Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.
К офисным задачам можно отнести следующие задачи: делопроизводство управление, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.
При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:
· обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д.);
· сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);
· хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).
Электронный офис - это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов
Основные функции электронного офиса:
· общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;
· локальное хранение документов;
· обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;
· дистанционная и совместная работа служащих над документом;
· поддержка общения без отрыва от рабочего места;
· электронная почта;
· персональная обработка данных;
· составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
· обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и веление персональных баз данных;
· генерация отчетов по обработке данных;
· управление ресурсами;
· контроль исполнения;
· управление личным временем;
· контроль автоматической корреспонденции;
· передача данных;
· обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
· обеспечение стилистического качества документов;
· моделирование решений и имитация их принятия;
· информационная поддержка принятия решений;
· создание адаптируемых АРМ;
· обмен локальной и персонализированной информацией;
· служба видеотекста;
· обмен и интеграция программных средств;
· перенос документов с одного носителя на другой:
· полиграфическое оформление документов;
· групповой контакт через терминалы.
С помощью автоматизированной информационной технологии можно реализовать, как минимум, три этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ, принятие решений.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса - виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объёмов сложноорганизованной информации.
Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.
Профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ) является главным инструментом общения специалиста с компьютерной системой. Оно может играть роль автономного рабочего места, рабочей станции в локальной сети, интеллектуального терминала с удаленным доступом к ресурсам главного компьютера или внешней сети.
Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работ.
Основные операции по накоплению, хранению и обработке информации при организации АРМ специалиста возлагаются на компьютерную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач, анализе функций управления и подготовке управленческих решений.
АРМы финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики):
· формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;
· анализ финансового состояния предприятия;
· анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности и др.;
· анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;
· сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
Техническое обеспечение электронного офиса в финансовом менеджменте выбирается, исходя из объёма и сложности решаемых на предприятии задач финансового менеджмента, уровня развития информационных технологий в данной предметной области.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:
· компьютеры,
· сетевое оборудование,
· средства коммуникации,
· устройства ввода-вывода информации,
· устройства хранения информации,
· устройства мультимедиа,
· организационная техника,
· дополнительные средства.
В электронном офисе для решения задач финансового менеджмента используется один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. На рынке представлен широкий спектр моделей персональных компьютеров, отличающихся функциональными возможностями и стоимостью (В мире персональных компьютеров, занимающих в настоящее время лидирующие позиции в обеспечении информационных технологий, наиболее широко распространены IBM-совместимые персональные компьютеры с процессором Intel (семейство процессоров х86). Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией - совокупностью основных устройств, типом и моделью процессора, объёмом оперативной памяти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа и дисководов, типом и размером монитора, типом видеокарты.
Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объёма и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объёмы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.
Для организации и поддержания в рабочем состоянии компьютерных сетей используется сетевое оборудование:
· концентратор (HUB) - предназначен для распознавания конфликтов между элементами сети и их ликвидации, синхронизации информационных потоков внутри сети, обычно используется в локальных компьютерных сетях радиальной топологии;
· коммутатор - аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и маршрутизацию информационных пакетов;
· маршрутизатор (router) - предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения таких сетей в сети более высокого уровня, распределения потоков информации между сегментами сетей. Для обеспечения связи с "внешним миром", передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факс-модемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры и др. Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры (оптико-электрические считывающие устройства) различной конструкции.
Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные (игольчатые), струйные и лазерные принтеры. При выборе модели принтера можно руководствоваться следующим:
· если объём информации, которую необходимо выводить на печать, невелик и скорость и качество не имеют большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;
· если необходима качественная печать черно-белых материалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями офиса;
· если необходимо осуществлять печать и черно-белых, и цветных, материалов, то самый дешевый вариант - выбор цветного струйного принтера;
· если есть потребность в печати цветных материалов полиграфического качества в условиях сети, то следует приобрести и использовать сетевой цветной лазерный принтер.
Для размещения данных в электронной форме на магнитных или оптических носителях предназначены устройства хранения информации. Кроме жесткого диска, дисководов для гибких дисков, которые стали неотъемлемыми элементами конфигурации персонального компьютера, в офисе могут быть использованы:
· стример - устройство памяти на магнитной ленте большой емкости, основное применение это обмен информацией с жестким диском для создания резервной копии памяти и архива;
· устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW), позволяющие производить запись на специальные матрицы (либо для однократной записи, либо для многократного использования). Установка такого устройства в офисе поможет решить проблему резервного копирования;
· DVD-накопители, использующие самые современные технологии записи информации; на стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информации (на порядок больше, чем вмещает компакт-диск). DVD- накопители позволяют работать практически со всеми видами обычных компакт-дисков.
Для обработки видео- и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.
К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно-копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители - фирмы Xerox, Canon и др.).
К дополнительным устройствам можно отнести:
· сетевой фильтр - устройство, предназначенное для сглаживания скачков напряжения в сетях электропитания;
· блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течение некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.