Характеристики и требования, предъявляемые к системам Lotus Notes и Domino. Существует необходимость выбора платформы, реализующей эффективные и гибкие методы работы с информацией. Именно такой платформой, разработанной для создания мощных корпоративных систем управления информацией в масштабах предприятия, является Lotus Notes/Domino 5/6. Lotus Notes и Domino является удобной средой для организации разнородной информации: и документы в традиционном понимании, и звуковые документы, и изображения, и т.п.
Характеристики позволяющие рассматривать этот инструмент как средство для создания нормативно-справочной информационной системы для различных организаций, в том числе и работающих с различными типами информации (такими, как графики, формулы, графические изображения) и имеющих необходимость в организации эффективного поиска по заданным критериям:
1. Поля документа Notes могут содержать информацию (ключевые слова, текст, числа, даты и т.п.). Знания содержатся в специальных полях Rich Text. Эти поля могут содержать текст с форматированием, схемы, рисунки, диаграммы, другие программы, то есть являются хорошо приспособленными для хранения произвольно структурированной информации.
2. Поля Rich Text позволяют создавать файловые вложения (File attachments), которые появляются в виде кнопок, при нажатии на которые пользователь получает возможность работать с оригинальным файлом. Таким файлом может быть любой документ, созданный текстовым, табличным процессором и другими приложениями. Кроме этого, существует возможность создания внедренных объектов (Embedded Objects) - файлы, ставшие частью документа Notes.
3. В Lotus Notes и Domino существуют средства, которые позволяют организовывать знания в виде папок, видов и навигаторов.
|
|
Папки имеют традиционное значение (в компьютерных технологиях) - это контейнеры, которые позволяют собирать документы из различных видов в логические группы. При сравнении с бумажными технологиями папки можно сравнить с блокнотом, в который записывается список номеров страниц, к которым вы захотите обратиться в будущем.
Навигатор - это левая панель окна Lotus Notes, структура папок. Навигаторы соединяют в себе статический текст и значки, символизирующие тип данных. Щелкая по определенному значку в панели навигатора, можно располагать информацию в панели просмотра в различном порядке.
Виды - это подборки документов по заданному условию (окна, динамически изменяемые в базу данных Notes), помогающие организовать и располагать документы. Содержимое вида отображается на правой панели окна Lotus Notes.
4. Существует тип кнопок, называемый связь (Link), которые можно вставлять в поля Rich Text. Кнопки связей бывают трех типов: связи документа, вида или базы данных.
Связи документа (Document Link) могут связывать документы как из одной базы данных, так и из разных.
Связи вида (View Links) и связи базы данных (Database Links) работают одинаково, за исключением того, что при щелчке по ним появляется связанный вид или открывается база данных.
5. Для создания комментариев и дополнений пользователями в Lotus Notes и Domino существует понятие «документ отзыва». Отзывы аналогичны стандартным документам Notes в том, что они могут объединять информацию и знания, используя различные типы полей. Однако документы отзыва отличаются тем, что - они разработаны связанными с другими документами Notes или с другими отзывами отношениями родительский/дочерний.
|
|
Требования, предъявляемые к системам такого класса можно сформулировать следующим образом:
- должна быть возможность ввода слабоструктурированной информации, в том числе текста, формул, таблиц, схем и т.п.;
- должна быть возможность интеграции с различными приложениями, например, электронными таблицами, базами данных и т.п. Пользователи должны иметь возможность различной группировки и отбора информации, содержащейся в информационной базе;
- инструмент должен обладать возможностью создания автоматического перехода к различным структурным элементам информации;
- должна быть предусмотрена возможность создания различных комментариев и дополнений пользователей к различной информации, содержащейся в информационной базе;
- должны существовать широкие возможности для поиска различной информации, например, такие как поиск на основе комплексных комбинированных запросов, поиск по шаблону, с помощью алфавитного указателя и тезауруса;
- при этом должна существовать возможность сохранения результатов поиска с целью дальнейшей их обработки. Инструмент должен позволять легко наращивать информационную базу. При этом должен существовать механизм распределения прав пользователей на просмотр, изменение, внесение комментариев и т.п. Должна быть предусмотрена возможность визуального выделения обновлений. Инструмент должен предоставлять возможность автоматизации различных стандартных задач в процессе работы с системой;
|
|
- инструмент должен позволять организовать работу пользователей в компьютерной сети, а также организовать работу удаленных пользователей;
- данная система должна быть легкой в освоении и удобной в работе.
Структура главного окна наряду со стандартными элементами оформления, имеющимися у каждого приложения Windows, окно Lotus Notes содержит ряд оригинальных элементов.
Строка меню и Панель инструментов не нуждаются в особых пояснениях. Если Панель инструментов отсутствует, необходимо проверить настройки: меню Файл->Параметры->Параметры панели инструментов..., переключатель «Отобразить: Панель инструментов». Панель окон содержит кнопки для каждого из дочерних окон, открытых внутри главного окна Notes. В этом смысле её назначение аналогично панели задач Windows: показ заголовков открытых баз и документов, и быстрое переключение между ними. Кроме того, при наведении курсора мыши на кнопку дочернего окна на ней дополнительно выводится кнопка закрытия.
Панель навигации содержит набор кнопок, аналогичных кнопкам стандартного Web-браузера:
− вернуться к предыдущему просмотренному документу;
− вернуться к следующему среди просмотренных документу;
− остановить загрузку документа;
− перечитать текущий документ;
− искать в документе/адресной книге/Интернете;
− открыть Web-страницу.
Всё пространство главного окна, не занятое панелями, отводится окну текущей базы или документа.
Панель закладок - все свои данные (пользовательскую информацию, адресные книги, почтовые ящики, подсказки и т.д.) Lotus Notes хранит в базах данных. Это отличает Notes от большинства приложений, которые используют для разных типов данных разные способы хранения: для настроек - реестр, для подсказок - HLP-файлы и т.д. База хранит в себе произвольное множество документов. Для их просмотра в базе могут существовать одно или несколько оглавлений.
Соответственно, на Панель закладок можно помещать закладки баз данных, конкретных оглавлений и конкретных документов. Закладки могут находиться непосредственно на Панели, а также в папках, в том числе, во вложенных. По умолчанию на Панели закладок присутствуют следующие папки: «Избранные закладки», «Базы данных», «Дополнительные закладки», «Ссылки Internet Explorer».
Помимо баз данных, Lotus Notes умеет обращаться к Web-страницам и конференциям Usenet. В зависимости от настроек, загрузка Web-страниц производится:
− через Internet Explorer, загружаемый внутри окна Notes посредством механизма OLE;
− через встроенный Web-браузер Notes;
− через произвольный внешний Web-браузер, запускаемый как независимое приложение в отдельном окне.
Соответственно, на Панель закладок можно помещать закладки Web-страниц и Usenet-конференций. Существует два способа добавить новую закладку:
− перетащить кнопку с Панели окон на Панель закладок;
− нажать кнопку «Закладка...» в окне «Открытие базы данных...».
На Панели закладок и во вложенных папках может быть несколько разных закладок для одного и того же документа, базы, оглавления или Web-страницы. Надо следить, чтобы не было лишних копий.
«Булавка» - окно для открываемых с Панели закладок папок может быть сделано постоянно видимым. «Булавка» является стандартным элементом графического интерфейса, используемым во многих средах.
Начальная страница - как уже говорилось, интерфейс Notes позаимствовал некоторые привычные элементы оформления от Web-браузеров. В частности, в Web-браузерах можно указать страницу, автоматически загружаемую при запуске. Аналогично в Notes можно указать базу (оглавление, документ, Web-страницу), которая будет открываться при старте. По умолчанию это база «Добро пожаловать», хранящаяся в файле bookmark.nsf. Её закладка находится в папке «Избранные закладки». Именно из этой базы читается форма с иллюстрированными пунктами «Почта», «Календарь», «Адресная книга» и «Список задач», которая видна при запуске.
Открытие баз - для каждой базы и каждого документа Notes открывает отдельное окно. Название открываемого окна помещается на встроенную Панель окон.
Для открытия базы данных служат пункт меню Файл->База данных->Открыть... и клавиатурная комбинация Ctrl+O.
