Задание и рекомендации по выполнению лабораторной работы
Задание на разработку СУБД
Реализовать с применением пакета MS Access информационную систему с базой данных ИС_Учет_Успеваемости, содержащую три таблицы:
1. Таблица «Кадры », содержит 7 полей, наименование полей и их тип:
КодСтудента – Счетчик;
Фамилия, Имя, Отчество, Гражданство – Текстовые;
ДатаРождения – Дата/время;
НомУчГруппы – Текстовый.
2. Таблица «Учебный план», содержит 4 поля, наименование полей и их тип:
КодДисциплины – Счетчик;
Наименование, Преподаватель – Текстовые;
КолЧасов – Числовой.
3. Таблица «Электронный журнал», содержит 6 полей, наименование полей и их тип:
Код – Счетчик;
Дата – Дата/время;
Студент – смешанный тип данных (содержит поля КодСтудента и Фамилия из таблицы Кадры, создается с помощью Мастера подстановок );
Дисциплина – смешанный тип данных (содержит поля КодДисциплин, Наименование из таблицы Учебный план, создается с помощью Мастера подстановок);
ВидЗанятия – Текстовый;
Оценка – Числовой.
Ниже приведена подробная методика создания данного приложения.
Запуск MS Access и изучение справки
Включение компьютера и запуск MS Access.
Запустить MS Access, для чего воспользоваться командой Пуск/Программы/Microsoft Access или воспользоваться ярлыком Microsoft Access на Рабочем столе.
Создание новой базы данных.
В меню Microsoft Access выбрать Создать – Новая база данных. В окне Файл новой базы данных создать «свою» папку D:\Документы\Группа (номер вашей группы)\Фамилия_студента и « войти» в нее. В поле И мя файла задать имя файла базы данных – ИС_Учет_Успеваемости, нажать кн. Создать.
Работа со справочной системой MS Access.
Выполнить команду меню Справка или нажать кнопку на панели инструментов?. Найти пункт меню Создание базы данных и работа в окне базы данных. Изучить содержание подразделов: Что такое база данных?, Проектирование базы данных, Создание базы данных. Особое внимание обратить на содержание гиперссылок в тексте справочной информации.
Не закрывая окна подраздела Создание базы данных, свернуть его на панель задач. Использовать необходимую справочную информацию в процессе разработки системы.
Разработка таблиц
3.1. Разработка базовых таблиц. В окне ИС_Учет_Успеваемости: база данных выбрать вкладку Таблицы, нажать кн. Создать. В окне Новая таблица выбрать режим – Конструктор (Создание таблицы в режиме конструктора), нажать кн. ОК. Создать в таблице поля с атрибутом Имя поля: КодСтудента, Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения, НомУчГруппы, Гражданство.
Установить для каждого поля следующий Тип данных: для поля КодСтудента – Счетчик; для полей Фамилия, Имя, Отчество, Гражданство – Текстовый; для поля ДатаРождения – Дата/время; НомУчГруппы – Текстовый. Установить поле КодСтудента – ключевым, для чего поставить на данное поле курсор и на панели инструментов нажать кн. Ключевое поле.
На панели инструментов Стандартная нажать кн. Сохранить, в поле И мя таблицы: окна Сохранение ввести – Кадры, нажать кн. ОК. Закрыть таблицу.
Используя режим – Конструктор, создать вторую таблицу под именем – Учебный план. В таблицу ввести следующие поля с атрибутом Имя поля: КодДисциплин, Наименование, Преподаватель, КолЧасов. Тип данных установить: для поля КодДисциплин – Счетчик (сделать его ключевым); Наименование, Преподаватель – Текстовый; КолЧасов – Числовой.
3.2. Настройка свойств полей. Вторым этапом создания таблиц баз данных является настройка свойств полей. Заметим, что при создании нового поля в зависимости от его типа некоторые свойства имеют значения по умолчанию.
Открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор (для этого в контекстном меню выбрать пункт Конструктор) Установить курсор на поле КодСтудента, на вкладке Общие (Свойства поля) установить свойство Подпись – № п/п. Для полей Фамилия, Имя и Отчество установить свойства: Размер поля – 30; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения). Для поля ДатаРождения установить (выбрать) свойства: Формат поля – Краткий формат даты (19.06.1994); Маска ввода – запустить мастер 
, подтвердить сохранение таблицы, нажать кн. Да, в окне Создание масок ввода выбрать Краткий формат даты (27.09.1969), нажать кн. Далее>, в следующем окне снова нажать кн. Далее>, затем кн. Готово. Свойство Маска ввода должна установиться – 00.00.0000;0;_; Подпись – Дата рождения; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения). Для поля НомУчГруппы установить свойства: Подпись – Уч. группа; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения), Значение по умолчанию – номер своей учебной группы. Для поля Гражданство: Размер поля – 20; Значение по умолчанию – Российская_Федерация; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).
Нажать кн. Сохранить, закрыть таблицу Кадры.
Открыть для редактирования таблицу Учебный план. Установить свойства полей: поле КодДисциплин – свойство Подпись – № п/п; поле Наименование – Размер поля – 70, Подпись – Дисциплина, Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются); поле Преподаватель – Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения); поле КолЧасов – Подпись – Часы. Сохранить и закрыть таблицу.
