Анализ современных систем автоматизации процесса документационного обеспечения управления и их классификация

Системы автоматизации документооборота существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В последнее время их количество растет довольно быстрыми темпами.

Системы автоматизации документооборота - это специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря этим системам документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка - неотъемлемый атрибут систем автоматизации документооборота. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача систем автоматизации документооборота - управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, система автоматизации документооборота состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй - организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п. Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота преследует следующие цели:

а) в области обработки документов:

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;

- упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание необходимых условий для повышения производительного труда снижения затрат ресурсов на рутинные операции;

- обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования информации;

б) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело;

- своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в) в области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их бумажных оригиналов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

- обеспечение возможности организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

В территориально-распределенных организациях, как правило, возникают проблемы связи между подразделениями. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации.

Создание корпоративной информационной системы документооборота, как правило, преследует следующие цели:

- создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих различные территориально-распределенные подразделения организации, объединенные общим деловым процессом;

- сокращение времени, требуемого на прохождение информации, необходимой для принятия решений;

- введение единого стандарта работы с документами. Это обеспечивает защищенность, управляемость и доступность документов;

- способность автоматизировать одновременно работу большого количества функционально различных подразделений внутри организации. Также обеспечивается взаимодействие с внешними организациями, с которыми имеются деловые отношения;

- поддержку различных программно-аппаратных платформ, использующихся в распределенных подразделениях или филиалах организации;

- обеспечение полноценных функциональных возможностей и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудникам территориально-удаленных подразделений;

- обеспечение возврата инвестиций, вложенных в информационные технологии.

В настоящее время отечественный рынок систем автоматизации документооборота находится на подъеме. Но точных цифр, позволяющих определить его истинный объем, не существует. Сейчас, в отличие от ситуации трех-четырех- летней давности, растет популярность автоматизации не просто канцелярской работы и архива документов, а именно процессов документооборота. И в ближайшем будущем замедления не предвидится, так как до насыщения рынка еще далеко.

Отдельные направления развиваются особенно активно. Наибольший всплеск интереса наблюдается в тех сегментах, где успех бизнеса напрямую связан с обработкой огромного объема документов, например в области НИОКР. Что касается территориального распределения, то платежеспособный спрос в регионах отстает от Москвы и Петербурга по объемам, но опережает по темпам роста, так как в последнее время большую активность проявляют крупные региональные производственные предприятия, а также экономически благополучные районы, например нефтяные.

Но сам рынок систем автоматизации документооборота еще находится в стадии становления: компаний много, но явные лидеры отсутствуют, появляются новые компании. Только ведущих разработчиков насчитывается более пятнадцати, а помимо них есть несколько десятков компаний, выпускающих свои, менее известные системы, и выполняющих разовые заказы. Но ни у одного из поставщиков нет явного перевеса над остальными.

Основная борьба за крупные и средние предприятия идет между небольшим количеством лидеров. Так, в компании «Оптима» ощущают конкуренцию со стороны пяти - шести компаний. Примерно столько же конкурентов и у «Ланит». А остальные 15 – 20 поставщиков работают в относительно узких нишах или со своими клиентами, но тем не менее на долю таких компаний приходится заметная часть рынка. Кроме того, в последние два года растет конкуренция со стороны ведущих западных поставщиков. Но их решения дороже отечественных, а их клиенты - в основном крупные компании.

Но в целом, сейчас конкуренция наиболее сильна среди систем, предназначенных для автоматизации исключительно «бумажного» документооборота, потому что многие предприятия и организации пока еще не готовы полностью перейти на электронный документ, да не разработана четкая нормативная база по этому вопросу. В остальных областях она не так велика, потому что большинство разработчиков работают в своих нишах. Покупательский спрос тоже не до конца сформировался - потенциальные заказчики далеко не всегда четко представляют, что они хотят получить от системы документооборота. Ошибка при выборе программы зачастую приводит к тому, что в лучшем случае тратятся лишние деньги на покупку и внедрение программы, имеющей много неиспользуемых функций и не имеющей некоторых необходимых в данной организации. В худшем случае, в ходе внедрения программы оказывается, что пользоваться ею крайне неудобно, и в результате приходится переходить к использованию нового программного продукта, а деньги, потраченные на покупку и внедрение первого, оказываются просто выброшенными на ветер.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации система автоматизации делопроизводства и документооборота:

- разработка оригинальной системы;

- инсталляция типовой системы;

- покупка специализированного, гибко настраиваемого продукта.

