Понятие электронного офиса.





Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К офисным задачам можно отнести следующие задачи: делопроизводство управление, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:

· обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д. );

· сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);

· хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).

Электронный офис - это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов

Основные функции электронного офиса:

· общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

· локальное хранение документов;

· обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

· дистанционная и совместная работа служащих над документом;

· поддержка общения без отрыва от рабочего места;

· электронная почта;

· персональная обработка данных;

· составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

· обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и веление персональных баз данных;

· генерация отчетов по обработке данных;

· управление ресурсами;

· контроль исполнения;

· управление личным временем;

· контроль автоматической корреспонденции;

· передача данных;

· обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

· обеспечение стилистического качества документов;

· моделирование решений и имитация их принятия;

· информационная поддержка принятия решений;

· создание адаптируемых АРМ;

· обмен локальной и персонализированной информацией;

· служба видеотекста;

· обмен и интеграция программных средств;

· перенос документов с одного носителя на другой:

· полиграфическое оформление документов;

· групповой контакт через терминалы.

С помощью автоматизированной информационной технологии можно реализовать, как минимум, три этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ, принятие решений.

В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса - виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объёмов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ) является главным инструментом общения специалиста с компьютерной системой. Оно может играть роль автономного рабочего места, рабочей станции в локальной сети, интеллектуального терминала с удаленным доступом к ресурсам главного компьютера или внешней сети.

Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работ.

Основные операции по накоплению, хранению и обработке информации при организации АРМ специалиста возлагаются на компьютерную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач, анализе функций управления и подготовке управленческих решений.

АРМы финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики):

· формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

· анализ финансового состояния предприятия;

· анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности и др.;

· анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

· сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.

Техническое обеспечение электронного офиса в финансовом менеджменте выбирается, исходя из объёма и сложности решаемых на предприятии задач финансового менеджмента, уровня развития информационных технологий в данной предметной области.

В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

· компьютеры,

· сетевое оборудование,

· средства коммуникации,

· устройства ввода-вывода информации,

· устройства хранения информации,

· устройства мультимедиа,

· организационная техника,

· дополнительные средства.

В электронном офисе для решения задач финансового менеджмента используется один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. На рынке представлен широкий спектр моделей персональных компьютеров, отличающихся функциональными возможностями и стоимостью (В мире персональных компьютеров, занимающих в настоящее время лидирующие позиции в обеспечении информационных технологий, наиболее широко распространены IBM-совместимые персональные компьютеры с процессором Intel (семейство процессоров х86). Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией - совокупностью основных устройств, типом и моделью процессора, объёмом оперативной памяти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа и дисководов, типом и размером монитора, типом видеокарты.

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объёма и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объёмы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для организации и поддержания в рабочем состоянии компьютерных сетей используется сетевое оборудование:

· концентратор (HUB) - предназначен для распознавания конфликтов между элементами сети и их ликвидации, синхронизации информационных потоков внутри сети, обычно используется в локальных компьютерных сетях радиальной топологии;

· коммутатор - аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и маршрутизацию информационных пакетов;

· маршрутизатор (router) - предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения таких сетей в сети более высокого уровня, распределения потоков информации между сегментами сетей. Для обеспечения связи с "внешним миром", передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факс-модемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры и др. Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры (оптико-электрические считывающие устройства) различной конструкции.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные (игольчатые), струйные и лазерные принтеры. При выборе модели принтера можно руководствоваться следующим:

· если объём информации, которую необходимо выводить на печать, невелик и скорость и качество не имеют большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;

· если необходима качественная печать черно-белых материалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями офиса;

· если необходимо осуществлять печать и черно-белых, и цветных, материалов, то самый дешевый вариант - выбор цветного струйного принтера;

· если есть потребность в печати цветных материалов полиграфического качества в условиях сети, то следует приобрести и использовать сетевой цветной лазерный принтер.

Для размещения данных в электронной форме на магнитных или оптических носителях предназначены устройства хранения информации. Кроме жесткого диска, дисководов для гибких дисков, которые стали неотъемлемыми элементами конфигурации персонального компьютера, в офисе могут быть использованы:

· стример - устройство памяти на магнитной ленте большой емкости, основное применение это обмен информацией с жестким диском для создания резервной копии памяти и архива;

· устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW), позволяющие производить запись на специальные матрицы (либо для однократной записи, либо для многократного использования). Установка такого устройства в офисе поможет решить проблему резервного копирования;

· DVD-накопители, использующие самые современные технологии записи информации; на стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информации (на порядок больше, чем вмещает компакт-диск). DVD- накопители позволяют работать практически со всеми видами обычных компакт-дисков.

Для обработки видео- и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно-копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители - фирмы Xerox, Canon и др.).

К дополнительным устройствам можно отнести:

· сетевой фильтр - устройство, предназначенное для сглаживания скачков напряжения в сетях электропитания;

· блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течение некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.

 





Читайте также:
Основные научные достижения Средневековья: Ситуация в средневековой науке стала меняться к лучшему с...
Жанры народного творчества: Эпохи, люди, их культуры неповторимы. Каждая из них имеет...
Основные понятия ботаника 5-6 класс: Экологические факторы делятся на 3 группы...
Задачи и функции аптечной организации: Аптеки классифицируют на обслуживающие население; они могут быть...

Рекомендуемые страницы:


Поиск по сайту

©2015-2020 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-02 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Обратная связь
0.029 с.