Источником большинства возникающих проблем является изначальное противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализованной технологией учета. Традиционный картотечно-журнальный учет работы с документами естественно ведется автономно в каждой из них. Для того же, чтобы обеспечить эффективный контроль за документационной деятельностью в целом, необходимо централизованно отслеживать и фиксировать сведения о каждом шаге рассмотрения и исполнения документа на различных этапах.
Усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых компьютерных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию во всем мире централизованных технологий управления документационной деятельностью организации независимо от степени делегирования прав и ответственности в принятии и исполнении решений.
Таким образом, децентрализация учета и контроля за документационной деятельностью не только вступает в противоречие с отечественными нормами и традициями, но и с сегодняшними мировыми тенденциями, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. Компьютерные сети, охватывающие весь персонал организации независимо от ее территориального распределения, являются основой для создания более эффективных методов документационного управления.
Если установить сеть на компьютерах, установленных на рабочих местах в различных подразделениях организации или хотя бы для начала связь директора и его заместителей, с которыми он чаще всего имеет дело, то данные о работе на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для последующего управления.
|
|
Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе организации, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле этого слова. В идеальном варианте, нужно выбрать и установить систему по всей организации в подразделениях, где происходит обработка и учет документов, а также в дальнейшем прорабатывать возможность установления системы в других организациях, непосредственно работающих с рассматриваемой. И чем больше число рабочих мест сотрудников, связанных с обработкой документов, будет охвачено такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. Система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае – при минимизации дополнительных трудозатрат – обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Но естественно, что такой проект является достаточно дорогостоящим и на его реализацию потребуется длительное время.
На пути к автоматизации делопроизводства и документооборота всей организации необходимо разработать и привести в исполнение пилотный проект, который позволит выявить эффект от данного мероприятия и продумать дальнейший план проведения внедренческих работ.
Основными составляющими эффекта, получаемого при реализации подобного проекта в масштабе организации, являются:
1) во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами;
|
|
2) организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только здание организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, которых может быть достаточно много, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру;
3) создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации. Это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений;
4) минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода точной и полной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается в несколько раз;
5) качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организации и между территориально-удаленными организациями, поскольку частично отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе текстов и реквизитов полученных документов.
Сетевые системы автоматизации делопроизводства и документооборота позволят решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволят реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшем управлением (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления. Оптимальным вариантом в данном случае будет покупка специализированного, но гибко настраиваемого продукта.
|
|
Потенциальным пользователям систем делопроизводства и документооборота сложно самостоятельно разобраться в отличиях этих систем. Часто случается, что при выборе решения для работы заказчик обращает внимание только на внешнюю сторону системы.
Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.
Нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой из них превысит объем данной работы. Интереснее сравнивать концепции, положенные разработчиками в их основу.
Среди основных требований, предъявляемых к разрабатываемым или приобретаемым документоориентированным системам, независимо от их программной платформы, являются быстрое получение работающей системы, масштабируемость и удобство сопровождения, не говоря уже о требованиях к функциональности самих систем, которые очевидны – какой смысл в удобстве администрирования системы, если пользователь не может получить от системы то, что ему нужно для работы.
Ограниченное неделями, максимум двумя-тремя месяцами время получения системы, отвечающей предъявленным требованиям, является тем критерием, который рассматривается руководителями, принимающими решение о внедрении или приобретении системы. Чтобы выполнить это требование можно идти несколькими путями, одним из которых является использование полуфабрикатов или типовых систем, как основы для создания заказного решения. Если же функциональность требуемой или предполагаемой в ближайшем будущем системы такова, что не может быть решена на базе набора имеющихся типовых решений, то неизбежно возникает задача разработки нового решения при сочетании требований по быстроте получения результата и необходимой функциональности.
Вот в таких случаях можно выбрать другой путь – использование некого набора баз данных, которые могут пригодиться во всех прикладных решениях. В состав такого набора логично включить универсальные справочники, типовые сервисы, единые механизмы администрирования. С таким набором могут взаимодействовать многие, если не все, документоориентированные решения. При таком подходе сильно экономится время не только на разработку таких прикладных решений, но и на их внедрение.