Первый вариант, который подразумевает написание системы «на заказ», то есть разработку оригинальной системы автоматизации документооборота. Существует много коллективов и отдельных программистов, готовых разработать такую систему «с нуля» для конкретной организации.

Преимущество данного варианта заключается в том, что созданная программа будет учитывать все особенности конкретного предприятия или организации, будет максимально подстроена под выполнение его основных задач и функций. Но в этом случае большое значение имеет правильно составленное техническое задание на систему. Как показывает практика, в ходе опытной эксплуатации обязательно появляется необходимость что-то изменить, подправить, добавить. Срок написания такой программы составляет, в зависимости от сложности задания и квалификации программиста, несколько месяцев. Затем еще несколько месяцев длится период опытной эксплуатации, исправления ошибок в программе, выявления возможных сбоев. Реально работающую программу, годную к применению в организации среднего уровня, можно получить где-то через год.

Но из всех вышеуказанных преимуществ вытекает и ряд недостатков при выборе данного варианта системы. Во-первых, процесс разработки такой системы продолжителен и дорог, а во-вторых, он обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего в конце достаточно длительного периода времени и потратив крупную сумму денег можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все сначала.

В-третьих, любое предприятие и организация существуют и действуют на основе определенной организационной структуре управления, которая имеет тенденцию изменяться в течение жизненного цикла предприятия и организации. Эти перемены могут зависеть как от изменения внешней и внутренней среды, так и от пересмотра некоторых направлений деятельности предприятия, а в связи с этим добавления либо сокращения каких-либо функций, поэтому необходимо будет перестраивать и систему автоматизации документооборота, что является очень сложным в процессе ее действия. Сложность может возникнуть и в том случае, когда программист, разработавший систему, уходит из данного предприятия. Это может привести как к задержке доработки или изменения системы, так и к полной невозможности ее дальнейшей перестройки. Поэтому при разработке подобной системы автоматизации документооборота программисту необходимо сохранять и предоставлять предприятию исходные коды, использованные при написании программы, разработку лучше выполнять на довольно распространенной платформе, чтобы можно было в короткие сроки найти нового специалиста, знающего ее основы.

Второй способ реализации системы автоматизации документооборота – инсталляция типовой системы – является полной противоположностью предыдущему варианту. Производители систем автоматизации документооборота разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Это простые недорогие программы, предназначенные для установки на одном или нескольких компьютерах. Они отличаются невысокой ценой (от нескольких десятков долларов), простотой установки. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами. Казалось бы, это очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Хотя требования к организации делопроизводства в нашей стране одинаковы и нормативно закреплены, они весьма укрупнены, а способы их реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе не просто, а зачастую невозможно сделать, то есть приходится подстраивать процессы работы с документами под возможности программы.

Кроме того, существует большое количество бесплатных (freeware) или условно-бесплатных (shareware) программ, распространяемых через Internet. Это могут как небольшие модули, работающие в Microsoft Excell или Access, так и большие полнофункциональные программы. Часто эти программы написаны одним человеком – работником службы информатизации для своей организации и адаптированы для опубликования в Internet. Иногда автор продолжает совершенствовать программу, со временем выпускает новые версии с добавлением новых возможностей и исправлением выявленных недостатков. В такой программе будет указан адрес электронной почты, а иногда и телефон разработчика, по которому с ним можно связаться в случае возникновения проблем при установке или при работе с программой. С большей вероятностью помощь разработчика можно получить в случае покупки программы, распространяемой на принципах shareware. Такую программу можно установить на свой компьютер, попробовать в работе, но через определенный период – обычно 30-60 дней или 20-30 запусков программы, если она вам подходит – надо перевести деньги ее автору (порядка $5 - $10 - $25).

Различные программы можно найти на странице Microsoft (Office Extensions), а также в каталогах программ таких, как www.freeware.ru, www.download.ru, www.softlist.ru и т.п. Такие программы занимают мало места на диске компьютера и иногда допускают внесение пользователем изменений в соответствии с особенностями его организации. Фактически это может быть просто набор настроек MS Office. Этот вариант может быть оптимален для небольшой фирмы, так как не требует материальных затрат и в то же время позволяет автоматизировать работу с документами, воспользовавшись готовыми наработками.

