Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный документооборот – это система ведения документации, при которой весь массив передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационных компьютерных технологий, на компьютерах, объединённых в единую сеть. Предполагает одновременную работу (правки, изменения, дополнения) несколькими субъектами с одним документом.
Электронный обмен данными – в отличие от электронного документооборота не предполагает одновременную работу (правки, изменения, дополнения) несколькими субъектами с одни документом, а представляет собой простой интернет-обмен электронными документами (например, через электронную почту или посредством выделенной внутренней локальной сети).
Виды электронного документооборота
• производственный документооборот;
• управленческий документооборот;
• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
• бухгалтерский документооборот;
• складской документооборот;
• секретное и конфиденциальное делопроизводство;
• технический и технологический документооборот.
С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа
ИЗ УМК
Электронный документооборот - это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в единую сеть, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.
Это позволяет:
- сократить время на регистрацию, учет и хранение документов (электронное делопроизводство);
- обеспечить оперативный доступ к документам и отчетной информации;
- сократить время на процедуру согласования и принятие управленческих решений;
- сократить затраты рабочего времени сотрудников;
- минимизировать затраты на делопроизводство (экономится не только время, но и другие ресурсы, например бумага);
- теоретическая возможность вечного хранения;
- легко изменяемое содержание (редактирование).
Разработана система автоматизации документооборота и делопроизводства (САД) для судов общей юрисдикции и арбитражных судов РФ.
Однако электронный документооборот имеет и недостатки. Основной недостаток, который приписывают электронному способу обмена данными:
1. возможность утраты информации или ее утечки. Под утечкой информации подразумевается: а) программно-технический сбой, который возможен при хранении и передачи информации в электронном виде; б) возможность утраты информации в результате противоправных действий третьих лиц (хакеров);
2. Второй серьезный недостаток использования электронного документооборота - необходимость специальных познаний и навыков для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением. Правда, навыки пользователя ПК сейчас уже не редкость, но они все же менее распространены, чем, допустим, умение читать и писать. Кроме того, иногда нужны навыки более высокого уровня сложности, например при работе с мощными системами защиты информации.
Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ (удостоверение, справка, выписка и т.д.) это бумага, оформленная по определенным правилам, заверенная подписью и печатью уполномоченной организации. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, если в них используется электронная цифровая подпись (далее – ЭП) – электронный аналог собственноручной подписи.
Согласно российскому законодательству, при соблюдении определенных условий ЭП признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП) «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи».