Цель работы: знакомство со способами построения и редактирования запросов.




 

Запросы используются для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы используют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию.

В Access существует четыре основных типа запросов:

· Запросы на выборку (Select). Эти запросы извлекают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в таблице.

· Перекрестные запросы (Crosstab). Эти запросы суммируют данные из одной или нескольких электронных таблиц в виде таблицы. Такие запросы полезны для анализа данных и создания графиков или диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

· Запросы на изменения (Action). Эти запросы создают новые таблицы базы данных из таблиц запросов или вносят в таблицы изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицы новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.

· Запросы с параметрами (Parameter). Эти запросы повторно применяют существующие запросы, внося при этом незначительные изменения в условия отбора. Запросы с параметрами фактически не являются отдельными запросами, поскольку функции запросов с параметрами можно добавить к запросам на отбор, запросам на изменения и перекрестным запросам.

Для создания простых запросов на выборку можно использовать Мастер простых запросов (Рис. 8).

 

 

Рис. 8. Окно мастера простых запросов

 

Для того, чтобы реализовать запрос с использованием этого мастера, необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть базу данных, если она еще не открыта, и выбрать вкладку Запросы.

2. Щелкнуть дважды на ярлыке Создание запроса с использованием мастера, чтобы открыть начальный диалог мастера. Появится окно Мастера простых запросов.

3. Выбрать таблицу в списке Таблицы/Запросы, затем с помощью кнопок >, <, >> и << переместить поля, включаемые в запрос, из списка Доступные поля в список Выбранные поля и щелкнуть Далее.

4. Второе окно появится, если в таблице есть цифровые поля, здесь можно указать тип запроса – детальный или итоговый.

5. В третьем окне указывают имя запроса, и после нажатия кнопки Готово на экране отображаются его результаты.

В простом запросе невозможно добавлять критерии выбора и определять порядок сортировки в запросе. Нельзя изменить порядок полей в запросе, поля всегда отображаются в порядке, в котором вы их добавили в первом окне мастера. Чтобы преодолеть эти ограничения, необходимо использовать графическое окно конструктора запросов (Рис. 9).

 

 

Рис. 9. Окно конструктора запросов

 

1. Открыть базу данных, если она еще не открыта, и выбрать вкладку Запросы.

2. Дважды щелкните на ярлыке Создать запрос в режиме конструктора, чтобы открыть окно конструктора запроса. Поверх окна запроса в режиме конструктора появится окно Добавление таблицы. Новый запрос можно создать на основе одной или нескольких созданных таблиц или запросов.

3. Далее необходимо выбрать из предлагаемых трех вариантов (таблицы, запросы, таблицы и запросы) объект, на основе которого создается новый запрос, нажать кнопку Добавить и после этого - кнопку Закрыть. В результате появится окно для выбора полей запроса.

4. Чтобы выбрать поля для бланка запроса, щелкните на кнопке Поле в правом углу 1 столбца 1 строки для раскрытия списка имен полей.

5. Щелкните на поле, которое вы хотите использовать в качестве заголовка первого поля запроса, и нажмите на клавишу Enter. Список полей в нижней области экрана закроется.

6. Переместите курсор во второй столбец, нажав клавишу ® или Tab. Выделите следующее поле в списке полей таблицы и, дважды щелкнув по нему, добавьте поле в запрос Access (это второй способ добавления поля). Третий способ – “перетащить и отпустить” позволяет добавлять сразу несколько полей. Для этого нужно выделить необходимые поля в верхней части запроса, используя мышь и клавишу Shift следующим образом: выделить начальное поле, а затем нажать клавишу Shift и, удерживая ее, щелкнуть на последнем поле выделяемого диапазона, при этом все поля между начальным и конечным будут выделены. Далее поместить указатель мыши на выделенные поля, нажать левую клавишу и, удерживая ее, перетащить к нужному столбцу строки Поля бланка запроса и отпустить кнопку. При этом Access добавит имена полей выделенного диапазона, справа от указанного столбца (т.е. где была отпущена клавиша мыши).

7. Когда запрос сформирован, щелкните на кнопке Вид или на кнопке Запуск панели инструментов, чтобы перейти в режим выполнения запроса.

Бланк запроса позволяет осуществлять отбор записей по условию и их сортировку, а также скрывать или отображать отдельные поля при выводе результатов запроса на экран. Чтобы реализовать эти функции бланка запросов необходимо выполнить следующие действия.

1. Вернуться в режим конструктора.

2. Чтобы при выполнении запроса выводить не все записи, а только те, которые отвечают определенным требованиям, необходимо ввести в строке Условия отбора в столбец с именем поля некий критерий, в соответствии с которым просматриваются все записи этого поля (>, <, Like, Between ... and … и т.д.). Если воспользоваться опцией ИЛИ строки Условия отбора, то можно расширить условия отбора данных. Access добавляет кавычки к тексту введенного критерия автоматически. Для выбора значений в заданном диапазоне используется конструкция Between ... and … Пример запроса на выборку представлен на рис. 10.

3. Если по каким либо причинам записи какого-то поля не должны выводиться на экран, то необходимо снять флажок Вывод на экран.

4. При необходимости осуществления сортировки данных какого-либо поля поместить курсор в строку Сортировка этого поля и нажать клавишу F4, чтобы отобразить опции сортировки (по убыванию, по возрастанию, отсутствует), а затем выбрать опцию и отсортировать результаты запроса.

 

Рис. 10. Запрос на выборку в режиме конструктора

 

5. Когда все дополнительные условия введены в запрос, щелкните на кнопке Вид или на кнопке Запуск панели инструментов, чтобы перейти в режим выполнения запроса.

Иногда удобно бывает задавать условие выборки на выполнение запроса, называемое параметром, по подсказке программы Access. Для добавления параметра в запрос необходимо выполнить следующие действия. Сначала необходимо войти в режим конструктора запросов. Далее ввести в первой строке Условия отбора необходимого поля текст подсказки, которая будет появляться при запуске запроса (Рис. 11). Текст подсказки должен быть заключен в квадратные скобки.

 

При запуске запроса будет появляться окно с подсказкой для ввода параметра (Рис. 12).

 

 

Рис. 12. Запрос с параметром

 

Для использования запроса в качестве запроса на изменение, необходимо открыть его в режиме конструктора, после этого войти в меню «Запрос» и выбрать необходимое действие (например «Создание таблицы»).

Для создания запроса, производящего вычисления, надо в одном из столбцов вместо имени поля ввести формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций (Рис. 13).

 

 

Рис. 13. Запрос на вычисление в режиме конструктора

 

Для ввода длинных формул удобно пользоваться окном Область ввода, которое вызывается нажатием клавиш Shift+F2. По вычисляемому полю можно проводить сортировку так же, как и по другим полям.

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых) полей, но и производить так называемые итоговые вычисления.

Примером итогового вычисления может служить сумма всех значений в какой-то группе записей или их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции.

Например, необходимо подсчитать среднее количество АЦ в пожарных частях (Рис. 14).

 

Итоговые запросы создают на основе бланка запроса по образцу (режим конструктора запросов), только теперь в нем появляется дополни­тельная строка — Группировка. Для введения этой строки в бланк надо щелкнуть на кнопке Групповые операции на панели инструментов программы Access.

Далее необходимо выполнить следующее:

1. В тех полях, по которым производится группировка, уста­новить (или оставить) функцию Группировка.

2. В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисле­ние, в строке Группировка раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций.

3. Щелчок на кнопке Вид запускает запрос и выдает результирую­щую таблицу с необходимыми итоговыми данными.

4. В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию. В случае если надо найти и сумму, и среднее, и максимальное значение, то одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.

 

 





©2015-2017 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.

Обратная связь

ТОП 5 активных страниц!