Редактирование таблиц, сортировка и фильтрация записей
Изменение структуры таблицы. Запустить MS Access и открыть базу данных, разработанную на предыдущем занятии (ИС_Учет_Успеваемости).
Открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор. Установить курсор на поле Фамилия. На панели Стандартная нажать кн. Добавить строки (или выполнить команду Вставка/Строки). Добавить поле Пол с текстовым типом данных. Сохранить таблицу. Перейти в Режим таблицы. Заполнить столбец Пол (мужской/женский ). Закрыть таблицу Кадры.
Сортировка записей в таблицах. Открыть для просмотра записей таблицу Электронный журнал. Провести сортировку записей в таблице по фамилиям студентов, для чего: выделить столбец Студент (щелкнуть ЛКМ по заголовку столбца), на панели инструментов Стандартная щелкнуть по кн. Сортировка по возрастанию. Повторить действия, используя кн. Сортировка по убыванию. Восстановить сортировку записей по № п/п.
1.3. Фильтрация записей в таблицах. Фильтрация – самый простой способ выделения записей в таблице по какому-либо признаку (критерию).
Рассмотрим применение фильтра по выделенному. Установить курсор на одну из фамилий студентов в поле Студент таблицы Электронный журнал, на панели инструментов Стандартная нажать кн. Фильтр по выделенному (или выполнить команду меню Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному), убедится, что в таблице остались записи по выбранному студенту. Нажать кн. Удалить фильтр (команда Записи/Удалить фильтр).
Применение обычного фильтра. Нажать кн. Изменить фильтр (команда Записи/Фильтр/Изменить фильтр). В окне Электронный журнал: фильтр установить в поле Дата – одну из введенных в таблицу дат, в поле Дисциплина – одну из дисциплин, в поле Вид занятия – Практ_Зан, остальные поля должны быть пустыми. На панели инструментов Стандартная нажать кн. Применение фильтра. Просмотреть результат работы фильтра. Изменить фильтр, для чего снова нажать кн. Изменить фильтр, внизу окна перейти на вкладку “ Или ” и в поле Дата установить другую дату, нажать кн. Применение фильтра, убедится, что появились записи по двум датам. Нажать кн. Удалить фильтр.
Очистить бланк фильтра для чего: нажать кн. Изменить фильтр, затем кн. Очистить бланк, затем кн. Применение фильтра. Закрыть таблицу Электронный журнал с подтверждением ее сохранения.
Дополнительное задание: вывести все записи с номерами больше (меньше) заданной; вывести все записи с датой позже (раньше) заданной.
Создание простых форм
2.1. Применение Автоформ. Перейти на вкладку Формы окна База данных. Нажать кн. Создать. В окне Новая форма выбрать Автоформа: в столбец, в качестве источника данных выбрать таблицу Кадры, нажать кн. ОК. Используя кн. Сохранить – сохранить форму под именем Кадры. С помощью кн. Новая запись 
в нижней части формы ввести новую запись по учету кадров (для быстрого перемещения по полям можно использовать кл. Tab). Закрыть форму. Просмотреть внесенную запись в таблице Кадры.
Используя режим Автоформа: ленточная, для таблицы Учебный план создать форму под именем Учебный план. Ввести новую запись. Просмотреть внесенную запись в таблице Учебный план. Сохранить и закрыть форму.
2.2.Применение Мастера форм. Перейти на вкладку Формы. Нажать кн. Создать, в окне Новая форма выбрать Мастер форм, в качестве источника установить табл. Электронный журнал, нажать ОК. В окне Создание формы с помощью кн. 
переместить все наименования полей из поля Доступные поля: в поле Выбранные поля: нажать кн. Далее>, в следующем окне выбрать внешний вид формы – в один столбец, нажать кн. Далее>. Установить требуемый стиль – Камень, кн. Далее>, затем Готово. Ввести новую запись. Просмотреть внесенную запись в таблице Электронный журнал. Сохранить и закрыть форму.
2.3.Редактирование форм. Открыть форму Электронный журнал, перевести ее в режиме – Конструктор (кн. Вид – панели инструментов Стандартная).
Используя ЛКМ зацепить границу между Заголовком формы и Областью данных и сдвинуть ее вниз на 1 см (по линейке – слева). Увеличить правую границу формы до 10 см, на панели инструментов Панель элементов выбрать объект Надпись, с помощью указателя мыши в области заголовка установить область ввода надписи, ввести текст – Ввод учета успеваемости. Используя кн. панели Формат установить: Шрифт – Times New Roman; размер – 18; полужирный; выравнивать – по центру. Цвет заливки/фона – цвет морской волны; цвет текста – белый; тип оформления – утопленное оформление.
