Цель работы: ознакомление со структурой и основными элементами базы данных Access.

Введение

База данных – это набор взаимосвязанных данных, хранящихся в организованной форме.

Большинство баз данных имеют табличную структуру, в которой адрес данных определяется пересече­нием строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

На сегодняшний день Microsoft Access является наиболее популярной СУБД, используемой для разработки баз данных (БД). Большой набор инструментов (мастер, конструктор) позволяет полностью автоматизировать создание пользовательского интерфейса, а множество удобных средств разработки помогает сократить время создания законченных приложений. Полная интеграция с другими приложениями MS Office (Word, Excel, Outlook) — также большой плюс Access. Встроенный язык Visual Basic for Application (VBA) позволяет решать нестандартные задачи, требующие разработки специализированных алгоритмов обработки информации.

Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет статистических данных, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимосвязаны друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, можно создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя, приложения, как и приложения, созданные с помощью языков программирования высокого уровня, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

СУБД Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и т.д.), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц. Таблицы можно связывать или импортировать из других баз данных (dBase, FoxPro, Paradox) и электронных таблиц (Microsoft Excel).

Лабораторная работа 1

Введение в СУБД Access

Цель работы: ознакомление со структурой и основными элементами базы данных Access.

Access является реляционной базой данных, позволяющей пользователю вводить, редактировать, просматривать и распечатывать информацию, содержащуюся в одной или нескольких таблицах, разделенных на столбцы и строки.

Access по способу хранения данных выделяется среди других БД – в ее файлах могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса, запросы, отчеты и программный код. Благодаря этой уникальной технологии можно создавать приложения, целиком содержащиеся в одном единственном файле с расширением.mdb.

Библиотеки и надстройки Access – это файлы с расширением.mda и.mde. Файл с расширением.mde – это специальная версия файла Access, в котором весь код Visual Basic for Application (VBA) хранится только в откомпилированном виде.

В БД Access различают следующие основные элементы:

· Таблицы (Tables) – основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

· Запросы (Queries) – связывают между собой данные нескольких таблиц (до 16 таблиц) и отображают их в виде некоторой виртуальной таблицы. Кроме того, с помощью запросов можно указать, какие именно поля выбранных таблиц нужно отобрать (всего до 255 полей) и как на их основании сформировать поля виртуальной таблицы.

· Формы (Forms) предназначены для просмотра, ввода, удаления и корректировки данных, содержащихся в таблицах и запросах. В формы можно вставлять рисунки, диаграммы, музыку, а также видеоинформацию.

· Отчеты (Reports) дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты.

· Макросы (Macros) позволяют автоматизировать некоторые операции Access. В настоящее время (начиная с Access 2000) для автоматизации управления реакцией приложения на действия пользователя предпочтение отдается не макросам, а программируемым процедурам, написанным на языке VBA.

· Модули (Modules) представляют собой процедуры, написанные на языке программирования VBA для создания собственных функций, предназначенных для использования в формах, отчетах, запросах, а также могут связываться с определенными событиями (щелчок мыши на кнопке формы) и выполняются при их наступлении.

· Схемы связей (Relationships) определяют, как таблицы связаны между собой в пределах базы данных.

· Страницы (Pages) - страницы, которые позволяют отображать и редактировать данные в Web-страницах, представляемых сервером intranet.

У Access три основных рабочих режима.

· Начальный режим. В этот режим пользователь попадает после запуска Access до того, как будет открыта какая-либо база данных. В этом режиме с базами данных можно работать как с файлами: сжимать, конвертировать, зашифровывать и расшифровывать, а также восстанавливать поврежденные данные.

· Режим конструктора (Design view) – предназначен для создания и изменения структуры таблиц, разработки форм, запросов и отчетов.

· Режим выполнения и просмотра служит для работы с данными таблиц, форм и отчетов, открытых в отдельных окнах. С помощью команды Run (Запуск) запускаются выбранные макросы. Режим выполнения и просмотра называется Datasheet view для таблиц и запросов, Form view – для форм и Print Preview – для отчетов.

Для того, чтобы создать новую базу данных, необходимо запустить Access. Затем можно, например, выбрать из предлагаемого меню раздел Новая база данных, либо из меню Файл вкладку Создать. После этого на экране появится окно создания новой базы данных. В этом окне необходимо указать папку, в которой будет расположена создаваемая база данных, и ввести, если необходимо, имя файла базы данных (имя и расширение файла базы данных генерируются системой автоматически). После чего нажать кнопку Создать. В результате на экране должно появиться окно, представляющее собой новую базу данных (Рис. 1). В левой части этого окна расположены наименования основных объектов, из которых состоит база данных.

Рис. 1. Окно базы данных

Для того, чтобы исключить несанкционированный доступ к базе данных, необходимо защитить ее паролем. Чтобы ввести пароль надо открыть базу данных путем выбора команд Файл ® Открыть для отображения диалогового окна Открытие файла базы данных. Выбрать созданный ранее.mdb-файл базы данных, щелкнуть на кнопке со стрелкой справа от кнопки Открыть и выбрать из раскрывшегося списка Монопольно. Затем в главном меню Access выбрать последовательно команды Сервис ® Защита ® Задать пароль базы данных, после чего ввести пароль в первой строке появившегося окна и подтвердить его во второй строке. После этого закрыть базу данных и вновь ее открыть, введя пароль.