Журнал регистрации входящих документов





Основные правила регистрации документов

Инструкцией предусматривается общий порядок регистрации документов. Поэтому несмотря на специфику организаций, эти принципы должны соблюдаться.

1. Каждый документ регистрируется только 1 раз – принцип однократности документа. При соблюдении этого принципа сведения о документе фиксируются только 1 раз, в форме, удобной для последующего учета и контроля, независимо от места регистрации.

2. Однократность регистрации обеспечивается также принципом инициативного документа (независимо от того, входящий это или исходящий документ). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к записям на соответствующий документ. Т.е. и запрос, и ответ регистрируются в одной регистрационной форме. Этот принцип может применяться при карточной системе.

3. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

 

  1. ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Индекс инициативного входящего документа повторяется в ответном документа. Это связывает одним индексом и инициативный документ, что облегчает их поиск.

Индексация документов в делопроизводстве (индекс – система условных обозначений документа, состоящая из нескольких элементов (индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дела (НД), индекс корреспондента, индекс вопроса)) – проставление номера и необходимых условных обозначений, указывающих на место составления и хранения документа.

Индекс документа состоит из номера дела по НД и валового регистрационно-учетного номера, индекса структурного подразделения.

Пример:

 

Входящий документ – 100/2-3 (индекс дела после исполнения)

Исходящий документ – 2-3/100

 

2 – индекс структурного подразделения

3 – номер дела по НД внутри данного структурного подразделения

100 – порядковый номер (или валовой), присвоенный документу при регистрации

Индексы исходящих и входящих документов состоят из тех же элементов, но меняется их расположение.

 

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК ИХ ЗАПОЛНЕНИЯ

 

В настоящее время в организациях применяются 3 основные формы регистрации документов:

ü Журнальная;

ü Карточная;

ü С помощью ПЭВМ (электронная карточка).

Журнальная применяется в организациях, где объем документооборота более 1000 документов в год (15-20 в день). Это достаточно старая форма регистрации. В Примерной инструкции даны формы этих журналов.

Виды журналов:

ü Регистрации входящих документов;

ü Регистрации исходящих документов;

ü Регистрации приказов по основной деятельности;

ü Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (индекс – 1К, 2К и т.д.);

ü Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 3 года (1Л, 10Л и т.д.);

ü Регистрации внутренних документов.

При незначительном количестве внутренних документов их регистрируют в журнале исходящих документов. А при значительном их объеме (более 200 в год) предусматривается отдельный журнал для их регистрации.

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа Дата и индекс поступившего документа Корреспондент Краткое содержание Резолюция Расписка
02.01.2006 03.01.2006 26.12.2005 №3-2/124 номер из бланка поступившего документа Организация, от которой получен документ (из бланка) О чём? заголовок документа Исполнитель в Д.п. Коту Я.А. Подготовить ответ к 06.01.2006 Роспись Кот Роспись 03.01.2006   Исполнен Исх. 3-2/124 От 26.12.2005 Из журнала исходящих документов

В целях эффективного поиска документов при журнальной регистрации допускается на копии исходящего документа проставлять дату и номер входящего документа. Это делается для того, чтобы завязать между собой 2 журнала и показать, какой входящий документ исполнен.

 

Оригинал исходящего документа Копия
_______ ________ _______ ________ _______ _________   02.02.2006 №3-8/1   Заголовок   Текст документа         Фамилия исполнителя Роспись     ___________ _________ ___________ _________ ___________ _________   О2.02.2006 №3-8/1   Заголовок   Текст документа         Верно Роспись ФИО

 

  1. 2. Журнал регистрации исходящих документов
Дата и индекс Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении
02.01.2006 Кому направлен О чем? Иванов 02.01.2006
3-8/1 документ?   Расписка
4-5/2     исполнителя в
03.01.2006     получении отпуска
И т.д.     документов

 

Преимущества журнала:

1. Простая форма учета.

2. Запись не может потеряться

 

Недостатки журнала:

1. Нарушение принципа однократности записи.

2. Неудобство контроля и поиска (листать журнал и искать запись).

 

ПРИМЕРЫ

Форма журнала входящих документов

Дата поступления, индекс документа Дата и индекс поступившего документа Корреспондент (организация, из которой получен документ) Краткое содержание Резолюция или кому направлен Расписка в получении Отметка об исполнении
22.06.2000 №508 21.06.2000 №35/01-10 БелНИЦЭД О разработке рекомендаций 22.06.2000 Рыбакову А.Е. Давыдовой Э.Н. Роспись А.Е. Рыбаков 22.06.2000 В дело №3-2. Подготовлен ответ Исх. №3-2\523 от 29.06.2000

 

Исходящих документов

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении
21.06.2000 №35/01-10 БелНИЦЭД О разработке рекомендаций Исполнен Вх. №1-16/378 от 04.05.2000

 





Читайте также:
Термины по теме «Социальная сфера»: Общество — сумма связей, система отношений, возникающая...
Решебник для электронной тетради по информатике 9 класс: С помощью этого документа вы сможете узнать, как...
Перечень актов освидетельствования скрытых работ и ответственных конструкций по видам работ: При освидетельствовании подготовительных работ оформляются следующие акты...
Средневековье: основные этапы и закономерности развития: Эпоху Античности в Европе сменяет Средневековье. С чем связано...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.017 с.