Используя средства панели инструментов Форматирование настроить элементы формы. Для оформления использовать разделительные линии.
Установка свойств формы. Выполнить команду Правка/Выделить форму. На панели инструментов нажать кн. Свойства (команда Вид/Свойства). Установить: Полосы прокрутки – Отсутствует; Область выделения – Нет; Разделительные линии – Нет; Тип границы – Тонкая; Кнопки размеров окна – Отсутствуют.
Переключаясь между режимами Конструктор и Режим формы установить необходимые размеры окна. Нажать кн. Сохранить. Ввести 5-7 новых записей. Закрыть форму Электронный журнал.
Редактирование форм созданных в режиме Автоформа. Открыть форму Кадры в режиме Конструктор. Выделить и удалить поле Пол. На панели инструментов Стандартная нажать кн. Список полей, зацепить ЛКМ поле Пол и перетащить его на место прежнего в Область данных формы. Повторить аналогичные действия над полями, где в качестве данных в таблице использовался список подстановки. Отредактировать изображение элементов формы аналогично форме Электронный журнал, задать заголовок форме – Карточка кадрового учета. Аналогичным образом отредактировать форму – Учебный план.
Организация запросов
При работе с базами данных наиболее часто используются простые запросы – выбор записей из таблиц или других запросов удовлетворяющих заданному критерию.
3.1. Формирование простого запроса, как расширенного фильтра. ткрыть таблицу Электронный журнал, выполнить команду Записи/Фильтр/ Расширенный фильтр. В строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать в отдельные столбцы поля: Код, Дата, Студент, Дисциплина, ВидЗанятия, Оценка. В строке Сортировка: для поля Дата установить – по возрастанию. Условие отбора: установить: для поля Оценка – 2, ВидЗанятия – Практ_Зан. В строке “ или:” для поля ВидЗанятия установить – Лаб_Зан, для поля Оценка – 2.
На панели инструментов нажать кн. Сохранить как запрос. В окне Сохранение в виде запроса ввести имя – Запрос по неудовлетворительным оценкам. Закрыть окно фильтра. Перейти на вкладку Запросы. Выполнить запрос (кн. Открыть) Запрос по неудовлетворительным оценкам. Проверить правильность выборки данных из таблицы Электронный журнал.
Самостоятельно сформируйте запросы по следующим критериям: 1) отличные оценки; 2) оценки 4 или 5.
3.2. Формирование простого запроса с параметрами. Запрос с параметрами – запрос, при выполнении которого пользователь в диалоговом окне вводит данные, на основе которых выполняется запрос.
На вкладке Запросы окна База данных нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Простой запрос. В окне Создание простых запросов в поле Таблицы/запросы: выбрать Таблица: Электронный журнал. Из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: все поля данных, снова открыть поле Таблицы/запросы: и выбрать Таблица: Кадры, из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: – Пол, НомУчГруппы. Нажать кн. Далее>. Выбрать вид отчета – подробный, Далее>. Задать имя запроса – Учет успеваемости за (дата). Нажать кн. Готово. Выделить и переместить поля Учебная группа после поля Дата, поле Пол – после поля Учебная группа. Нажать кн. Сохранить. Перейти в режим Конструктор. Для поля Дата в строку Условие отбора: ввести [ За какое число? ] (вводится в квадратных скобках). Сохранить запрос. Кн. Вид выбрать Режим таблицы. В окне Введите значение параметра ввести одну из дат, содержащихся в таблице, нажать кн. ОК. Закрыть окно запроса. Проверить работу запроса по другим датам.
Самостоятельно сформируйте запросы по следующим критериям: 1) по датам больше заданной 2) по датам лежащей в диапазоне между заданными, 3) по заданным оценкам, 4) по оценкам больше заданной.
3.3. Разработка перекрестного запроса. Перекрестный запрос – запрос, результатом выполнения которого является таблица, столбцами и строками которой являются записи, находящиеся в заданных полях других таблиц или других запросов.
3.3.1. Сформируем с помощью перекрестного запроса таблицу, в которой названиями строк являются записи, содержащиеся в полях Фамилия, Имя и ВидЗанятия, а названиями столбцов – записи, содержащиеся в поле Наименования (дисциплин), также имеется еще один столбец – “ средние балл ”. Сама же таблица должна содержать средние значения записей поля Оценка, т.е. средний балл соответствующий данному студенту, виду занятий и дисциплине.
