Тема 1. Подготовка документов в текстовом редакторе WORD
Общие положения
Технологию подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD можно использовать для создания рекламной информации заинтересованным лицам и потенциальным покупателям с использованием обычной почтовой рассылки (direct mail – директ-мэйл) и при рассылке по электронной почте (e - mail).
В последнее время рассылки с помощью электронной почты (e-mail) становятся обычным делом. При огромном количестве потенциальных клиентов преимущества электронной почты неоспоримы. Но электронное письмо зачастую не характеризуется должной весомостью в глазах получателя. Этим рассылка по электронной почте проигрывает обычной почтовой.
Преимущества директ-мэйл:
– при подготовке данной рассылки можно очень точно выделить круг наиболее вероятных потребителей;
– директ-мэйл позволяет доставить потребителю больше информации, т.к. в рекламном предложении можно указать полный перечень товаров и услуг, их преимущества и цены;
– это возможность заявить о себе без конкурентов;
– получив именной конверт с описанием услуг, клиент воспринимает это как личное обращение, и, в конечном итоге, из большего числа предложений он выберет именно его.
Как правило, рассылки содержат однотипный постоянный текст документа, обратный адрес отправителя и др. Но персонификация работы с клиентами-получателями предполагает набор переменных, которые вводятся в текст постоянного письма. Такими переменными могут быть, например, отдельные виды продукции или услуг фирмы-поставщика (производителя). Обязательной переменной частью документа-рассылки является адрес получателя.
Язык письма должен быть корректным, уважительным, но без заискивания. Если направляются письма-напоминания, то текст каждого напоминания должен быть различным.
Выбор каналов распространения рекламы требует создания информационной базы, постоянно обновляемой в связи с изменениями на рынке товаров. При почтовых отправлениях потребителям товара промышленного назначения можно пользоваться справочниками (отраслевыми, фирменными, торговыми), в которых содержатся сведения о конкретных адресатах и их нуждах.
Технология подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD включает:
1. Создание основного документа (неизменной части письма)
2. Формирование источника данных (поле подстановки и их значений)
3. Вставка полей подстановки в основной текст документа (для последующей замены их персонифицированными данными)
4. Слияние (объединение) основного документа и источника данных (для создания тиража писем).
ЗАДАНИЕ 1
Создать основной документ – приглашение к сотрудничеству (поиск партнеров)
Методические указания по созданию основного документа – приглашение к сотрудничеству
Запустите программу MS Word.
Установите параметры полей страницы основного документа, используя пункты меню «Разметка страницы / Параметры страницы / Поля / Настраиваемые поля »:
Верхнее – 3,5; Нижнее – 3,5; Левое – 2,5; Правое – 2.
Примените введенные параметры «Ко всему документу».
Создайте верхний колонтитул, используя пункты меню «Вставка / Колонтитулы ».
Введите в верхний колонтитул название темы рассылки. В данном случае это три абзаца, выровненных по центру (Рис. 1).
ФИРМА «ЗОДИАК» ПРИГЛАШАЕТ
ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ОПТОВИКОВ, ДИЛЕРОВ
ДЛЯ СОТРУДНИЧЕСТВА
Рис. 1 Верхний колонтитул
Выделите все три абзаца, нажмите правую кнопку мыши, в появившемся ниспадающем контекстном меню «Шрифт », установите размер шрифта – Точно 12 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.
Создайте нижний колонтитул (Рис.2):
Введите в нижний колонтитул юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты фирмы, занимающейся поисками партнеров:
Для ввода символа «·» используйте пункты меню «Вставка / Символ » и выберите в открывшемся окне «Шрифт – Обычный текст».
123456 · МОСКВА · УЛ. ЦЕНТРАЛЬНАЯ, 123
ТЕЛЕФОН (123) 456-7890 · ФАКС (123) 456-7890
zodiak@list.ru
Рис. 2 Нижний колонтитул
Выделите все три абзаца и установите размер шрифта – Точно 14 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.
Закройте колонтитулы. Нажмите на панели инструментов кнопку ¶, для отображения непечатаемых символов.
Введите текст основного документа (размер шрифта – 14, Интервал – Обычный, междустрочный интервал – Точно 18 пт) по представленному ниже образцу (Рис.3), оставляя пустые места (пробелы или абзацы) для подстановки полей, а затем данных источника.
Все абзацы должны быть отформатированы в соответствии с приведенными ниже параметрами:
– пять первых абзацев (пустые строки) – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт
– строка приветствия (со знаком восклицания) – Выравнивание - По центру, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Нет, Интервалы перед и после - 12 пт
– первый абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт
– второй абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед - 0 пт, после -54 пт
– абзацы прощания – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 10 см, Интервалы перед и после - 0 пт
¶
¶
¶
¶
¶
!¶
Наша фирма производит и реализует широкую гамму товаров народного потребления и продукции технического назначения, в т.ч.:
Расширяя зону своего присутствия, мы предоставляем эксклюзивные цены и эксклюзивные права на торговлю.
С уважением,
Юрий Андреев,
исполнительный директор
фирмы «Зодиак»
Рис. 3 Образец текста основного документа
НАЧИНАЕМ СЛИЯНИЕ
Для этого в меню «Рассылки » выберите команду «Начать слияние ». В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку «Обычный документ WORD ».
Сохраните текст основного письма в своей папке, используя пункты меню «Файл / Сохранить как », например S:\ЭКз31\Иванов\основное письмо.docх.
ЗАДАНИЕ 2.