Третий вариант реализации системы автоматизации документооборота является наиболее оптимальным для средних и крупных организаций, то есть покупка специализированного, но гибко настраиваемого продукта. С одной стороны, поскольку программа является тиражируемым продуктом, значит, она уже устанавливалась ранее в десятках и сотнях организаций, в ней устранены выявленные в ходе эксплуатации недостатки. К такой программе время от времени будут появляться обновления, новые версии, в которых опять же будет учтен опыт эксплуатации программы в сотнях организаций. С другой стороны, такие программы позволяют в достаточно широких пределах производить свою настройку и адаптацию. Как правило, фирмы, поставляющие такие программы, являются так называемыми «системными интеграторами», то есть помимо того, что они осуществляют поставку программы, также ими производится ее установка на компьютеры заказчика с одновременной адаптацией под потребности конкретной организации и структурного подразделения, а в дальнейшем такие фирмы, как правило, на основании договора осуществляют сопровождение программного обеспечения. Программы такого уровня обычно легко интегрируются с другими прикладными программами.

Многие такие программы являются частью больших комплексов. Поэтому при выборе того или иного программного продукта следует обращать внимание не только на то, какими функциональными особенностями обладает данная программа, но и на то, какие еще функциональные модули могут поставляться в комплекте. Например, пакет CompanyMedia компании InterTrust включает специализированные модули контроля заданий, регистрации и контроля входящих и исходящих документов, хранения документов, подготовки и проведения совещаний, а также управления персоналом, управления проектами, управления продажами и многое другое. Набор таких программных модулей зависит от специфики работы предприятия и решаемых каждым конкретным сотрудником задач.

В целом при выборе программного продукта необходимо ориентироваться не только на текущие потребности, но и учитывать перспективу дальнейшей комплексной автоматизации офисной работы в ближайшие 1 – 2 года. Если предположить, что в дальнейшем будут автоматизироваться какие-то другие функции, то целесообразно сразу же предусмотреть возможность интеграции или подключения соответствующего модуля. Это позволит в дальнейшем избежать дополнительных, зачастую значительных расходов на интеграцию разнородных программ разных производителей. Модульный принцип построения программного обеспечения позволяет осуществлять его поэтапное внедрение. Закупка, установка, настройка и внедрение одного модуля требуют значительно меньших средств и времени. А уже затем, убедившись в эффективности использования программы, можно постепенно наращивать ее функциональность.

В России в секторе разработки специализированных систем автоматизации документооборота работает несколько десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки. Как можно видеть в таблице 3.1 выделяют три группы систем в зависимости от территориальной принадлежности создания продукта.

Сначала автоматизацией документооборота в нашей стране занимались лишь крупные предприятия и государственные организации. Сейчас ситуация меняется. Интерес к подобным системам начинают проявлять предприятия среднего масштаба, штат которых насчитывает от 50 до 500 сотрудников. Например, в компании «Оптима» говорят, что малые и средние фирмы - самые активные заказчики. Причем стремясь повысить эффект от внедрения систем автоматизации документооборота, они автоматизируют не только архив, но и большинство задач по управлению документами, в числе которых - ведение организационно-распорядительной документной базы, договорная деятельность, логистика. Отмечают рост спроса со стороны средних предприятий и в компании «АйТи», но основной доход по-прежнему получают от крупных заказчиков. У ЛАНИТ также большинство клиентов — крупные и средние фирмы. Малые компании, в которых работает до 30 человек, практически не интересуются такими системами. Что, впрочем, неудивительно. Ведь внедрение таких систем для 5 – 7 сотрудников, занятых обработкой документов, вряд ли серьезно повысит эффективность их деятельности, а затрат потребует немалых.

Таблица 3.1 – Классификация и краткая характеристика систем автоматизации документооборота в зависимости от страны-разработчика

Рассмотрим еще одну классификацию систем автоматизации делопроизводства, которая основывается на сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств, используемых для автоматизации. Примеры систем автоматизации для каждой классификационной группировки приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Примеры систем автоматизации делопроизводства

Все системы условно классифицируются на следующие подгруппы:

- электронные архивы;

- системы маршрутизации и хранения документов;

- системы делопроизводства;

- системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов).

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Архивы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов. В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом.