ЮДИН В.П., СОЛОДИЛОВА Л.А., КОВАЛЕНКО В.Л.
Основы делопроизводства в Профсоюзе: учебно-методическое пособие. - Москва, 2014. - 94 с.
Данное пособие раскрывает отдельные вопросы теории и практики делопроизводства в организациях Профсоюза, роль документа в деятельности первичных и территориальных профсоюзных организаций. Предлагаются основные требования, предъявляемые к профсоюзному документу в процессе его составления, систематизации и хранения.
Ряд тем посвящено организационно-распорядительным документам, служебным письмам, бланкам профсоюзных документов, порядку организации контроля, вопросам архивного хранения.
В главе «Профсоюзный практикум» приведены образцы и отдельные формы наиболее часто составляемых организационно-распорядительных и иных документов профсоюзных организаций.
На наш взгляд, пособие содержит ответы на многочисленные вопросы профсоюзного актива образовательных организаций, которые встречаются в практике профсоюзной работы.
Для председателей и профсоюзного актива первичных, местных (районных, городских), региональных (межрегиональных) организаций Профсоюза.
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение………………………………………………………. | ||
| Глава 1. | Основные положения делопроизводства в организациях Профсоюза…………………………………………………… | |
| 1.1. | Основные понятия ……………………………………………. | |
| 1.2. | Нормативно-методические основы профсоюзного делопроизводства…………………………………………….. | |
| 1.3. | Основные сведения о документах……………………………. | |
| Глава 2. | Общие требования к профсоюзному документу ………… | |
| 2.1. | Требования к составлению профсоюзного документа……… | |
| 2.2. | Примерный перечень (номенклатура) дел первичной профсоюзной организации…………………………………… | |
| 2.3. | Примерный перечень (номенклатура) дел территориальной организации Профсоюза……………………………………… | |
| 2.4. | Примерный перечень (номенклатура) дел бухгалтерии организации Профсоюза…………………………………….. | |
| 2.5. | Некоторые подходы к составлению номенклатуры дел….. | |
| 2.6. | Формирование дел…………………………………………… | |
| 2.7. | Разработка должностной инструкции……………………… | |
| Глава 3. | Оформление протоколов и служебных писем ………… | |
| 3.1. | Общие требования к протоколу……………………………. | |
| 3.2. | Оформление отдельных профсоюзных документов……… | |
| 3.3. | Оформление служебных писем………………………………. | |
| Глава 4. | Организация документооборота…………………………. | |
| 4.1. | Приём поступающей документации……………………... | |
| 4.2. | Работа с заявлениями, обращениями и предложениями членов Профсоюза…………………………………………… | |
| 4.3. | Вопросы хранения документов…………………………….. | |
| 4.4. | Порядок передачи дел при смене председателя…………….. | |
| Глава 5. | Методические рекомендации к подготовке и проведению собраний (конференций), заседаний профсоюзных органов……………………………………… | |
| 5.1. | Заседание профсоюзного органа…………………………… | |
| 5.2. | Постановления, распоряжения профсоюзного органа………………………..……………………………….. | |
| 5.3. | Организация работы высших, руководящих и исполнительных выборных органов организаций Профсоюза………………. ………………………………….. | |
| 5.4. | Оценка эффективности заседания профсоюзного органа…. | |
| Глава 6. | Бланки профсоюзных документов.……………………. | |
| 6.1. | Общие требования к оформлению документов на бланке организации Профсоюза…………………………………….. | |
| 6.2. | Виды профсоюзных бланков………………………………… | |
| 6.3. | Общий бланк организации Профсоюза…………………….. | |
| 6.4. | Бланк отдельного вида профсоюзного документа………… | |
| Глава 7. | Профсоюзный практикум…………………………………... | |
| 7.1. | Примерная номенклатура дел первичной организации Профсоюза……………………………………………………. | |
| 7.2. | Примерная номенклатура дел территориальной (местной) организации Профсоюза……………………………………. | |
| Глава 8. | Примерные образцы писем, заявлений, актов, должностных инструкций, протоколов и выписок……. | |
| 8.1. | Примерные образцы оформления писем……………………. | |
| 8.2. | Примерные формы заявлений………………………………. | |
| 8.3. | Форма журнала регистрации корреспонденции…………… | |
| 8.4. | Примерные образцы актов………………………………….. | |
| 8.5. | Оформление уведомления о начале коллективных переговоров…………………………………………………… | |
| 8.6. | Протокол профсоюзного собрания………………………… | |
| 8.7. | Протокол заседания профсоюзного комитета (профкома) | |
| 8.8. | Протокол заседания комитета (президиума) местной организации Профсоюза…………………………………….. | |
| 8.9. | Выписка из протокола……………………………………….. | |
