Теоретические основы системы управления организацией
Управление организацией как системный процесс
Управление понимается, как некоторый процесс целенаправленного воздействия субъекта на объект управления с целью достигнуть определенных результатов, о чем говорят Е.В. Либкинд, Н.Е. Рябикова, В.А. Чепурин [8].
Необходимо отметить, что управление и его развитие обусловлено в первую очередь определением миссии, стратегии, ценностей предприятия на основе анализа прошлого опыта и видения будущего, а это является главным требованием для создания эффективной системы управления предприятием по мнению Ю. Лехто, А. Матвеенко[5].
Эффективность функционирования любого экономического объекта, вследствие возрастающей сложности, комплексности и усиления взаимосвязей все в большей мере зависит от качества системы управления. Повышение качества системы управления предприятия может быть достигнуто при проведении исследования всех сторон деятельности, включая в себя исследование, как управляемой системы, так и управляющих подсистем, а именно исследование и рассмотрение сильных, слабых сторон предприятия, процесса производства и сбыта, финансового состояния, персонала, маркетинга[7].
Необходимо дать определение системы управления предприятием, чтобы понять основу для проектирования и исследования системы управления. Систему управления Стенли Янг [26] определяют как подсистему предприятия. Составными частями являются группы взаимодействующих людей, при этом функции системы управления являются восприятием входов предприятия (определенных проблем) и выходов (выполнение комплекса действий, процессов, итогом которых будут определенные решения), при этом должны увеличиваться доходы вследствие оптимизации взаимосвязи всех входов и выходов от деятельности всего предприятия.
В работе Глущенко В.В., Глущенко И.И., понимают систему управления как такую систему, которая предназначена для воздействия на объект управления, при этом переводит этот объект в желаемое состояние, придавая его параметрам и процессам определенные количественные или качественные значения, при этом являясь конкретным аппаратурным, нормативным, функциональным вариантом реализации технологий для решения конкретной проблемы управления [4].
Как отмечают, И. Acтaшкинa, B. Mишин, система управления предприятием представляет собой самостоятельную систему, но может входить в систему более высокого порядка, при этом состав элементов каждой из подсистем системы управления предприятием является разнообразным и зависящим от конкретного содержания системы организации [1].
1.2 Система управления: структура, содержание, элементы
Как и любая другая система, система управления предприятием состоит из элементов, которые объединены воедино целью функционирования, при этом особенно важно выделять субъект и объект управления, основные элементы системы управления. Каждый элемент подлежит исследованию, чтобы обеспечить целостность исследования системы управления.
Исследование такого элемента системы управления, как функции имеет большое практическое значение, так как они определяют структуру органов управления предприятия, при этом существует общие функции управления, которые являются обязательными для успешной работы любой организации (планирование, организация, мотивация и контроль), а также конкретные функции управления (специфические), определяемые объектом управления.
К функциям управления современным предприятием относят: планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организацию, производство, инновации, информацию и социальное развитие [11].
Также необходимо исследовать такой элемент системы управления предприятием, как организационная структура управления. Организационная структура управления представляет собой одну из основных категорий теории управления и является целостной системой, специально разработанной таким образом, что бы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.
Исследование персонала управления должно рассматриваться с точки зрения эффективности использования и управления рабочим временем с помощью планирования и для взаимодействия с другими элементами системы управления, так как именно системный принцип может обеспечить большее достижение целей всей системы управления предприятием.
Большую роль при принятии управленческих решений играют технические средства, при этом для получения более высокой эффективности необходимо комплексное применение технических средств: связи, проведения совещаний, демонстрационной техники, средств оснащения рабочего места руководителя, средств контроля [18].
Потребность в информации разных субъектов и звеньев системы управления предприятием неодинакова и определяема задачами, которые решаются в процессе управления субъектом управления: руководителем или работником управленческого аппарата. При исследовании управленческой информации, необходимо учитывать, что в ходе исследования: «большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки; исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей; исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время».
Методы управления являются одним из основополагающих элементов системы управления, так как именно с их помощью можно проводить как исследование системы управления предприятием, так и именно методы обеспечивают достижение целей и задач для предприятия. Методы управления - способы воздействия управляющего субъекта на управляемый объект, руководителя на возглавляемый им коллектив.
Еще одним элементом системы управления предприятия, подлежащим исследованию является технология управления. Технология управления определяется как совокупность взаимосвязанных управленческих процессов, направленных на обоснование, выработку, принятие и выполнение решений управленческих процессов. Технология управления состоит из «информационных, вычислительных, организационных и логических операций, выполняемых руководителями и специалистами различного профиля по определенному алгоритму вручную или с использованием технических средств», именно эти составные части и подлежат исследованию.
