Задачей данного этапа является описание и формализация деятельности предприятия, а также определение круга задач по разработке корпоративных стандартов и ранняя диагностика проблем, которые могут возникнуть при внедрении. Данный этап является одним из важнейших этапов проекта внедрения. Ведь на основе формализованного описания деятельности предприятия происходит выработка требований к системе, приходит понимание того, что должна будет делать будущая система и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявленные к ней требования со стороны предприятия, т.е строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы.
Необходимо помнить, что система всегда отражает описанную и стандартизованную систему хозяйственных операций (и процессов). Если нет формализованной деятельности, — нечего и автоматизировать.
Именно на этом этапе проявляется наиболее значимая и сложная проблема проектов внедрения — отсутствие системного менеджмента на предприятии.
Дело в том, что большинство наших руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя предприятия попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности возглавляемого им объекта или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, разговор достаточно быстро зайдет в тупик. Таким образом, руководство в общих чертах представляет себе общий ход дел, а специалист досконально изучил только свой участок работы. Однако как организация функционирует в целом не знает, как правило, никто. Никто не представляет каким образом результаты работы отдельного исполнителя влияют на общий результат деятельности компании. Поэтому описание и формализация деятельности предпрития необходимо для получение ясной картины взаимодействия всех подразделений при осуществлении его хозяйственной деятельности.
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование как бизнес-процесс на предприятии толком не поставлено. Отсутствие системного менеджмента на предприятиии означает необходимость в частичной реорганизация его деятельности и необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах.
На этом этапе выявляются: дублирование функций, узкие места процессов, избыточные операции, затратные центры, полностью или частично отсутствующие корпоративные стандарты, некачественно формируемые или отсутствующие первичные документы, справочники, нормативы и стандарты.
Как мы уже упоминали, при формализации деятельности предприятия приходит понимание того, что должна будет делать будущая система и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявленные к ней требования бизнеса. Поэтому нечеткость и неполнота описаний бизнес процессов и требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этих этапах, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неудаче внедрения системы в целом.
В большинстве случае, для осуществления этой работы не обойтисть без профессиональных внешних консультантов, потому что, как правило, для самостоятельной формализации бизнес процессов и анализа и ранжирования требований к КИС у предприятия не хватает ни сил, ни времени, — слишком заедает текучка. Плюс ко всему, нет как такового опыта рассмотрения деятельности организации с позиции процессов, создающих дополнительную ценность для клиента, так как вся деятельность рассматривается в жестких рамках функциональных подразделений. По опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.
Одной из ошибок данного этапа является то, что при проведении такого обследования специалистами консалтинговой компании, внедряющей конкретную КИС, оно выливается в обоснование подгонки деятельности предприятия под возможности продвигаемой ими системы.
По результатам проведенного обследования должны составляться два документа: один -описывающий бизнес процессы компании, другой — должен описывать все выявленные проблемы и намечать пути их ликвидации. Причем документы должны быть согласованы и подписаны всеми участниками проекта.