Система управления на ООО «Сатурн» - административная, предполагающая полный и всеобъемлющий контроль со стороны высшего и среднего управления за деятельностью основных подразделений предприятия.
Тип организационной структуры управления - линейно-функциональный. В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя (генерального директора). Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей (отделы, бюро, управление). Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации (руководителям служб).
Преимущества линейно-функциональной структуры управления: более глубокая, чем в линейной структуре, проработка стратегических вопросов; освобождение главного линейного руководителя от необходимости заниматься глубоким анализом проблем; при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам; возможность привлечения внешних консультантов и экспертов.
К недостаткам линейно-функциональной структуры управления относятся: отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями; недостаточно четкая ответственность, т. к. готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует; чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.
|
|
Таким образом, линейно-функциональная структура на ООО «Сатурн» является хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективной.
В настоящее время внешняя среда организации характеризуется особенной подвижностью. Внешнюю среду фирмы составляют, прежде всего, поставщики, через которых фирма получает все виды ресурсов. В целях повышения эффективности своей деятельности фирма собирает информацию о поставщиках, чтобы определить наиболее выгодные условия приобретения ресурсов для производства. С этой целью менеджер по коммерции изучает рынок ресурсов.
Кроме поставщиков фирма интересуется и потребителями. Через различные каналы фирма определяет мнение потребителей. Изучает их мнение по поводу качества продукции и услуг фирмы.
Фирма работает в условиях конкуренции, поэтому менеджер по коммерции изучает и своих конкурентов.
Для успешной деятельности менеджер фирмы изучает деятельность данных фирм, чтобы определить слабые и сильные стороны своей организации и в целях привлечения большего количества клиентов.
В ООО «Сатурн» различают несколько видов технологии управления, которые обычно тесно связаны со структурой подразделения или компании в целом. Вид технологии управления определяет связи между элементами, направления и количество информационных потоков.
Межуровневые технологии в ООО «Сатурн»: информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникации. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах. Помимо обмена по нисходящей, ООО «Сатурн» нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Если главный бухгалтер решил поддержать предложения ряд бухгалтеров, она сообщит о нем на следующий, боле высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны зам директора и на более высоком уровне. На лицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации.
|
|
На любом из перечисленных выше уровней могло быть принято решение об отклонении новой идеи. В результате организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения в работе.
Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.
Самым быстрым способом передачи информации в ООО «Сатурн» являются планерки, которые проводятся на каждом уровне. На летучках информируют сотрудников о различных вопросах жизни организации. Обращение к небольшим группам сотрудников с использованием письменных сообщений обладает следующими преимуществами:
|
|
· позволяет соблюдать последовательность сообщения;
· начальник лично обращается к сотрудникам;
· сотрудники организации получают оперативную информацию;
· уменьшается возможность искажений информации;
· работники имеют возможность задавать вопросы.
Причиной эффективности управления является успех или неудача коммуникации. Они зависят от следующих факторов:
· осознание работниками значения процесса коммуникации;
· присутствие каждого сотрудника;
· летучка не должна занимать более 15-20 минут, иначе они не будут оказывать должного воздействия;
· если начальник не имеет возможности лично провести летучку, он должен поручить это другому.
Планирование проведения планерок в ООО «Сатурн» неукоснительно придерживается расписания, иначе некоторые работники получат информацию раньше других и по организации ползут слухи. Директор ООО «Сатурн» старается, выполнит следующие шаги:
. Руководители организации определяют информацию, которую следует довести до сведения сотрудников.
. Начальник принимает решение о дне проведения планерки, чтобы сотрудники услышали сообщение в один и тот же день.
. В назначенный день руководитель собирает своих замов, объясняет им цель планерки, знакомит их с информацией и отвечает на их вопросы.
. Каждый из замов, используя полученную информацию, доводит информацию до подчиненных. На планерках обязаны присутствовать все сотрудники организации.
В дополнении к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из нескольких подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, что бы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. К примеру, представители разных отделов в ООО «Сатурн» обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания, например обеда и обслуживания местного населения. В сфере розничной торговли работники по сбыту могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. Это позволяет организации ООО «Сатурн» сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
В дополнении к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формальных сообщений, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписывая слухам репутацию неточной информации, сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказываются точной, а неискаженной. В ООО «Сатурн» как и в любых других организациях, существует неформальные коммуникации, т.е. есть канал слухов, который в большинстве случаев бывает точным.
На фирме плохо распространена обратная связь, когда, передавая информацию, менеджер не всегда следит за ответами и жестами своего подчиненного. Чаще всего менеджер спрашивает подчиненного, понятно ли ему задание, и работник кивает головой или говорит, что понятно, даже если ему не совсем понятно. Это связано с тем, что работник не хочет показать свою некомпетентность, и стесняется переспрашивать.
Часто в коммуникационном процессе фирмы наблюдаются искажения информации. На предприятии ООО «Сатурн» часто сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней организации. Директор обладает более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать его только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме. Поэтому руководителю необходимо войти в доверие к своим подчиненным и постараться, чтобы они доводили до него всю информацию.
В работе ООО «Сатурн» возникают преграды на путях обмена информацией вследствие перегрузки каналов коммуникаций. Часто руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Поэтому он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.
Система управления на ООО «Сатурн» является административной, предполагающая полный и всеобъемлющий контроль со стороны высшего и среднего управления за деятельность основных подразделений предприятия. Тип организационной структуры управления - линейно-функциональный.
Причины нарушений в управлении фирмой - нарушения в организационных коммуникациях:
. Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
. Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, т.е. тенденция к чрезмерной централизации;
. Плохо распространена обратная связь;
. Искажение информации;
Основные проблемы в организационных коммуникациях связаны с неэффективной структурой организации: организационная структура ООО «Сатурн» растянута, т.е. необоснованно возрастает число уровней управления. В этой организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.