Создание структуры таблиц в режиме «Конструктор»

Пример 2. Создать структуру таблиц базы данных НАЛОГ.

Во вкладке Создание выберем Конструктор таблиц:

Описание структуры таблиц базы данных НАЛОГ представлено в таблице.

Создать структуру таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ согласно приведённому описанию.

При создании структуры таблиц в верхней части окна задаются имена полей, тип данных, отмечаются ключевые поля. В нижней части окна в области под названием Свойства поля во вкладке Общие задаются свойства активного поля.

В столбце Имя поля указываются имена полей таблицы, а в столбце Тип данных – тип поля (выбирается из раскрывающегося списка).

Ограничимся следующими типами данных: текстовые, числовые, денежные, дата/время.

Текстовый или символьный тип данных применяют для тех полей, которые не участвуют в расчетах.

Числовой тип задают числовым данным (например, количество).

Денежный тип задают денежным данным (например, сумма, цена).

Тип дата/время - используется для формирования дат.

Рассмотрим некоторые свойства поля:

Размер поля устанавливается для каждого типа данных по определенным правилам.

Для текстового поля размер задается от 1 до 255 байт (или символов). По умолчанию он устанавливается автоматически равным 255 байт. Для экономии памяти размер поля определяется по максимальному размеру данного.

Для числового поля размер выбирается из предлагаемого списка.

Замечание: размер поля определяется максимальным значением этого поля в документе.

· Число десятичных знаков - это число цифр после запятой. Устанавливается выбором из раскрывающегося списка.

· Подпись выносится в заголовки полей объектов. По умолчанию в подпись выносится имя поля.

· Условие на значение определяет требования к вводимым данным. Например, >0. Это условие не позволит ввести число меньше нуля илиравно нулю. Во время ввода данных осуществляется контроль. Можно ввести сообщение, которое будет выводиться в диалоговом окне при попытке ввести данные не удовлетворяющие заданному условию. Это свойство не является обязательным.

· Обязательное поле. Если указывается Да, то пустые значения данного поля не допускаются. Ключевое поле всегда обязательное!

· Индексированное поле. Индексы позволяют ускорить поиск записей в больших таблицах. По номеру записи осуществляется прямой доступ к искомой записи в таблице. Для свойства Индексированное поле при наличии простого ключа устанавливается значение Да (Совпадения не допускаются). Пример – Код предприятия или Код налога в таблицах ПРЕДПРИЯТИЯ и НАЛОГИ. Для составных ключей из списка выбираются Да (Допускаются совпадения). Пример - таблицы ПЛАН, ПЛАТЕЖИ и СПЕЦИФИКАЦИЯ ПЛАТЕЖЕЙ.

· Формат поля. Формат задает правила представления данных при выводе на экран или печать. Поля типов Числовой, Дата/время, Денежный имеют определенные форматы вывода данных. Формат можно выбрать в ячейке свойства Формат поля. Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных. Для даты будем использовать Краткий формат даты, а для денежных данных – формат Денежный. В числовом формате необходимое число десятичных знаков пользователь выбирает из списка (например, 2 знака).

Для обозначения ключевого поля надо сделать поле активным и нажать на панели инструментов кнопку Ключевое поле. Слева от имени ключевого поля появится символ Ключ.

Если ключ составной, ключевые поля расположить в начале таблицы, установить курсор слева от Имя поля, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть по всем ключевым полям. Затем на панели инструментов нажать кнопку Ключевое поле. Слева от имени каждого ключевого поля появится символ Ключ.

Можно также выделить необходимые поля при нажатой клавише Ctrl. Это действие необходимо проделать при указании ключевых полей в таблицах ПЛАН, ПЛАТЕЖИ и СПЕЦИФИКАЦИЯ ПЛАТЕЖЕЙ.

Для сохранения структуры таблицы закрыть ее, а затем ввести имя. По умолчанию система предлагает имя Таблица 1, Таблица 2 и так далее.

Примечание. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы спросит, нужно ли создать ключевое поле. Выбрать кнопку Нет, сохранить таблицу, затем открыть ее в режиме конструктора и определить ключевые поля.

Имена объектов Microsoft Accessдолжны содержать не более 255 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]). Имя не должно начинаться с пробела. Сохранить таблицу ПРЕДПРИЯТИЯ. Затем последовательно создать структуры таблиц НАЛОГИ, ПЛАН, ПЛАТЕЖИ, СПЕЦИФИКАЦИЯ ПЛАТЕЖЕЙ.