, затем, открыв блок Диаграмма, определить вывод гистограммы интересующего ресурса (поля Гистограмма и Ресурс).
При планировании расписания с учетом имеющихся ограничений на ресурсы можно воспользоваться средствами календарного планирования Time Line. Для выполнения процедуры выравнивания ресурсов достаточно включить опцию Распределение ресурсов в окне диалога «Математика» из меню Настройки. Time Line попытается сдвинуть сроки начала задач, одновременно использующих перегруженный ресурс. При этом расписание может быть перепланировано со сдвигом срока окончания всего проекта. Время, на которое система задерживает задачи при разрешении ресурс-конфликтов, отображается на временной диаграмме в виде пунктирных линий слева от образов задач. Даты начала и конца задачи, рассчитанные без учета ограничений на ресурс, отображаются в столбцах Начало/Конец по МКП. В колонке Статус на диаграмме Гантта для задач, вовлеченных в эту процедуру, появляется сообщение Конфликт-снят.
Расписание проекта должно быть проанализировано на предмет обеспеченности его финансовыми средствами: должны быть найдены источники, позволяющие обеспечить финансирование всего комплекса работ, необходимого для достижения заданных целей, должны быть спланированы и рассчитаны по времени и объему денежные потоки в соответствии с планируемыми фронтами работ.
Финансовый план проекта обычно рассчитывается на основе стоимостей ресурсов, назначенных работам. Используя данные о стоимостях отдельных видов ресурсов и их назначениях задачам, менеджер может построить профили затрат по каждому ресурсу и по проекту в целом.
Time Line рассчитывает стоимость отдельной задачи на основании назначенных ей ресурсов и затрат; кроме того, дополнительные расходы по задаче могут быть введены в поле Дополнительно формы параметров задачи. Стоимость задачи отображается в столбце Расчетная стоимость. Стоимость составной задачи рассчитывается на основании стоимостей составляющих ее детальных задач и ресурсов, назначенных непосредственно родительской задаче.
Для отображения структуры расходов в Time Line используются перекрестные таблицы, стоимостные гистограммы и графики. Стоимостные гистограммы позволяют отображать расходы по задачам, связанные с каким-либо одним ресурсом или по всем ресурсам сразу с разбивкой по этапам планирования (например, по месяцам или по кварталам). Стоимостные графики представляют графики нарастающих расходов (полных или только по отдельному ресурсу) на протяжении всего проекта.
Временной, ресурсный и стоимостной анализы взаимосвязаны и неотделимы друг от друга. Однако рано или поздно процесс планирования заканчивается разработкой приемлемого расписания. Следовательно необходимо произвести привязку проекта к конкретным датам и зафиксировать разработанный план.
Для того чтобы задать дату начала проекта, нужно установить фиксированную дату начала первой детальной задачи проекта и ввести соответствующую дату в
поле Начальная дата формы «Параметры расписания» (команда Расписание из меню Настройки). Тип задачи указывается в Форме временных параметров в поле Тип.
Система позволяет зафиксировать у задачи дату начала, дату окончания или обе даты одновременно.
Также можно ввести в расписание дополнительные задачи-вехи, отмечающие достижение промежуточных результатов, и зафиксировать даты их наступления. Такие задачи-вехи могут являться контрольными точками в ходе выполнения проекта.
Существует два основных метода контроля: простой контроль и глубокий контроль. Метод простого контроля также называют методом «0-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач. Метод глубокого контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи. Однако в большинстве же случаев применение метода «0-100» в сочетании с достаточной степенью детализации дает приемлемые результаты. Глубина и подробность анализа в каждом конкретном случае определяется, исходя из целей и критериев оценки проекта.
Если в окне диалога «Математика» установлена опция Перенос задач за пороговую дату, то Time Line будет сдвигать сроки начала не начатых вовремя задач в соответствии с текущей датой.
Рекомендуемая литература
Основная:
Полковников А.В. Планирование и управление проектом с использованием TIME LINE. - М.: Диалог МИФИ, 1998.
Бурков В.Н. Как управлять проектами. - М.: СИНТЕГГЕО, 1997.
Ильин Н.И. Управление проектами. - М., 1996.
Дополнительная:
Арчибальд Р.Д. Управление высокотехнологичными программами и проектами. - М.: АЙТИ, 2002.