Каждая база содержит два справочных документа: «About» («О базе данных») и «Using» («Работа с базой данных»). Первый описывает назначение базы, второй - правила её использования. И тот, и другой создаются разработчиком базы, или разработчиком шаблона, из которого база создана. Оба документа доступны через меню Справка, при нахождении в окне данной базы или любого принадлежащего ей документа. Когда пользователь открывает базу в первый раз, Notes автоматически открывает документ «About».
Как большинство приложений Windows, Notes поддерживает такие клавиатурные комбинации, как Ctrl+Tab для переключения между внутренними (т.н. дочерними) окнами и Ctrl+F4 для их закрытия. Кроме того, окна можно закрывать нажатием Ctrl+W и Esc.
Использование клавиатуры - вся навигация по элементам экранного интерфейса Notes, кроме мыши, может быть выполнена с клавиатуры. Например, при нажатии клавиши Alt над Панелями закладок и окон выводятся ярлыки с подсказками. Нажатие Alt+B и Alt+W приводит к появлению цифровых ярлыков на элементах соответствующей панели.
Основные принципы организации Рабочей области («Workspace») таковы:
− Рабочая область состоит из перекрывающихся листов с закладками;
− максимальное количество листов - 255, максимальная длина названия закладки - 32 английских символа или 16 русских;
− на листах находятся иконки баз данных;
− переключение между листами производится щелчками по закладкам;
− количество и названия листов, состав и расположение иконок на Рабочей области каждый пользователь выбирает для себя самостоятельно;
− свойства листов настраиваются через контекстное меню Рабочей области;
− иконка базы автоматически помещается на Рабочую область при первом открытии этой базы;
− одной базе соответствует ровно одна иконка; при попытке добавить вторую иконку вместо добавления производится переход к первой;
− иконки можно перетаскивать мышью в пределах страницы и на другую страницу, «бросая» её на закладку целевой страницы;
− иконки можно группировать для перетаскивания и удаления, если держать нажатой клавишу Shift;
− удаление иконки не приводит к удалению с диска соответствующей базы;
− описание пользовательской Рабочей области хранится в файле Desktops, dsk..
Панель состояния - панель состояния находится в нижней части главного окна Notes и состоит из 8 полей. Щелчок по каждому из полей, кроме первого, выдает дополнительное меню, список или диалоговое окно:
1 Значок молнии показывает, что Notes работает с сетью.
2 Тип шрифта (только в редакторе).
3 Размер шрифта (только в редакторе).
4 Стиль оформления текущего абзаца (только в редакторе).
5 Список выдававшихся сообщений (последние добавляются внизу списка).
6 Уровень доступа к текущей базе.
7 Местоположение рабочей станции относительно сервера.
8 Наиболее частые операции с письмами.
Содержание Публичной Адресной Книги - значительная часть сведений, хранящихся в «Публичной Адресной Книге» («Public Address Book» или «РАВ», начиная с версии R5 - «Domino Directory») - это технические настройки, которые используются не людьми, а компьютерами.
Пользователь Notes не сможет работать с почтой, если у него отсутствует связь с сервером; не сможет работать ни с какими внешними базами вообще, если его учётная запись в РАВ на сервере повреждена.
Для пользователя непосредственный интерес представляют два раздела: «People» («Люди») и «Groups» («Группы»).
Чтение документов:
- вход в документ производится двойным щелчком мыши или нажатием Enter на заголовке документа в Панели оглавления раздела;
- выход из документа производится щелчком по кнопке закрытия окна документа или нажатием клавиши Esc.
Панель операций - содержимое Панели операций («Action bar») - состав кнопок, надписи на них и реакции на их нажатие - не является частью Notes, a хранится в базе данных. Разработчик базы выносит сюда те команды, которые на его взгляд наиболее нужны пользователю. У каждого раздела базы и у каждого типа документов может быть свой набор кнопок.
Способы запуска команд в Notes - многие действия в Notes могут быть выполнены сразу несколькими способами:
- посредством клавиатуры;
- щелчками мыши по оглавлению базы и телу документа;
- щелчком мыши по кнопкам на Панели операций;
- щелчком мыши по иконкам на Панели инструментов («Smart Icons»);
- из главного или контекстного меню.
- нажатием Ctrl+E в окне базы или окне документа;
- двойным щелчком мыши по телу документа - либо в окне документа, либо в Панели просмотра документа в окне базы;
Отредактированный документ может быть сохранен:
- нажатием Ctrl+S;
- пунктом меню Файл->Сохранить.
Чтение оглавлений - оглавление раздела состоит из столбцов, причем можно быстро отыскивать нужный документ, набрав текст из заголовка документа и нажав Enter.
Правила формирования оглавлений - Notes позволяет включать один и тот же документ в оглавление нескольких разделов. При разработке базы каждому разделу назначается правило выборки документов из общей кучи, хранящейся в базе. Правила выборки у разных разделов не обязаны быть взаимоисключающими и могут пересекаться. В момент регистрации нового пользователя Notes для него создаётся персональная база данных типа «Почтовый Ящик» («mailbox»). Каждый пользователь, независимо от его положения в служебной иерархии, имеет такую базу. В ней Notes хранит:
- всю переписку, то есть письма, которые присланы пользователю, копии писем, отправленных другим пользователям, и черновики ещё неотправленных писем;
- календарь (по внешнему виду весьма напоминающий самый настоящий настольный календарь);
- список служебных поручений, как выданных пользователем, так и выданных пользователю.
В отличие от таких баз, Почтовый Ящик принадлежит одному, и тому же пользователю, и хранит данные для персонального использования этим, и только этим человеком.
Нажатие на кнопки «Создать», «Переслать» и т.д. приводит к созданию нового письма. Письмо содержит следующие поля:
-Имя отправителя: в это поле автоматически помещается имя пользователя.
-Дата создания письма: в это поле автоматически помещается текущее время.
-«Кому»: адрес получателя. Когда пишется ответ, это поле автоматически заполняется адресом отправителя исходного письма. Здесь можно указывать несколько адресов и имена групп.
-«Копия»: дополнительные адреса получателей. Дополнительные адреса можно перечислять и в поле «Кому».
-«Слепая копия» или «СК»: дополнительные адреса. Здесь перечисляются адреса получателей, которые должны остаться неизвестными для всех, кто перечислен в полях «Кому» и «Копия».
-«Тема»: краткий однострочный заголовок для показа в оглавлении Почтового Ящика.
Если письмо является ответом на другое письмо, то содержимое письма-оригинала можно смотреть в окне редактирования, выбрав из меню Notes пункт Вид->Родительские документы, либо мышью вытянув снизу окно просмотра.
Notes облегчает заполнение полей адреса двумя способами:
1. Автонабор (наберите первые буквы имени и нажмите Enter или подождите).
2. Кнопка «Адрес...» на Панели операций открывает окно выбора имени из адресных книг.
Кнопка «Сведения...» открывает окно для быстрого просмотра учётной записи выбранного пользователя.
Кнопка «В локальную АК» копирует учётную запись из коллективной Адресной Книги в вашу личную. После этого вы сможете использовать её даже в том случае, если связь с сервером, хранящим коллективную АК, будет отсутствовать или затруднена.
Кнопки «Кому», «Копия» и «СК» копируют текущее имя из левого списка в соответствующие поля письма.
Отправка письма - нажатие на каждую из этих кнопок завершает редактирование документа и сохраняет его в вашем Почтовом Ящике (ПЯ):
«Отправить» - письмо будет отправлено получателям; копия будет сохранена в ПЯ в разделе «Отправленные»;
«Отправить и подшить» - письмо будет отправлено получателям; копия будет сохранена в том разделе ПЯ, который будет указан;
«Черновик» - письмо не будет отправлено немедленно, но будет помещено в папку «Черновики» для последующего редактирования и отправки.
Как и любое другое окно Notes, окно редактирования письма можно закрывать щелчком по кнопке закрытия Ии нажатием Esc,Ctrl+W или Ctrl+F4.
«Отправить и сохранить копию» - то же, что и кнопка «Отправить»; копия письма записывается в раздел «Отправленные»;
«Только отправить» - отправка получателю без сохранения копии;
«Только сохранить» - письмо записывается в «Черновики»;
«Отменить изменения» - отказ от результатов редактирования: новое письмо не создается, старое не изменяется.
Если в оглавлении есть помеченные галочкой документы, такие действия, как удаление или перенос в другой раздел, выполняются не над текущим документом, а над всеми помеченными.
Корзина - является одним из разделов ПЯ. В корзине находятся документы, помеченные для удаления, но ещё не удалённые. Чтобы поместить документ в Корзину необходимо нажать Del в оглавлении или в окне просмотра документа. Если ни один документ не отмечен, для удаления будет назначен текущий документ. В противном случае будут назначены к удалению все выделенные документы. Вариант 2: отметить нужные документы в Панели содержания раздела и перетащить их мышью на название раздела «Корзина» в Панели оглавления базы.
Оглавления разделов - оглавление каждого раздела содержит 3 обязательных столбца:
«Кто» - если это присланное письмо, здесь выводится имя отправителя. В противном случае здесь выводится имя получателя.
«Дата» - дата написания документа,
«Тема» - название документа
Бланки - существует возможность создать в Почтовом Ящике набор заготовок с некоторым оформлением, чтобы использовать их для подготовки новых сообщений.
Шаг 1: создание бланка
Написать новое письмо. Создать общее оформление.
На Панели операций щёлкнуть по кнопке «Сервис - Сохранить как бланк».
Шаг 2: использование бланка
Создать новую записку кнопкой «Сервис - Записка на бланке» или «Записка - Создать на бланке» на Панели операций.
Таким образом, с помощью Lotus Notes можно работать с электронной почтой, быстро найти необходимый документ и т.д.
Преимущества систем. Lotus Notes и Domino предоставляют широкие возможности для поиска. Кроме этого, после осуществления поиска документы выдаются в соответствии с рангом соответствия (relevance ranking), то есть соответствующие документы будут вынесены на вершину вида, сформированного в результате работы поиска. Можно получить документы и в других видах, например, когда на вершину вида вынесены самые новые документы, соответствующие запросу.
Существуют три основные автоматизированные инструменты поиска: поиск по простому тексту (Plain Text), поиск по полному тексту (Full-Text) и поиск местоположения (Site): Поиск по простому тексту возможен в любой базе данных Notes. Он может использоваться в виде документа для поиска слов, расположенных в полях любого документа. В этом случае осуществляется переход к найденным словам, при этом может учитываться регистр, возможность поиска родственных слов.
Поиск по полному тексту можно использовать для определения положения информации в любом поле базы данных Notes путем построения комплексных запросов в окне поиска. Окно поиска переключается на URL (Universal Resource Locator) при нажатии кнопки на левом краю окна. Поиск по полному тексту выполняется быстрее в базах данных, которые индексированы по полному тексту. Индекс полного текста - собрание файлов, построенное Notes на локальном жестком диске или сервере Domino для каждой индексированной по полному тексту базы данных (могут указываться различные опции индексирования, например, Index Attachments (индексные вложения) позволяют определить положение документа, базируясь на словах или фразах, содержащихся внутри файлов, включенных в них, и др.). При поиске возможно использование операторов близости (proximity operators), таких как: near (около) - если слова соединены данным оператором, то документы, в которых эти слова находятся близко друг от друга, получат более высокий приоритет поиска; sentence (предложение) - запрос, содержащий слова, соединенные данным оператором, выдаст документы, в которых данные слова появились в одном предложении; paragraph (параграф) - аналогичен sentence, но слова должны содержаться в одном параграфе.
Поиск по полному тексту поддерживает также использование шаблонов (wildcards), которые можно использовать в словах или фразах. Символы шаблона: «*» - любое количество любых символов и "?" - один любой символ.
Поиск по условию позволяет осуществлять поиск с учетом условия для любого поля, а также с учетом комбинации условий (по форме).
При поиске по полному тексту с использованием базы данных Search Site (Поиск местоположения) результаты поиска возвращаются в виде документа.
Вносить информацию можно как непосредственно во вновь созданные документы, так и с использованием форм.
В Lotus Notes и Domino существует понятие ACL (Access Control List). ACL позволяет предоставлять пользователям различные уровни доступа. Существует 7 базовых уровней доступа:
- без доступа,
- доступ депонента,
- доступ читателя,
- доступ автора,
- доступ редактора,
- доступ дизайнера,
- доступ менеджера.
В соответствии с уровнем пользователю предоставляются те или иные возможности по просмотру, дополнению, изменению, созданию и управлению информацией.
Визуальное выделение новой информации осуществляется с помощью Меток непрочитанных.
Для автоматизации стандартных задач пользователя существуют агенты - программы, созданные пользователем для автоматизации или ускорения часто встречающихся действий. Агенты могут быть простыми или сложными. Сложные агенты могут включать программы, написанные на языках Visual Basic или C++.
Почтовые возможности позволяют посылать сообщения как другим людям, так и базам данных. Пользователь создает документ и отправляет его; когда документ прибудет, в базе данных автоматически обновятся содержание базы данных и индексы.
Потоки работ определяются фирмой Lotus как совокупность элементов Notes, автоматизирующих или ускоряющих часто встречающиеся действия или задачи пользователя.
Потоки могут быть простыми и сложными. Примером простого потока является база данных Notes, периодически посылающая почтовое сообщение пользователю, в котором указано, сколько раз за последний день добавлялись документы, в которых встречалось его имя или название интересующего его объекта. В этом потоке на сервере автоматически работает агент, проверяющий новые документы на наличие нужного имени или названия объекта. Если он находит новый документ, удовлетворяющий условиям поиска, то посылает пользователю сообщение, используя электронную почту. Это избавляет пользователя от необходимости открывать базу данных каждый день для поиска интересующих его новых документов.
Одной из важных отличительных черт групповых программных платформ является их способность обеспечивать коллективное использование информации всеми членами рабочей группы, в любое время и вне зависимости от места их расположения. Членами рабочих групп могут быть сотрудники из различных представительств компании в регионе, в стране или во всем мире. Каждое из этих представительств имеет свой сервер, подключение к которому персонала производится достаточно просто и без больших затрат.
При синхронизации баз данных репликация необходима только для новых полей документов или для полей документов, в которые были внесены изменения на любом из экземпляров базы данных, участвующих в процессе репликации. Такая репликация на уровне поля обеспечивает оптимальное использование ресурсов и самую короткую продолжительность цикла синхронизации.
Членам рабочих групп, подключающимся от случая к случаю (например, мобильным пользователям, работающим в удаленной точке или из дома), необходим такой же уровень доступа к информации, как и подключенным пользователям. Notes не ограничивается организацией взаимодействия между серверами, им также поддерживается сетевое взаимодействие между клиентом и сервером.
С помощью всего лишь нескольких щелчков мышью пользователь Notes может скопировать только определенное подмножество информации из базы данных Notes. Notes позволяет пользователям определять тип документов, с которыми они хотят работать на своих клиентских рабочих станциях.
При помощи выборочной репликации пользователи могут копировать только те документы, которые подверглись изменениям, скажем, за последние 30 дней, или только составленные каким-либо конкретным членом рабочей группы.
Проведение процесса репликации для мобильного пользователя не должно вызывать прекращения всей остальной работы на портативном или домашнем компьютере. Репликация в Notes может выполняться в фоновом режиме, что позволяет пользователю продолжать работу над другими задачами.
Наибольшие доходы от инвестиций с помощью приложений Notes можно получить при использовании их для координации стратегических деловых процессов. Такие приложения позволяют управлять не только документами и данными, но и рабочими потоками членов рабочих групп, которые используют или которым необходимы эти документы. Ключом к этим приложениям является среда разработки приложений Notes. Платформа Notes включает в себя интегрированную среду разработки, предоставляющую мощные средства разработчикам с самым различным опытом. Пользователи, не обладающие опытом программирования, могут быстро построить и создать приложение Notes, тогда как профессиональные разработчики имеют возможность создавать мощные приложения с использованием встроенных в Notes средств программирования.
Одним из преимуществ архитектуры клиент/сервер Notes является то, что разработка приложения равносильна его развертыванию. К разработанному и помещенному на сервер Notes приложению можно при наличии соответствующих прав обращаться и копировать его с любого сервера или клиента Notes.
С этого момента любые изменения форм, полей, видов или программных решений автоматически наследуются всеми клиентами, независимо от платформ сервера и клиента, на которых они были разработаны и развернуты.
Профессиональные разработчики получают в свое распоряжение полный набор средств разработки Notes, позволяющих создавать стратегические системы. Сюда входят основные элементы для проектирования баз данных, полный набор встроенных средств программирования и полный набор средств интеграции с базами данных. Кроме того, Notes обеспечивает интеграцию с различными популярными инструментальными средствами других поставщиков.
Основные элементы проектирования Notes включают в себя формы, поля, виды, агенты и папки.
Для ввода и индикации информации в Notes входит набор предопределенных форм.
Формы строятся с помощью полей, таких как автор, дата, краткое содержание или полный документ. Разработчик может назначить полям определенные типы данных: текстовый, числовой, формат времени, форматированный текст. Пользователи могут создавать новые поля и изменять атрибуты и свойства имеющихся полей с помощью ряда диалоговых окон.
Поля имеют очень важное значение для управления базами данных Notes, так как документы представляются пользователю отсортированными по значению в определенных полях. Виды разрабатываются пользователем для вывода списка документов по различным критериям (по дате, по автору, по заказчику, по теме и т. д.). При представлении вида пользователю имена полей выводятся в качестве заголовков столбцов.
Агенты представляют собой логическую часть приложений Notes, позволяя разработчикам автоматизировать выполнение прикладных задач на клиентах и серверах. Эти задачи включают в себя обработку данных, репликацию и службы передачи сообщений. Кроме того, пользователи могут поручить агентам управление информацией в базах данных Notes. Например, не написав не единой строчки кода, конечный пользователь может создать агента, который будет автоматически просматривать поступающую почту в поиске слов «urgent» («срочно») или «important» («важно») в полях темы сообщений, и копировать отобранные послания в папку «hot issues» («важные вопросы»). Или, например, пользователь может создать агента, который будет просматривать новые документы в службе новостей в поиске указанных ключевых слов, и сообщать по электронной почте о найденных документах сообщением, включающим в себя ссылки на эти документы в базе данных службы новостей.
Разработчики и пользователи имеют возможность создавать папки, как личные, так и коллективного пользования, которые представляют собой «контейнеры» с иерархической структурой, позволяющие организовать документы в любой базе данных. Пользователи могут перемещать документы из видов в папки, где с ними удобнее будет работать, по принципу “перетащи и отпусти”.
В распоряжении разработчиков приложений Notes имеется множество различных конструктивных элементов для их построения. В дополнение к описанным выше шаблонам, Notes включает в себя LotusScriptT, агенты и язык формул Notes.
LotusScript представляет собой совместимый с BASIC язык программирования. Это полностью объектно-ориентированная среда программирования с классами, методами и свойствами, предоставляющая разработчикам согласованный доступ ко всем средствам Notes. Как и любое мощное средство программирования, LotusScript включает в себя интегрированные средства просмотра объектов и отладчик.
В Notes также входит собственный язык формул. Формулы аналогичны математическим формулам и состоят из переменных, констант и операторов, хотя результаты могут коренным образом отличаться. Например, разработчик может написать формулу, которая будет форматировать текст, превращая все первые буквы слов в заглавные, или формулу для объединения содержимого двух независимых полей в одном поле, которое и будет выведено пользователю. Notes поставляется с набором встроенных функций «functions», позволяющих проводить самые различные вычисления с данными различных типов.
