Система управления на ООО «Сатурн» - административная, предполагающая полный и всеобъемлющий контроль со стороны высшего и среднего управления за деятельностью основных подразделений предприятия.
Тип организационной структуры управления - линейно-функциональный. В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя (генерального директора). Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей (отделы, бюро, управление). Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации (руководителям служб).
Преимущества линейно-функциональной структуры управления: более глубокая, чем в линейной структуре, проработка стратегических вопросов; освобождение главного линейного руководителя от необходимости заниматься глубоким анализом проблем; при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам; возможность привлечения внешних консультантов и экспертов.
К недостаткам линейно-функциональной структуры управления относятся: отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями; недостаточно четкая ответственность, т. к. готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует; чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.
Таким образом, линейно-функциональная структура на ООО «Сатурн» является хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективной.
В настоящее время внешняя среда организации характеризуется особенной подвижностью. Внешнюю среду фирмы составляют, прежде всего, поставщики, через которых фирма получает все виды ресурсов. В целях повышения эффективности своей деятельности фирма собирает информацию о поставщиках, чтобы определить наиболее выгодные условия приобретения ресурсов для производства. С этой целью менеджер по коммерции изучает рынок ресурсов.
Кроме поставщиков фирма интересуется и потребителями. Через различные каналы фирма определяет мнение потребителей. Изучает их мнение по поводу качества продукции и услуг фирмы.
Фирма работает в условиях конкуренции, поэтому менеджер по коммерции изучает и своих конкурентов.
Для успешной деятельности менеджер фирмы изучает деятельность данных фирм, чтобы определить слабые и сильные стороны своей организации и в целях привлечения большего количества клиентов.
В ООО «Сатурн» различают несколько видов технологии управления, которые обычно тесно связаны со структурой подразделения или компании в целом. Вид технологии управления определяет связи между элементами, направления и количество информационных потоков.
Межуровневые технологии в ООО «Сатурн»: информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникации. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах. Помимо обмена по нисходящей, ООО «Сатурн» нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Если главный бухгалтер решил поддержать предложения ряд бухгалтеров, она сообщит о нем на следующий, боле высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны зам директора и на более высоком уровне. На лицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации.
На любом из перечисленных выше уровней могло быть принято решение об отклонении новой идеи. В результате организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения в работе.
Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.
Самым быстрым способом передачи информации в ООО «Сатурн» являются планерки, которые проводятся на каждом уровне. На летучках информируют сотрудников о различных вопросах жизни организации. Обращение к небольшим группам сотрудников с использованием письменных сообщений обладает следующими преимуществами:
· позволяет соблюдать последовательность сообщения;
· начальник лично обращается к сотрудникам;
· сотрудники организации получают оперативную информацию;
· уменьшается возможность искажений информации;
· работники имеют возможность задавать вопросы.
Причиной эффективности управления является успех или неудача коммуникации. Они зависят от следующих факторов:
· осознание работниками значения процесса коммуникации;
· присутствие каждого сотрудника;
· летучка не должна занимать более 15-20 минут, иначе они не будут оказывать должного воздействия;
· если начальник не имеет возможности лично провести летучку, он должен поручить это другому.
Планирование проведения планерок в ООО «Сатурн» неукоснительно придерживается расписания, иначе некоторые работники получат информацию раньше других и по организации ползут слухи. Директор ООО «Сатурн» старается, выполнит следующие шаги:
. Руководители организации определяют информацию, которую следует довести до сведения сотрудников.
. Начальник принимает решение о дне проведения планерки, чтобы сотрудники услышали сообщение в один и тот же день.
. В назначенный день руководитель собирает своих замов, объясняет им цель планерки, знакомит их с информацией и отвечает на их вопросы.
. Каждый из замов, используя полученную информацию, доводит информацию до подчиненных. На планерках обязаны присутствовать все сотрудники организации.
В дополнении к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из нескольких подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, что бы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. К примеру, представители разных отделов в ООО «Сатурн» обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания, например обеда и обслуживания местного населения. В сфере розничной торговли работники по сбыту могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. Это позволяет организации ООО «Сатурн» сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
В дополнении к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формальных сообщений, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписывая слухам репутацию неточной информации, сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказываются точной, а неискаженной. В ООО «Сатурн» как и в любых других организациях, существует неформальные коммуникации, т.е. есть канал слухов, который в большинстве случаев бывает точным.
На фирме плохо распространена обратная связь, когда, передавая информацию, менеджер не всегда следит за ответами и жестами своего подчиненного. Чаще всего менеджер спрашивает подчиненного, понятно ли ему задание, и работник кивает головой или говорит, что понятно, даже если ему не совсем понятно. Это связано с тем, что работник не хочет показать свою некомпетентность, и стесняется переспрашивать.
Часто в коммуникационном процессе фирмы наблюдаются искажения информации. На предприятии ООО «Сатурн» часто сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней организации. Директор обладает более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать его только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме. Поэтому руководителю необходимо войти в доверие к своим подчиненным и постараться, чтобы они доводили до него всю информацию.
В работе ООО «Сатурн» возникают преграды на путях обмена информацией вследствие перегрузки каналов коммуникаций. Часто руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Поэтому он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.
Система управления на ООО «Сатурн» является административной, предполагающая полный и всеобъемлющий контроль со стороны высшего и среднего управления за деятельность основных подразделений предприятия. Тип организационной структуры управления - линейно-функциональный.
Причины нарушений в управлении фирмой - нарушения в организационных коммуникациях:
. Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
. Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, т.е. тенденция к чрезмерной централизации;
. Плохо распространена обратная связь;
. Искажение информации;
Основные проблемы в организационных коммуникациях связаны с неэффективной структурой организации: организационная структура ООО «Сатурн» растянута, т.е. необоснованно возрастает число уровней управления. В этой организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.