Опись – информационно-поисковый справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она служит в целях оперативного поиска дел в организации.
Формы описи даны в Примерной инструкции и Основных правилах работы архивов.
В ведомственном архиве ведется реестр описей, чтобы не допустить появление двух дел с одинаковым шифром.
Основные требования к составлению описи
1. Наличие полного комплекта документов, включенных в опись, образовавшихся в деятельности структурного подразделения.
2. Правильность описания дел.
3. Соблюдение принципа систематизации дел при составлении описи.
Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов.
ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Такая опись составляется в 3 экземплярах.
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.
В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).
При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:
1. приказы по личному составу;
2. списки личного состава;
3. личные карточки;
4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);
5. лицевые счета на выдачу зарплаты;
6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).
|
|
Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.
Несколько дел могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».
Личные дела вносятся в опись по году увольнения.
Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).
При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:
ü Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.
ü Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».
ü В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.
Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.
| … | 3-2 3-2 3-9 3-9 3-11 3-11 4-12 5-2 6-8 7-10 | Приказы №1-102 руководителя организации по личному составу Т.1 То же с №103 по №120. т.2. Личные карточки уволенных работников «Д-Ф» т.1. То же «Х-Я» т.2 Личные дела уволенных работников «А-Н» т.1. То же «М-Ш» т.2 Лицевые счета рабочих на выдачу зарплаты НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ Борисова Мария Николаевна Яковлев Олег Яковлевич Акты расследования несчастных случаев В данный раздел внесено … | Дата увольнения 2000 г. | 75 лет, ст. 50 лет, ст. 542 после увольнения 40 лет, ст.441 |
|
|
Опись по хронологически-номинальному принципу
| … | Приказы по личному составу … |
Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг
| ФИО ФИО ФИО |
ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
Регистрация ОГ
В индекс могут входить следующие составные части:
3/2/А-41/з
3—условное обозначение региона;
2 – условное обозначение тематики ОГ;
«з» – первая буква вида обращения.
Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.
Обращения можно регистрировать: Гр-41.
Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).
Анонимные ОГ
По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.
|
|
Формы регистрации ОГ
1. Традиционная карточка. Её примерная форма дана в Положении 2005 г. в приложении.
2. Электронная карточка.
3. Журнал с такими же графами. Ведется, если число обращений – 20-30 в год. Лучше всего вести в алфавитном порядке. При этом надо учитывать, что регистрация ОГ идет валовая (А-1, …, Б-15,…,Я-150).
Повторным ОГ присваивается новый регистрационный индекс (А-1 – первое ОГ, А-21 – второе ОГ), например, при журнальной форме регистрации. Повторные ОГ могут регистрироваться под индексом первого (при карточной системе). При этом они регистрируются на той же карточке. Проставляется только дата регистрации повторного ОГ. В случае, когда повторному ОГ присваивается следующий индекс, должна заводиться новая регистрационная карточка.
Если в организации регистрируются обращения, направленные гражданином в разные организации, но полученные в одной конкретной, то регистрация будет такой: А-41/1 – обращение, направленное в Администрацию Президента; А-41/2 – обращение, направленное в Минюст; А-41/3 – обращение, направленное в Министерство образования. Допустим, что все обращения поступили в Департамент по архивам и делопроизводству.
Написание повторных обращений обусловливается тем, что они содержат новые факты для разрешения дела или же истек срок исполнения первого обращения; возможны другие причины. Повторные обращения подбираются для формирования дел за 2 последних года.
Срок рассмотрения ОГ
Типовой срок рассмотрения – 15 дней. Если необходимы проверки, то срок может продлеваться до месяца. Иногда – до 2 месяцев. Если в организацию поступило обращение, которое не входит в компетенцию организации, то оно пересылается в соответствующую организацию и в 5-дневный срок об этом сообщается гражданину, который написал это обращение.
Срок исполнения ОГ начинается с момента получения. На каждом исполненном обращении ставится отметка об исполнении и направлении в дело. В организациях ОГ, как правило, берутся на контроль.
Личный прием граждан
В организациях ведется книга учета личного приема граждан. В ней отражена структура этой организации и график приема граждан. Не существует унифицированной формы этой книги. В ней могут быть следующие графы:
· Номер по порядку;
· Адрес;
· Место жительства и работы;
· Содержание;
· ФИО того, кто осуществлял прием;
· Резолюция;
· Отметка об исполнении.
На РКК по личному приему наносится отметка «С личного приема». При наличии письменного заявления (т.е. обращения) и организации личного приема карточка ведется в установленном порядке с надписью «С личного приема». Форма карточки дана в Положении. В ней имеются графы:
· ФИО гражданина;
· Его адрес;
· Номер телефона;
· Дата обращения;
· Дата и индекс повторных обращений;
· Номер и дата сопроводительного письма;
· Тематика;
· Содержание;
· Резолюция;
· Исполнитель;
· Документ направлен на исполнение;
· Дата направления;
· Срок получения ответа;
· Ход рассмотрения (записи о промежуточных решениях по ОГ, отметки о проверках);
· Итоговое решение (дата, регистрационный индекс и заголовок ответа с решением вопроса);
· Отметка о снятии с контроля.
Индекс ответа на ОГ выглядит таким образом:
4-8/А-41
Из РКК составляется справочный аппарат. РКК могут систематизироваться по алфавиту, по тематике и алфавиту, регионам и алфавиту.
Вообще делопроизводство по ОГ ведется в соответствии с приказом руководителя.
Хранятся ОГ 5 лет после ЭПК, а затем уничтожаются.
В соответствии с Положением 2005 г. в организациях проводится анализ работы с ОГ.