Иерархические папки и виды в панели поиска Notes предоставляют пользователю современный и интуитивно понятный способ доступа к информации, но разработчик приложений может пожелать настроить интерфейс Notes в целях еще большего упрощения метода просмотра приложения. Навигаторы, которые представляют собой новые конструктивные элементы в Notes, состоят из графических изображений и «горячих зон», которые позволяют разработчику управлять ходом исполнения приложения Notes. Навигаторы – это наглядный интерфейс, с помощью которого разработчики могут руководить действиями пользователя приложения Notes. Например, можно создать навигатор, отображающий карту территории, на которой компания осуществляет продажи. При щелчке мышкой на горячей зоне, такой как, например, город на карте, разработчик может предусмотреть вывод документа и/или вида Notes. С помощью навигаторов разработчики имеют возможность создавать приложения Notes, согласующиеся с понятиями и представлениями конечного пользователя.
При интеграции хранилища объектов Notes с другими базами данных предприятия Notes позволяет увеличить общую ценность информационных активов организации. Lotus и деловые партнеры Lotus разработали множество методик интеграции и предназначенных для этого продуктов, позволяющих разработчикам приложений в полной мере использовать всю мощь и Lotus Notes, и реляционных баз данных (РСУБД). В число продуктов и технологий интеграции, позволяющих разработчикам приложений использовать Notes и РСУБД, входят:
1. LotusScript Data Object (LS:DO) – это набор классов, методов, свойств и событий LotusScript, обеспечивающих доступ к реляционным и традиционным базам данных с использованием ODBC.
2. LS:DO позволяет разработчикам объединить Notes с внешними базами данных для связи приложений Notes с операционными системами. Таким образом, с помощью LS:DO можно эффективно реализовать распределенный внешний интерфейс для традиционных систем. Так как LS:DO предоставляет доступ к базам данных как для чтения, так и для записи, в распоряжении разработчиков имеются все функции рабочих потоков и репликации Notes, что позволяет создавать расширенные приложения, объединяющие реляционные базы данныхс Notes.
3. NotesPump представляет собой программное обеспечение на основе сервера, позволяющее администраторам централизованно планировать и проводить массовый обмен данными между Lotus Notes и системами управления реляционными базами данных, включая семейство IBM DB2, Oracle7, Sybase10 и совместимые с ODBC базами данных. Средства связи NotesPump с DB2 (через ODBC) в сочетании с имеющимся набором продуктов репликации IBM предоставляют пользователям NotesPump доступ к данным IMS, VSAM и DB2 на широком спектре платформ.
Для создания некоторых приложений разработчикам может потребоваться непосредственный доступ к функциональным возможностям и средствам Notes с помощью других языков и средств разработки.
Типы приложений. Дискуссионные приложения - это базы данных, использующие документы, чтобы задать основную тему, и документы отзыва для сбора индивидуальной информации или мнений, которые должны ассоциироваться с ними. То есть индивидуальные знания собираются и совместно используются всеми сотрудниками компании. Новые сотрудники могут просматривать давние дискуссии, перед тем как задать свои вопросы, для того чтобы уменьшить количество повторений совместных знаний.
Приложения оповещения позволят информировать сотрудников не используя почту, электронную почту, доски объявлений и т.п. Создаются оповещающие базы данных, которые дают возможность информации распространяться быстрее и позволяют служащим, ответственным за создание этих документов, взаимодействовать. Информация, которая может храниться в таких базах данных: рекламные сообщения компаний, ведомственные новости, информация от службы обзора прессы, личная информация сотрудников и т.п.
Справочные приложения - это базы данных, спроектированные для поддержки и замещения существующих отпечатанных справочных материалов. Это могут быть инструкции, часто встречающиеся вопросы, спецификации по технологиям, сборники стандартных контрактов и т.п.
Отслеживающие приложения. Lotus Notes не подходит для отслеживания работ в реальном времени, однако ее гибко развивающаяся структура в сочетании с репликацией и службой безопасности делает базу мощным инструментом для применения в разнообразных менее быстрых транзактно-ориентированных (то есть в таких ситуациях, когда изменение информации критично) ситуациях. Отслеживающие приложения могут быть просто документами или комбинацией документов и отзывов (например, проектная база данных, в которой проектная информация сохраняется в документе, и отзывы для ввода затрат времени, требуемых ресурсов и замечаний по проекту целиком ассоциируются с главным документом). Другой пример: в отделе кадров отслеживающая база может быть использована для того, чтобы проследить результаты собеседования, найма на работу, трудовой деятельности каждого сотрудника.