Методические указания
На панели инструментов, при нажатие на кнопку Добавить поле слияния, появляются имена полей. Их нужно использовать для подстановки в текст основного документа.
Технология подстановки заключается в том, что курсор устанавливается в том месте основного документа, где нужно добавить дополнительную информацию из источника данных, нажимается кнопка Добавить поле слияния, выбирается нужное имя поля и в тексте появляется имя поля в кавычках. Необходимо вставить все знаки препинания.
Установите курсор в первой пустой строке документа. нажмите кнопку Выделить поле слияния.
Выберите из появившегося списка Индекс, затем Город. Поставьте между ними пробел.
Осуществите подстановку всех полей в соответствии с приведенным ниже примером (Рис.4).
«Индекс» «Город»
«Область»
«Улица»
«Организация»
«Фамилия» «Инициалы»
«Имя»!
Наша фирма производит и реализует широкую гамму товаров народного потребления и продукции технического назначения, в т.ч.: «ГруппаТоваров», «товар1», «товар2», «товар3».
Расширяя зону своего присутствия, мы предоставляем эксклюзивные цены и эксклюзивные права на торговлю.
Рис. 4 Фрагмент образца письма с полями подстановки
ЗАДАНИЕ 4
Сформировать корректное приветствие
Методические указания
Приветствие в нашем примере должно содержать имя и отчество адресата. Эти данные содержатся в источнике и в результате подстановки поля данных уже добавлены в текст основного документа. Перед именем отчеством в зависимости от пола добавим вежливое Уважаемый или Уважаемая.
Установите курсор в строке приветствия перед полем «Имя»!
Нажмите кнопку Правила и выберите поле «IF…THEN…ELSE » (Если…то…иначе).
В появившемся диалоговом окне Вставка поля IF выполните следующие действия:
– из списка «поле: » выберите – Пол
– из списка «оператор: » выберите – Равно
– в поле «значение » введите значение мужской. Слово не должно содержать ошибок и первая буква должна быть такой же, как в источнике данных (строчной или прописной).
– в поле «Вставить следующий текст » введите Уважаемый
– в поле «Иначе вставить текст » введите Уважаемая
Нажмите кнопку ОК.
ЗАДАНИЕ 5
Создание тиража писем
Методические указания
Тираж писем осуществляется слиянием основного документа с источником данных.
Перед слиянием можно просмотреть результат объединенных данных в основном документе.
Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Просмотр данных в группе команд Просмотр результатов.
В полях слияния будут размещены данные первой записи.
Чтобы просмотреть данные других записей, нажимайте соответствующие кнопки со стрелками или введите номер записи в поле З апись.
Создайте тираж писем, нажав кнопку Найти и объединить и затем Изменить отдельные документы.
Результатом этой работы будет новый документ, содержащий три письма на разных страницах.
Сохраните полученный документ, содержащий тиражные письма в своей папке с именем письма.doc.