Служебное письмо – это не только носитель определенной информации, но и правовой документ, от правильного оформления которого зависит его оперативное исполнение и последующее использование.
Текст письма должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Служебное письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, соответствующим должностным лицам профсоюзной организации.
Слово «копия» перед указанием второго, третьего адреса не указывается, каждый экземпляр подписывается отдельно. Письмо целесообразно посвящать одному вопросу. При необходимости обратиться одновременно по нескольким различным вопросам рекомендуется составлять несколько писем.
Наименование адресата указывают в правой верхней части документа. В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком текста.
Существует много различных видов служебных писем, но в практике работы выборных органов организаций Профсоюза наиболее распространенными видами служебных писем являются: циркулярные, информационные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы.
Циркулярные письма. Эти письма обычно высылает выборный орган вышестоящей организации Профсоюза, который сообщает нижестоящим организациям определенные сведения или установки, носящие (управленческий) распорядительный характер в соответствующей профсоюзной организации или Профсоюзе.
Информационные письма – разновидность писем-извещений, информирующих профсоюзную организацию или председателя организации Профсоюза о том или ином факте.
Сопроводительные письма составляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей (например, профсоюзных наград). Они могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также одним из средств контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу. В них предельно кратко и уважительно подчеркивается заинтересованность организации в скорейшем выполнении просьбы и заранее выражается благодарность за усилия по ее исполнению. Такие письма, как правило, начинаются словами: «Прошу Вас», «Просим Вас...».
Письма-извещения - это письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Они обычно начинаются словами: «Сообщаем», «Доводим до сведения», «Ставим Вас в известность» и др.
Письма-приглашения. Они могут быть адресованы индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно изготовить типографским способом трафареты, в которых от руки или на пишущей машинке заполняются фамилия, имя, отчество приглашенного. Эти письма начинаются словами: «Профсоюзный комитет (совет) приглашает», «Просим принять участие», «Приглашаем» и т. д.
В современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ. Все деловые письма в Профсоюзе можно разделить по функциональному признаку на две группы:
а) письма, требующие письма-ответа;
б) письма, не требующие письма-ответа (письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения). Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Для составления служебных писем, ответов на письма используются бланки профсоюзной организации форматов А 4.
Если письмо адресовано частному лицу – указывается домашний адрес получателя.
Письмо должно иметь: адресата, дату, индекс документа, ссылку на индекс и дату документа-запроса (если письмо является ответом), заголовок к тексту, возможна отметка о наличии приложения, а далее - подпись, фамилия и телефон исполнителя.
Как правило:
· заголовок к тексту письма начинается с предлогов «О», «Об» и выполняется без кавычек, точка в конце заголовка не ставится;
· в написании даты письма не следует использовать кавычки;
· в обращении к адресату следует обращаться от лица во множественном числе, например «Сообщаем », «Напоминаем..».
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
При использовании расшифровки подписи не следует ставить скобки.
Подготовка документа к отправке заключается в подписании и регистрации.
Копия остается в деле профсоюзной организации. При направлении письма одновременно нескольким адресатам сначала указывается адрес основного получателя, а затем, без указания слова «копия», перечисляются другие адресаты.
Адресование документа. Документы адресуют в организации Профсоюза или должностному лицу (как правило, председателю профсоюзной организации).
При адресовании документа в профсоюзную организацию без указания её руководителя наименования пишут в именительном падеже.
Например, Пермская краевая организация Профсоюза.
При направлении документа на имя председателя организации Профсоюза её наименование входит в состав должности адресата.
Например, Председателю Красноярской краевой организации Профсоюза Л.В. Косарынцевой.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Председателям территориальных (местных) организаций Профсоюза.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например: Редакция газеты «Мой Профсоюз», ул. 1905 года, д.7, стр.1 г. Москва,123995.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие выборные профсоюзные органы и постоянным корреспондентам (первичным и местным организациям Профсоюза). В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.