Финансовый анализ и исследование всей финансовой деятельности предприятия, так и конкретно системы управления предприятия может помочь в эффективной и объективной оценке платежеспособности, эффективности и доходности от деятельности предприятия, а также выявить перспективы развития и в результате принять обоснованные решения.
И, конечно же, исследованию подлежат управленческие решения, принимаемые в сфере системы управления. Большую часть решений принимают руководители, но также часто специалисты гораздо лучше разбираются в отрасли, чем руководитель, поэтому исследование управленческих решений должно обеспечить четкую разграниченность областей принимаемых решений и тем самым повысив в конечном итоге их эффективность, иначе ошибки руководства могут привести к неэффективности системы управления предприятия и невозможности ее развития.
1.2.1
Технология управления как элемент системы управления
Чтобы эффективно управлять, необходимо знать механизм функционирования изучаемого процесса, всю систему факторов, вызывающих его изменение, а также средства воздействия на эти факторы. Следовательно, можно говорить об определенном механизме функционирования системы управления персоналом и об использовании различных инструментов воздействия на работника, т.е. об определенной технологии работы с кадрами [21].
В самом общем виде технология представляет собой приемы, навыки или услуги, применяемые для того, чтобы произвести определенные изменения в каком-либо материале. Социолог Чарльз Перроу списывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги. Льюис Дейвис дает более широкое понятие технологии: «Технология - это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответственно технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материале, информации или людях» [16].
Управленческие воздействия на объект управления - персонал предприятия - могут быть направлены непосредственно на работника или на их совокупность как производственную ячейку, а также на факторы внутренней и внешней среды, в которой протекает процесс труда. В последнем случае можно говорить о косвенном воздействии на объект управления.
Целью технологии управления является оптимизация управленческого процесса, рационализация его путем исключения таких видов деятельности и операций, которые не являются необходимыми для достижения результата.
Основная функция технологии управления состоит в обеспечении научной и функциональной взаимосвязи процессов управления с конкретными управленческими технологиями, способствующими реализации функций управления.
Разработка технологии управления предполагает определение количества, последовательности и характера операций, составляющих процесс управления, разработку или подбор для каждой операции соответствующих способов, приемов и технических средств, выявление оптимальных условий протекания процесса перевода объекта системы из исходного состояния в желаемое.
Различают несколько видов технологий управления по Д. Вудфорду и Д. Томпсону. Краткая характеристика каждого вида представлена на рис. 2:
Классификация видов технологии управления по Вудфорду и Томпсону
Представленные категории в обеих классификациях достаточно схожи. Многозвенные технологии в классификации Томпсона эквивалентны технологиям массового и некоторым формам крупносерийного производства в классификации Вудфорда. Интенсивные технологии в классификации Томпсона эквивалентны индивидуальным технологиям в классификации Вудфорда.
Посреднические технологии занимают промежуточное положение между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства.
Посреднические технологии в классификации Томпсона позволяют организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временные отношения как звено цепи в непрерывной последовательности таких отношений. Поэтому посреднические технологии в классификации Томпсона рассматриваются как эквивалентные непрерывному производству в классификации Вудфорд [24].
Существует группа показателей, по которым строится эффективная технология управления организацией. Она включает в себя следующие элементы:
· состав и последовательность выполнения процессов управления;
· структура и длительность управленческого цикла, его полнота и замкнутость, количество и структура процессов, процедур и операций;
· удельный вес процедур и операций творческого и рутинного характера, процедур и операций, выполняемых последовательно, параллельно-последовательно, повторяемость процессов, операций и процедур;
· уровень применения типовых технологических процессов, процедур и операций управления;
· уровень регламентации процессов управления;
· ритмичность выполнения процессов управления, длительность осуществления процессов, процедур и операций управления;
· степень сложности процессов, процедур и операций; соотношение повторяющихся, легко формализуемых и оригинальных, не формализуемых процедур и операций управления;
· уровень применения прогрессивных технологических процессов обработки информации и выработки решений, уровень качества выполнения управленческих процессов, процедур и операций;
· уровень нормирования процессов управления, затраты на выполнение процессов, процедур и операций.
Все выше перечисленные показатели технологии управления позволяют упростить решение таких основных задач, как планирование деятельности, управление затратами, финансами, персоналом, проектами. В системе управления организацией процедуры процесса тесно связаны с управленческими функциями. Их выполняет технический персонал, вследствие чего, современные менеджеры и экономисты, должны иметь не только профессиональные качества, но и, должны знать современную методику обработки данных. Новейшие технологии дают организации бесспорное преимущество перед конкурентами, поскольку позволяют эффективно организовывать управление рабочими процессами и процедурами, а также дают возможность принять необходимые управленческие решения.