Цель работы: приобретение навыков работы с таблицами, включая освоение способов ввода, редактирования, поиска, сортировки и упорядочения данных.
В таблице, данные которой пользователь может изменять (добавлять, удалять и редактировать записи) присутствует новая запись – последняя строка таблицы на экране со значком * слева, предназначенная для ввода данных добавляемой в таблицу записи. Чтобы быстро перейти к новой записи, можно щелкнуть на этой строке мышью или воспользоваться меню Правка ® Перейти ® Новая запись, после чего можно приступать к вводу данных с клавиатуры. Для отмены ввода новой записи необходимо нажать клавишу Esc.
Чтобы выделить запись или группу записей, которые необходимо удалить или скопировать в буфер, сделайте следующее:
· Чтобы выделить одну запись, щелкните на кнопке выбора записи.
· Чтобы выделить группу записей, щелкните на кнопке выбора записи первой из них и, не отпуская левой кнопки мыши, подведите курсор к кнопке выбора последней записи группы. В качестве альтернативы можно щелкнуть на кнопке выбора первой записи группы, а потом, в комбинации с клавишей Shift, щелкнуть на кнопке выбора последней.
Вырезать в буфер обмена группу записей можно, а вот вырезать прямоугольный блок данных, не включающий записи целиком, нельзя, поскольку это нарушит целостность базы данных.
Переместить или скопировать группу записей можно или в ту же таблицу (если, конечно, при этом не будет нарушено условие уникальности ключа) или в другую таблицу. Чтобы добавить в таблицу записи из буфера обмена, выберите команду Правка ® Добавить из буфера. Чтобы заменить одну или несколько записей таблицы на скопированные в буфер обмена, выделите заменяемые записи и нажмите Ctrl+V. Заменены будут только выделенные записи. Если записей в буфере обмена меньше, чем выделено в таблице, заменено будет столько записей, сколько есть в буфере.
Чтобы удалить одну или несколько записей, выделите их и нажмите Delete. После подтверждения команды удаления восстановить удаленные записи невозможно. Для того, чтобы удалить столбец, необходимо сначала его выделить, а затем выбрать в меню Правка вкладку Удалить столбец. Для того, чтобы переместить столбец влево или вправо, необходимо сначала выделить его, а затем, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить его в нужное место.
Удаление таблиц осуществляется в окне базы данных путем выбора (выделения) нужной таблицы из списка существующих и последующего нажатия клавиши Delete.
Одним из основных требований при разработке баз данных является возможность быстрой сортировки информации, поскольку данные, как правило, должны быть представлены пользователю не в том порядке, в каком они введены в таблицу. Сортировку данных таблицы Access по одному или нескольким полям можно осуществлять в Режиме быстрой сортировки, а также задавая порядок сортировки, используя фильтры. Для того, чтобы отсортировать данные таблицы по убыванию или возрастанию:
· Выделите поле, данные которого необходимо отсортировать.
· Щелкните на одной из кнопок А ® Я – сортировка по возрастанию или А Я – сортировка по убыванию на панели инструментов.
При организации сортировки по нескольким полям необходимо выделить эти поля, при этом необходимо учитывать, что сортировка осуществляется справа налево, т. е. сначала сортируется самое левое из выделенных полей. Для отмены результатов сортировки и восстановления исходного порядка записей выберите из меню команды Записи ® Удалить фильтр.
Для поиска в таблице записей, значения полей которых соответствуют (или частично соответствуют) определенному условию, служит специальная функция Access - Найти:
1. Выберите поле, в котором будет происходить поиск, поместив на него курсор мыши (выделять необязательно).
2. Выберите из меню Правка ® Найти или нажмите клавиши CTRL+F. Откроется диалоговое окно Найти и заменить.
3. Введите в текстовое поле Образец то, что необходимо найти, и нажмите кнопку Найти далее. При поиске можно устанавливать три варианта степени совпадения заданного образца с искомым полем: с полем целиком, с любой частью поля, с началом поля.
4. При нажатии на кнопку Больше >> становятся доступными дополнительные опции функции поиска, позволяющие, во-первых, учитывать регистр найденных символов с заданным образцом и, во-вторых, что данные не просто должны быть найдены, а что их формат должен строго соответствовать образцу поиска.
5. Введенному условию поиска могут соответствовать несколько записей таблицы. Чтобы найти следующую, нужно воспользоваться кнопкой Найти далее. При этом поиск можно осуществлять вверх и вниз от текущей записи, в зависимости от установки параметров просмотра (Вверх, Вниз).
Для отбора и сортировки данных можно воспользоваться фильтрами. Можно использовать фильтр по выделенному, фильтр по форме и расширенные фильтры с заданием порядка сортировки нескольких полей и составных условий фильтрации. Рассмотрим два первых наиболее простых способа.
Чтобы отобрать из таблицы однотипные данные, необходимо выполнить следующие действия.
1. Открыть таблицу в режиме таблицы и отменить сортировку, используя команду меню Записи ® Удалить фильтр.
2. Перейти к первой записи, где встречаются данные, по которым нужно фильтровать.
3. Выделить поле с этими данными целиком.
4. Воспользоваться последовательностью команд Записи ® Фильтр ® Фильтр по выделенному (Рис. 6). При этом в строке состояния появится индикатор Filtered (отфильтровано). Можно применять фильтр по выделенному и для нескольких полей одновременно или же несколько раз последовательно, но более просто это сделать, используя фильтр по форме.
Рис. 6. Меню Записи
Фильтр по форме позволяет ввести или выбрать для установки фильтра значения сразу нескольких полей таблицы. Вносимые в таблицу условия отбора объединяются с помощью логических операторов And и Or (И и ИЛИ) (Рис. 7).
Рис. 7. Фильтр по форме
Чтобы задать условия фильтрации с помощью фильтра по форме, нужно выполнить следующие действия.
1. Откройте, если нужно, таблицу, к которой применяется фильтр.
2. Щелкните на кнопке панели инструментов Записи ® Фильтр ® Изменить фильтр, чтобы открыть окно фильтра. В окне фильтра появится такая же таблица, как и та, записи которой нужно отобрать, но пустая и с единственной записью.
3. Перейдите к полю, по которому будет осуществляться фильтрация, установив в нем курсор, и щелкните на кнопке раскрывающегося списка или нажмите кнопку F4.
4. Выберите элемент списка, по которому будет осуществляться фильтрование. Access автоматически заключит выбранное слово в кавычки.
5. Для задания второго условия фильтрации выберите вкладку Or (ИЛИ) и выберите из раскрывающегося списка второй элемент.
6. Щелкните на кнопке панели инструментов Применить фильтр.
Чтобы соединить условия с помощью оператора And (И), нужно в одной и той же вкладке окна фильтра задать значения для нескольких полей:
1. Открыть таблицу.
2. Открыть окно фильтра Записи ® Фильтр ® Изменить фильтр.
3. Чтобы удалить предыдущие условия фильтрации, выберите из меню Правка ® Очистить бланк.
4. Выберите в одном поле элемент из раскрывающегося списка и аналогично другой элемент во втором поле.
5. Когда условие будет готово, выберите Фильтр ® Применить фильтр.
6. Процесс построения расширенного фильтра похож на процесс построения запроса, но, в отличие от запроса, фильтр нельзя сохранить как отдельный объект.