Подготовку данных для создания перекрестного запроса осуществим с помощью простого запроса, для чего необходимо выполнить следующие действия: на вкладке Запросы окна База данных нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Простой запрос. В окне Создание простых запросов в поле Таблицы/запросы: выбрать Таблица: Кадры, из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: Фамилия, Имя; Таблица: Учебный план – поле Наименование; Таблица: Электронный журнал – поля ВидЗанятия и Оценка. Нажать кн. Далее>.
Выбрать вид отчета – подробный, Далее>. Задать имя запроса – Подготовка данных. Нажать кн. Готово.
на вкладке Запросы окна База данных, нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Перекрестный запрос. Нажать кн. ОК. В окне Создание перекрестных таблиц выбрать Показать Запросы и Запрос: Подготовка данных Далее>.
В следующем окне предлагается выбрать поля для заголовков строк. Выбрать в качестве полей заголовка строк – Фамилия, Имя и ВидЗанятия. Нажать кн. Далее>. В качестве заголовка столбцов в следующем окне выбрать поле – Наименование. Нажать кн. Далее>. В следующем окне в качестве поля вычислений выбрать Оценка, Функции: – Среднее. Вычислить итоговое значение для каждой строки – Да. Нажать кн. Далее>. Задать имя запроса – Таблица успеваемости, нажать кн. Готово.
Просмотреть содержимое полученной перекрестной таблицы. Сохранить и закрыть запрос.
3.3.2. Сформируем с помощью перекрестного запроса таблицу, в которой названиями строк являются записи, содержащиеся в полях Фамилия, Имя, а названиями столбцов – в поле Дата. Сама же таблица должна содержать записи поля Оценка, относящиеся к заданным НомУчГруппы, Дисциплине и ВидуЗанятия (для определенности, например, выберем группу ДПИ105, математика и практика).
Подготовку данных для создания перекрестного запроса осуществим с помощью простого запроса, для чего необходимо выполнить следующие действия: на вкладке Запросы окна База данных нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Простой запрос. В окне Создание простых запросов в поле Таблицы/запросы: выбрать Таблица: Кадры, из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: Фамилия, Имя, НомУчГруппы; Таблица: Учебный план – поле Наименование; Таблица: Электронный журнал – поля Дата, ВидЗанятия и Оценка. Нажать кн. Далее>.
Выбрать вид отчета – подробный, Далее>. Задать имя запроса – Подготовка данных_1. Нажать кн. Готово.
на вкладке Запросы окна База данных, нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Перекрестный запрос. Нажать кн. ОК. В окне Создание перекрестных таблиц выбрать Показать Запросы и Запрос: Подготовка данных_1 Нажать кн. Далее>.
В следующем окне предлагается выбрать поля для заголовков строк. Выбрать в качестве полей заголовка строк – Фамилия, Имя. Нажать кн. Далее>. В качестве заголовка столбцов в следующем окне выбрать поле – Дата. Нажать кн. Далее>. В следующем окне в качестве поля вычислений выбрать Оценка, Функции: – Среднее. Вычислить итоговое значение для каждой строки – Да. Нажать кн. Далее>. Задать имя запроса – Журнал успеваемости по математике (Практ_Зан) группы ДПИ105, нажать кн. Готово.
Открыть созданный запрос в режиме конструктора. Добавить поля НомУчГруппы, Дисциплина и ВидЗанятий, условия отбора ДПИ105, Математика и Практ_Зан соответственно.
Просмотреть содержимое полученной перекрестной таблицы. Сохранить результаты работы.
Контрольные вопросы
1. Каким образом можно осуществить изменение структуры таблиц?
2. Как произвести сортировку записей в таблицах?
3. Для чего нужна и как осуществляется фильтрация записей в таблицах?
4. Назначение форм. Как можно создать и отредактировать простые формы?
5. Назовите основные возможности мастера форм.
6. Как производится редактирование формы в режиме конструктора?
7. Что такое запрос? Перечислите и поясните основные виды запросов.
8. Что такое расширенных фильтр и как с его помощью осуществляется формирование простых запросов?
9. Дайте определение параметрического запроса и поясните порядок его создания.
10. Поясните назначение и порядок выполнения перекрестного запроса.
Лабораторная работа № 3
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ, СЛОЖНЫХ ФОРМ И НАСТРОЙКА ПРИЛОЖЕНИЙ В СУБД MS ACCESS
(Продолжительность занятия 4 часа)
Цель работы: Изучить порядок создания отчетов, проектирования сложных форм и настройки приложений MS Access.
Вопросы, изучаемые на занятии:
1) создание отчетов;
2) включение элементов управления и графических изображений в формы;
3) установка параметров запуска и настройка приложения.