Понятие электронного документооборота. Электронный документ. Отличие электронного документооборота от электронного документа и электронного обмена данными.





Электронный документ- документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот – это система ведения документации, при которой весь массив передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационных компьютерных технологий, на компьютерах, объединённых в единую сеть. Предполагает одновременную работу (правки, изменения, дополнения) несколькими субъектами с одним документом.

Электронный обмен данными– в отличие от электронного документооборота не предполагает одновременную работу (правки, изменения, дополнения) несколькими субъектами с одни документом, а представляет собой простой интернет-обмен электронными документами (например, через электронную почту или посредством выделенной внутренней локальной сети).

Виды электронного документооборота

• производственный документооборот;

• управленческий документооборот;

• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• бухгалтерский документооборот;

• складской документооборот;

• секретное и конфиденциальное делопроизводство;

• технический и технологический документооборот.

 

 

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа

ИЗ УМК

Электронный документооборот - это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в единую сеть, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Это позволяет:

- сократить время на регистрацию, учет и хранение документов (электронное делопроизводство);

- обеспечить оперативный доступ к документам и отчетной информации;

- сократить время на процедуру согласования и принятие управленческих решений;

- сократить затраты рабочего времени сотрудников;

- минимизировать затраты на делопроизводство (экономится не только время, но и другие ресурсы, например бумага);

- теоретическая возможность вечного хранения;

- легко изменяемое содержание (редактирование).

Разработана система автоматизации документооборота и делопроизводства (САД) для судов общей юрисдикции и арбитражных судов РФ.

Однако электронный документооборот имеет и недостатки. Основной недостаток, который приписывают электронному способу обмена данными:

1. возможность утраты информации или ее утечки. Под утечкой информации подразумевается: а) программно-технический сбой, который возможен при хранении и передачи информации в электронном виде; б) возможность утраты информации в результате противоправных действий третьих лиц (хакеров);

2. Второй серьезный недостаток использования электронного документооборота - необходимость специальных познаний и навыков для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением. Правда, навыки пользователя ПК сейчас уже не редкость, но они все же менее распространены, чем, допустим, умение читать и писать. Кроме того, иногда нужны навыки более высокого уровня сложности, например при работе с мощными системами защиты информации.

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ (удостоверение, справка, выписка и т.д.) это бумага, оформленная по определенным правилам, заверенная подписью и печатью уполномоченной организации. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, если в них используется электронная цифровая подпись (далее – ЭП) – электронный аналог собственноручной подписи.

Согласно российскому законодательству, при соблюдении определенных условий ЭП признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП) «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи».

 


 

 





Читайте также:
Развитие понятия о числе: В программе математики школьного курса теория чисел вводится на примерах...
Тема 5. Подряд. Возмездное оказание услуг: К адвокату на консультацию явилась Минеева и пояснила, что...
Тест мотивационная готовность к школьному обучению Л.А. Венгера: Выявление уровня сформированности внутренней...
Средневековье: основные этапы и закономерности развития: Эпоху Античности в Европе сменяет Средневековье. С чем связано...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.018 с.