Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.
Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, составляемой в соответствии с требованиями главы 10 настоящей Инструкции.
При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде.
Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.
Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.
Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.
Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства Республики Беларусь.
Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь.
Приложение 1
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации
УТВЕРЖДАЮ
______________________
(наименование должности
_______________________
Руководителя организации)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Наимено-вание формы документа | Дата утверждения, наименование организации (должностного лица), утвердившей форму документа | Подразделение (должностное лицо), ответственное за подготовку | Согласование | Подпись | Утвержде-ние | Печать | Периодич-ность составле-ния | Приме-чание | |
| Внутреннее | Внешнее | ||||||||
Наименование должности руководителя
Службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
________________
Примечание. Табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.
Приложение 2
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма списка на рассылку
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
| Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата | Почтовый адрес | Количество экземпляров | Примечание |
Наименование должности
Руководителя структурного
Подразделения Подпись Расшифровка подписи
Приложение 3
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Примерный перечень
Документов, подлежащих утверждению
1. Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.).
Графики (отпусков, личного приема и т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).
Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т. д.).
5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).
Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).
Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).
Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).
Расценки (на производство работ, оказание услуг).
Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты.