| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается наименование организации-автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации–корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации. |
| Дата и индекс поступления | Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов. |
| Дата и индекс документа | Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа. |
| Заголовок (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе. |
| Резолюция или кому направлен документ | Переносится текст резолюции руководителя. |
| Срок исполнения | Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. |
| Отметка об исполнении документа | Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа. |
| Дело № | Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел. |
Приложение 8
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направлен документ | Расписка в получении | Отметка об исполнении |
Приложение 9
|
|
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
Приложение 10
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма номенклатуры дел организации
| Наименование вышестоящей организации Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ___________________________ (место составления) на _____________ год | УТВЕРЖДАЮ _______________________ (наименование должности _______________________ руководителя организации) Подпись Расшифровка подписи Дата |
| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Номенклатура дел составлена на основании _________________________
(названия и выходные данные
_______________________________________________________________
Нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
|
|
Заведующий архивом
(наименование должности лица,
Ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ | СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _______________ (наименование __________________________ государственного архива или органа __________________________ Государственной архивной службы ____________________________ Республики Беларусь, ____________________________ вышестоящей организации) __________ № ____________ |
Приложение 11
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
| Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ___________________________ (место составления) на _____________ год |
| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Номенклатура дел составлена на основании _________________________
(названия и выходные данные
_______________________________________________________________
Нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование должности
Руководителя структурного
Подразделения (общественной
Организации) Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(наименование должности лица,
|
|
Ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭК ___________________________ (наименование структурного подразделения) ____________ № ____________ |
Приложение 12
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации