| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается наименование организации-автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации–корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации. |
| Дата и индекс поступления | Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов. |
| Дата и индекс документа | Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа. |
| Заголовок (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе. |
| Резолюция или кому направлен документ | Переносится текст резолюции руководителя. |
| Срок исполнения | Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. |
| Отметка об исполнении документа | Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа. |
| Дело № | Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел. |
Приложение 8
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направлен документ | Расписка в получении | Отметка об исполнении |
Приложение 9
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
Приложение 10
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма номенклатуры дел организации
| Наименование вышестоящей организации Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ___________________________ (место составления) на _____________ год | УТВЕРЖДАЮ _______________________ (наименование должности _______________________ руководителя организации) Подпись Расшифровка подписи Дата |
| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Номенклатура дел составлена на основании _________________________
(названия и выходные данные
_______________________________________________________________
Нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(наименование должности лица,
Ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ | СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _______________ (наименование __________________________ государственного архива или органа __________________________ Государственной архивной службы ____________________________ Республики Беларусь, ____________________________ вышестоящей организации) __________ № ____________ |
Приложение 11
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
| Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ___________________________ (место составления) на _____________ год |
| Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Номенклатура дел составлена на основании _________________________
(названия и выходные данные
_______________________________________________________________
Нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование должности
Руководителя структурного
Подразделения (общественной
Организации) Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(наименование должности лица,
Ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭК ___________________________ (наименование структурного подразделения) ____________ № ____________ |
Приложение 12
К Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации