Одним из важных является вопрос о конструкции заголовка. В частности, о порядке или последовательности расположения его элементов. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.
Наиболее существенные элементы заголовка:
ü Название вида заводимого дела (документы, переписка) или разновидности его документов (приказы, акты, протоколы).
ü Автор документов (организация или лицо, которое составляло документы).
ü Адресат (организация или лицо, которому адресуются документы). Если дело образуют документы взаимной переписки, то в заголовке вместо адресата указывается корреспондент.
ü Географическое название (местность). Указывается территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов или содержания которой касаются документы.
ü Время. Указывается, когда документы были составлены или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.
ü Также могут содержаться сведения о подлинности или копийности документов. Место хранения первого экземпляра документа определяется самой организацией. В этом случае в графе «Примечания» делается ссылка на место хранения подлинника.
Для дел, содержащих копии документов, устанавливается срок хранения 3 года (с указанием той же статьи по перечню).
Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы – автор документов.
Название организации в заголовках дел, включаемых в НД, указывается кратко или опускается (полное название указывается на бланке НД). Например, «Штатное расписание университета на 2015 год».
Необходимо обратить внимание на составление дел с перепиской. Если в дело формируется переписка с 2-3 организациями, то из названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащими переписку с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия не указываются. В заголовках дел содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, указывается обобщенное название (например, «Переписка с вузами»).
В заголовках некоторых дел принято обобщение «Документы о чем?». Этот термин употребляется, когда в дело формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения. В конце, в скобках, указываются 2-3 вида документов, находящихся в деле. Это обобщение употребляется также при объединении в одном деле приложений к документу или документам.
Термин «Дело» употребляется в заголовке, если в дело объединяются документы различных видов, но связанных между собой последовательностью разрешения вопроса (например, «Дело о рассмотрении жалобы гражданина Новикова А.В.»). Также этот термин употребляется в названии личных дел, некоторых судебных дел (например, «Личное дело №65 Иванова А.Р.»). ведутся специальные учетные книги личных дел.
Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, обеспечение). В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (например, «Разная переписка» или «Входящие или исходящие документы»).
Годовые планы, сметы, отчеты включаются в НД предстоящего года, в течении которого они должны поступать или воздаваться в данной организации. Например, в НД на 2006 г. может быть включен план по труду на 2007 г. и отчет за 2005 г., если они составлены в 2006 году.
Индексация дел
При практическом применении НД большое значение имеет система нумерации дел – индексация.
Индекс состоит из номера структурного подразделения и валового номера дела. Существуют 3 системы индекса:
ü цифровая;
ü буквенная;
ü смешанная.
В современной практике применяется цифровая. Индекс дела проставляется в первой графе НД и состоит из обозначения структурного подразделения или направления деятельности и порядкового номера дела по НД в пределах структурного подразделения или направления деятельности. Например, 4-18 (4 – индекс структурного подразделения; 18 – порядковый номер).
Индекс зависит от степени детализации структурного подразделения. Например, управление состоит из трех отделов, поэтому индекс будет выглядеть так: 2.1-10/124.
Если в организации имеется классификатор вопросов деятельности, индекс может состоять из условного обозначения по классификатору вопроса, к которому относится дело, порядковый номер структурного подразделения и номер дела внутри подразделения: 260-10-22.
В конце каждого раздела НД помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые не могут быть не учтены при составления НД.
Система индексов должна быть стабильна.
Виды НД
ü индивидуальная;
ü типовая;
ü примерная
Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, разрабатывается типовая и примерная НД в целях унификации группировки документов определенной категории организаций, с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.
Типовые НД очень жестко все регламентируют. Примерные устанавливают примерный состав дел, которые составляются в организациях, и носит рекомендательный характер ( в них отсутствует графа «Индекс дела»).
Типовые НД разрабатываются для группы организаций с одинаковыми функциями и структурой и предусматривают один и тот же состав заводимых дел для всех организаций данной группы. Типовая НД близка к индивидуальной, т.к. устанавливает единую индексацию для организаций все системы.
При составлении примерной и типовой НД используются те же источники, что и для индивидуальной, и такие же принципы. В каждой организации примерная и типовая НД используются для создания собственной НД.
В НД организации из типовой и примерной НД переносятся заголовки дел, которые предстоит завести.
Спецификой примерной НД является то, что по одному заголовку может быть предусмотрено несколько заголовков, заголовки дел с одинаковым сроком хранения могут быть включены в одно дело.
Типовая и примерная номенклатуры составляются СДОУ органов управления для подведомственных организаций. Такие НД утверждаются руководителем организации после согласования с ЭК организации и ЦЭК Департамента по архивам и делопроизводству.
