Создание отчетов
Отчет – средство организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчет можно поместить элементы оформления (например, заголовки, выводы рисунки, диаграммы и т.п.)
Наиболее просто отчет может быть создан с помощью матера, а затем при необходимости скорректирован в режиме конструктора.
Предположим необходимо создать отчет на основе таблицы Кадры. Выполним следующие действия: откроем вкладку Отчеты, выберем пункт Создать отчет с помощью мастера, в качестве источника данных выберем таблицу Кадры, для отображения выберем все поля таблицы, нажмем кнопку Готово. Откроем отчет в режиме конструктора и скорректируем его название, изменив на «Список студентов», сохраните отчет под данным названием.
Создадим отчет в виде карточек на отдельных студентов. Порядок действий в данном случае будет следующим: выберем пункт Создать отчет с помощью мастера, в качестве источника данных выберем таблицу Кадры, для отображения выберем все поля таблицы, нажмем кн. Далее; Уровни группировки оставим без изменений, нажмем кн. Далее; Порядок сортировки оставим без изменений, нажмем кн. Далее; Вид макета выберем В столбец, нажмем кн. Далее; Требуемый стиль выберем строгий, нажмем кн. Далее;Выберем заголовок – Карточки студентов,нажмем кн. Готово.
Самостоятельно создайте отчеты, используя в качестве источников данных перекрестные запросы, выполненные на предыдущей лабораторной работе.
Теперь предположим, что необходимо построить диаграмму, отражающую средний балл успеваемости студентов. В окне базы данных перейдем на вкладку Отчеты и нажмем кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне выберем Мастер диаграмм и в качестве источника данных выберем запрос «Таблица успеваемости ». Нажмем ОК. В следующем диалоговом окне выберем необходимые поля – Фамилия; Итоговое значение Оценка и нажмем кн. Далее. Затем выберем тип диаграммы – Гистограмма и нажмем кн. Далее. Появится примерный вид диаграммы. Нажмем два раза ЛКМ на кнопку с надписью «Итоговое значение Оценка » и в появившемся диалоговом окне выберем значение AVG (среднее значение). Нажмем кн. Далее. Зададим название отчета – Диаграмма успеваемости и нажмем кн. Готово. Затем откроем этот отчет в режиме конструктор и изменим формат осей.
Импорт графических изображений в базу данных
2.1.Создание поля таблицы с типом данных Поле объекта OLE. В таблицу кадры добавим поле Фото для подключения к базе данных графических изображений (фотографий) лиц, сведения о которых содержатся в текущей записи. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий: открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор. Создать новое поле с именем Фото, установить тип данных – Поле объекта OLE. Свойства поля установить: Подпись – Фотография, Обязательное поле – Нет. Сохранить и закрыть таблицу Кадры.
2.2. Настройка формы. Перейти на вкладку Формы и открыть форму Кадры в режиме Конструктора. Установить размер формы 16 см в ширину и 10 см в высоту. Поместите в область данных формы новый элемент – Присоединенная рамка объекта. Для объекта Надпись, появившемся вместе с полем, укажите в его свойстве Подпись новое название Фотография студента.
Перейдем к установке свойств элемента Присоединенная рамка объекта: на вкладке Макет свойство Установка размеров – Вписать в рамку, свойство Тип фона – Обычный, Ширина – 4 см, Высота – 5 см, на вкладке Данные свойство Данные установимполе Фото из таблицы Кадры,свойство Допустимый тип OLE – Связанный.
2.3. Подключение графических изображений. Средствами Windows скопировать в свой рабочий каталог несколько файлов *.bmp (графические файлы с фотографиями можно взять, например, из учебной базы данных «Борей», поставляемой вместе с MS Access, обычно, находящиеся в папке … / Program Files / Microsoft Office / Office 11 (Office 10) / Samples).
Перейти в режим просмотра формы и установить данные по первой записи.
Щелкнуть дважды ЛКМ по полю, где должна располагаться фотография студента по текущей записи. Прочитать информационное сообщение, нажать ОК. Выполнить команду Вставка / Объект. В диалоговом окне Вставка объекта нажать кн. Обзор. В окне Обзор открыть папку с фотографиями, выбрать произвольный файл фотографии ( *.bmp), нажать кн. Открыть, в диалоговом окне Вставка объекта нажать кн. ОК. Убедится в наличии фотографии в рамке объекта. Повторить процедуру для других записей таблицы Кадры.
Создание сложных форм
Флажки. Добавим в таблицу кадры еще одно поле Проживание в общежитии, тип – Логический. Свойства поля – Подстановка, тип элемента управления – Флажок. Создадим с помощью автоформы новую форму для ввода данных в таблицу Кадры, заметим, что значения в поле Проживание в общежитии теперь отображается и редактируется с помощью флажка.
Группы переключателей. Откроем форму Электронный журнал в режиме конструктора. На панели элементов нажмем кнопки Мастер и Группа переключателей, после чего помести группу переключателей на форму. Руководствуясь вопросами мастера, создайте группу переключателей для ввода значений в поле Оценка.
Кнопки. Откройте форму Кадры в режиме конструктора. На панели элементов нажмите кнопки Мастер и Кнопка, после чего помести Кнопку на форму. Руководствуясь вопросами мастера, запрограммируйте кнопку на выполнение каких либо действий. Добавьте, кнопки на формы Кадры, Учебный план и Электронный журнал для перемещения по записям и закрытия формы. Создать еще одну форму – Главная форма приложения, на которой должны находиться кнопки для открытия всех остальных форм, запросов и отчетов, а также закрытия приложения.
Список и поле со списком. Элемент управления Список позволяет выбирать одно или несколько значений из указанного списка. Объект Поле со списком отличается от Списка тем, что также дополнительно позволяет вводить данные непосредственно с клавиатуры, аналогично тому, как это делается в обычном поле.
Возможность выбора одной или одновременно нескольких позиций списка устанавливается значением свойства Несвязанное выделение.
Мастер позволят запрограммировать рассматриваемые элементы управления. Для этого нужно ответить на вопросы об источнике данных для списка (либо набор задаваемых фиксированных значений, либо поля таблицы или запроса) и о выбранных позициях списка (либо значение просто сохраняется, либо сохраняется в заданном поле). Отдельная возможность имеется для создания списков для перехода по записям. Выбранное значение в списке затем может использоваться, например, в качестве условия отбора записей в запросе, для чего необходимо его выбрать в построителе выражений.
Создайте на форме Кадры два списка:
1) список, содержащий даты рождения и позволяющий перемещаться по записям таблице посредством выбора даты из списка;
2) список, также содержащий даты рождения и позволяющий по нажатию специальной кнопки выводить всех студентов с датой рождения позже, чем выбранная в списке.
Вкладки. Элемент управления Вкладка является контейнером для других элементов управления и служит для их компактного расположения, путем отображения элементов, относящихся только к выбранной группе.
Работа с Вкладками предельно проста: нужно поместить вкладку на форму и выставить ее размер, а затем, переключаясь между листами вкладки переместить на нее необходимые элементы управления. Основное свойство рассматриваемого элемента управления – Подпись, которое определяет названия листов вкладки.
Создайте форму, с помощью вкладки сочетающую в себе формы Кадры и Учебный план.