3.4. Установка фиксированного набора значений. Открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор. Для поля Гражданство, открыть список Тип данных и выбрать Мастер подстановок.... В окне Создание подстановки выбрать режим – будет введен фиксированный набор значений, нажать кн. Далее. В следующем окне в Столбец 1 последовательно в строки столбца ввести гражданство: Российская_Федерация, Республика_Беларусь, Украина и т.д. Нажать кн. Далее, затем Готово. Сохранить и закрыть таблицу Кадры.
Установка связей и заполнение таблиц
4.1. Создание и настройка сводной таблицы. Используя режим конструктора создать таблицу Электронный журнал, включить в ее состав необходимые поля и настроить их свойства в следующем порядке:
Имя поля – Код, Тип данных – Счетчик, Свойства: Подпись – № п/п. Сделать поле ключевым.
Имя поля – Дата, Тип данных – Дата/время, Свойства: Формат поля – Краткий формат даты; Маска ввода – (используя мастер масок ввода) 00.00.0000;0;_; Значение по умолчанию – запустить мастер Функции 
, в окне Построитель выражений открыть папку Функции, затем Встроенные функции, выбрать тип функции Дата/время, затем функцию – Date, нажать кн. Вставить, затем ОК, в поле свойства “ Значение по умолчанию ” появится – Date() (эта функция генерирует токующую дату); Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).
Имя поля – Студент, Тип данных – выбрать Мастер подстановок..., в окне Создание подстановки установить – столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, нажать кн. Далее>, выбрать таблицу Кадры, нажать кн. Далее>, из поля Доступные поля: в поле Выбранные поля: используя кн. 
переместить поля КодСтудента, Фамилия, нажать кн. Далее>, убедится что в следующем окне установлен переключатель Скрыть ключевой столбец, нажать кн. Далее>, затем Готово, выполнить рекомендации по сохранению таблицы.
Имя поля – Дисциплина, Тип данных – выбрать Мастер подстановок... аналогично предыдущему полю связать с таблицей Учебный план (поля КодДисциплин, Наименование).
Имя поля – ВидЗанятия, Тип данных – выбрать Мастер подстановок... используя режим – фиксированный набор значений ввести следующие виды занятий: Лекция, Лаб_Зан, Практ_Зан, Семинар. Свойства: Подпись – Вид занятия; Значение по умолчанию – Практ_Зан.
Имя поля – Оценка, Тип данных – выбрать Мастер подстановок... используя режим – фиксированный набор значений ввести следующие виды оценок: 5, 4, 3, 2, установить Тип данных – Числовой.
В свойствах полей Студент (КодСтудента), Дисциплина (КодДисциплин), Оценка убрать 0 из Значение по умолчанию, Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).
После произведенных изменений сохраните таблицу.
4.2. Редактирование схемы данных. Закрыть все таблицы. На панели инструментов Стандартная нажать кн. Схема данных (или выполнить команду Сервис/Схема данных. В окне Схема данных должны располагаться таблицы со связями (соединениями одноименных полей в связанных таблицах). Выполнить коррекцию связей, для чего, установить указатель мыши на линию связи и дважды щелкнуть ЛКМ. В окне Связи установить переключатели: Обеспечение целостности данных; каскадное обновление связанных полей; каскадное удаление связанных записей, нажать ОК. Аналогично настроить вторую связь. Убедится, что тип отношений между базовыми таблицами и таблицей данных Один ко многим. Сохранить и закрыть схему данных.
4.3. Ввод данных в режиме таблицы. Поочередно открыть таблицы в Режиме таблицы изаполнить информацию в базовых таблицах Кадры (не менее 25 записей с разными датами фамилиями и т.п.) и Учебный план (не менее 10 записей). Затем заполнить таблицу Электронный журнал (не менее 25 записей). Сохраните результаты работы.
Замечания:
1. Ширину полей таблиц при необходимости можно отредактировать с помощью мыши.
2. Просмотр и коррекцию всех данных можно осуществлять из таблицы Кадры для чего необходимо щелкнуть ЛКМ на значек ”+” в первом столбце таблицы Кадры напротив соответствующей строки с фамилией студента.
Контрольные вопросы
1. Назовите особенности справочной системы MS Access.
2. Перечислите основные моделей типы организации баз данных? Что такое реляционная база данных?
3. Что такое целостность данных и как она обеспечивается?
4. Что такое поле? Назовите основные типы и свойства полей.
5. Что такое и как устанавливается маска ввода?
6. Что такое и как устанавливается фиксированный набор значений для ввода?
7. Как сделать так, чтобы в заполняемую запись автоматически вводилась текущая дата?
8. Что такое схема данных и как производится ее редактирование?
9. Назовите особенности непосредственного ввода данных в режиме таблицы.
10. Как просмотреть из одной таблицы данные, находящиеся в других связанных с ней таблицах?
Лабораторная работа № 2
РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ, СОЗДАНИЕ ФОРМ И ЗАПРОСОВ
В СУБД MS ACCESS
(Продолжительность занятия 4 часа)
Цель работы: Изучить порядок редактирования таблиц, создания простых форм и построения запросов в СУБД MS Access.
Вопросы, изучаемые на занятии:
1) изменение структуры таблиц;
2) сортировка записей в таблицах;
3) фильтрация записей в таблицах;
4) создание и редактирование простых форм;
5) построение запросов.