| 8.10. | Примерная должностная инструкция главного специалиста организационного отдела аппарата территориальной организации Профсоюза…………………………………….. | |
| Глава 9. | Формы профсоюзных бланков…………………………… | |
| 9.1. | Примерные формы бланков постановлений профсоюзных органов………………………………………………………… | |
| 9.2. | Примерные формы бланков распоряжений……………….. | |
| 9.3. | Примерные формы бланков контрольно-ревизионных комиссий……………………………………………………….. | |
| 9.4. | Образцы форм угловых бланков профсоюзных документов | |
| 9.5. | Примерные формы горизонтальных бланков профсоюзных документов……………………………………………………. | |
| Приложение №1 Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза……………………………….. | ||
| Приложение №2 Учетная карточка члена Профсоюза… | ||
| Приложение №3 Форма профсоюзного билета………….. | ||
| Приложение №4 Образцы оттисков печатей…………….. | ||
| Приложение №5 Символика Профсоюза………………… | ||
| Приложение №6 Договор Красноярской краевой организации Профсоюза с Государственным архивом Красноярского края………………………………………….. | ||
| Литература…………………………………………………… |
ВВЕДЕНИЕ
|
|
|
|
|
|
Организация делопроизводства, правильное составление служебных документов, подготовка материалов к пленумам (заседаниям комитетов, советов), заседаниям президиумов профсоюзных организаций, оформление протоколов, постановлений являются не только необходимой, но и неотъемлемой частью повышения эффективности работы профсоюзной организации.
Основным носителем информации, используемой в работе Профсоюза, являются документы. Документом профсоюзной организации может быть любая информация, касающаяся уставной деятельности, зафиксированная на материальном носителе.
Профсоюзные организации в своей деятельности регулярно создают, получают и используют различные виды документов: рукописные, машинописные, электронные, кино-, фото-, и иные виды документов.
Поскольку управленческая деятельность всегда осуществляется с применением различного рода документации, то принято наряду с термином «делопроизводство» использовать также понятие «документационное обеспечение деятельности профсоюзной организации».
Делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных и одновременно тесно связанных друг с другом видов деятельности.
Деятельность по разработке и оформлению официальных документов профсоюзных органов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством.
Часть делопроизводства, связанная с созданием документа, называется документированием.
Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборота.
Деятельность по организации хранения документов называется архивным делом.
Деятельность организации Профсоюза обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Вид этой документации определяется полномочиями, порядком рассмотрения вопросов, объемом и характером взаимодействия профсоюзной организации с вышестоящими профсоюзными органами, с органами законодательной и исполнительной власти, с социальными партнерами.
Общие требования к документированию деятельности руководящих и исполнительных профсоюзных органов устанавливаются Центральным Советом Профсоюза, выборными органами территориальных и первичных профсоюзных организаций.
Конкретный перечень оформляемой документации в Профсоюзе определяется самостоятельно выборными профсоюзными органами.
Документы профсоюзной организации несут не только разнообразные организационно-распорядительные функции и являются информационными источниками, но и (при необходимости) становятся важным средством юридического доказательства. Во многих случаях документы служат единственным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых судами, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Несмотря на то, что профсоюзные организации демократично, без излишней заорганизованности подходят в процессе подготовки собраний, конференций, заседаний коллегиальных профсоюзных органов к оформлению профсоюзных документов, ответственность за качество принимаемых постановлений, составление и хранение протоколов и иных документов лежит на председателях профсоюзных организаций.
Как показывает практика, от грамотно составленного профсоюзного документа, правильной организации документооборота в значительной степени зависит оперативность и эффективность всей организационной работы профсоюзных органов.
Необходимо помнить, что неправильно оформленный документ теряет важнейшее и необходимое качество – юридическую силу. А это чревато не только отказом компетентного органа признать этот документ, но и большими издержками в работе профсоюзных организаций.
ГЛАВА I.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОФСОЮЗА
Как известно, в целом внутрисоюзная работа существует и развивается не только в общепринятой (универсальной) форме, в виде обобщённых нормативных актов (уставов, положений, регламентов, инструкций), но и в виде, например, конкретного постановления профсоюзного органа или протокола профсоюзного собрания (конференции), через которые отражается состояние и уровень организационной работы.
Особенностью профсоюзной работы является и то, что значительная часть времени специалистов и профсоюзного актива затрачивается на непосредственную подготовку различного рода документов. Это подготовка проектов постановлений профсоюзных органов, составление справок, разработка проектов коллективных договоров и соглашений, локальных нормативных документов, анализ материалов и подготовка информаций, ответы на письма и жалобы членов Профсоюза, обобщение статистических данных и т. д.
Делопроизводство в профсоюзной организации включает в себя:
1) создание документа (письмо, постановление, протокол, справка и т.д.);
2) организацию работы с документом (регистрация, тиражирование, отправка, исполнение, учёт и хранение).
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих физическое или юридическое лицо, создавшее письменный документ.
Бланк профсоюзного документа -форма утвержденного в установленном порядке бланка с отражением официальной символики Профсоюза и реквизитов профсоюзной организации.
Визирование документа – элемент реквизита документа, выражающий согласие или несогласие лица или органа, не являющегося автором документа, с содержанием документа.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в организациях Профсоюза.
Делопроизводство в профсоюзной организации - деятельность аппарата профсоюзной организации или профсоюзного актива, охватывающая всю систему работы с документами. Это изготовление бланков, подготовка документа, документирование, формирование дел, организация документооборота, комплектование, учет, организация текущего и архивного хранения и иная работа с документами, образовавшимися в результате деятельности профсоюзной организации и выборных профсоюзных органов.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации Профсоюза.
Вид профсоюзного документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения профсоюзной деятельности.
В работе с документами используются различные термины, характеризующие документ: официальный документ, подлинник, копия, заверенная копия, личный документ.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Официальный профсоюзный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом организации Профсоюза и оформленный в установленном порядке.
Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Должностная инструкция – правовой акт, регулирующий и регламентирующий права, обязанности, ответственность и объём работы должностного лица.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заявление – внутренний служебный документ, который предназначен для доведения до сведения вышестоящего должностного лица официального мнения (просьбы) подчиненного должностного лица.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в организации Профсоюза, с указанием сроков их хранения.
Обращение члена Профсоюза - направленные в письменном виде или в электронно-цифровой форме в организацию Профсоюза предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение работника, являющегося членом Профсоюза, в профсоюзную организацию.
Организационно-распорядительные документы - документы, используемые в сфере руководства профсоюзной организацией.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Постановление – распорядительный (управленческий) документ, принимаемый профсоюзным собранием (конференцией) или выборным коллегиальным профсоюзным органом.
Подготовка (создание) профсоюзного документа - сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта профсоюзного документа, его оформление, представление на утверждение.
Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия на собрании или заседании профсоюзного органа решений (запись всего процесса, происходящего на заседании, собрании).
Профсоюзный документ - официальный документ, созданный Профсоюзом, организацией Профсоюза, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации Профсоюза.
Распоряжение – распорядительный (управленческий) документ, издаваемый председателем организации Профсоюза как единоличным выборным профсоюзным органом.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной руководителем профсоюзной организации и содержащий принятое им решение.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
Система работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности профсоюзной организации.
Служба делопроизводства – это специалист или группа профсоюзного актива, занимающиеся вопросами делопроизводства.
В сферу деятельности службы делопроизводства входят:
· учет, регистрация и передача по назначению входящей и исходящей корреспонденции;
· организация работы по составлению номенклатуры и формированию дел, проведение экспертизы ценности документов;
· оформление протоколов профсоюзных собраний (конференций);
· ведение и оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета (президиума);
· рассылка документов (писем, постановлений и др.);
· контроль за исполнением документов;
· организация печатания и тиражирования документов;
· проверка организации работы с документами, оказание методической помощи в работе с документами выборным органам профсоюзных организаций структурных подразделений или профгрупп (профбюро), профгрупоргам);
· организация передачи дел, срок хранения которых истек, на дальнейшее хранение в архивные учреждения или на уничтожение;
· регулярное информирование председателя организации Профсоюза о состоянии документооборота и ходе исполнения документов.
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Экспертиза ценности документов экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и других архивов.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронный документооборот - документооборот с применением информационных систем.