4.1.Установка параметров запуска. Открыть окно базы данных ИС_Учет_Успеваемости. Выполнить команду Сервис / Параметры запуска. В диалоговом окне Параметры запуска в поле Заголовок приложения ввести – ИС_Учет_Успеваемости, установить файл для отображения в качестве значка приложения (допускается использовать *.ico или *.bmp файлы), в позицию Вывод формы / Страницы выбрать Главную форму приложения, отключить режим Окно базы данных, отключить режим Специальные клавиши Access, нажать кн. ОК.
Закрыть систему ИС_Учет_успеваемости. Снова открыть разрабатываемую систему, обратить внимание на окна, проявляющие во время открытия приложения.
4.2. Оптимизация базы данных с помощью анализатора быстродействия. Для улучшения качества функционирования разработанной системы MS Access имеет анализатор быстродействия, который помогает выполнить окончательный анализ после построения основных частей приложения.
Выполним команду Сервис / Анализ / Быстродействие. В диалоговом окне мастера Анализ быстродействия выбрать вкладку Все типы объектов, нажать кн. Выделить все. Запустить анализатор быстродействия, для чего в диалоговом окне мастера нажать кн. ОК. Ознакомиться с содержимым результата анализа, нажать кн. Справка, ознакомится со справочной информацией по работе анализатора быстродействия.
4.2. Сжатие базы данных. В процессе работы с базой данных при многократном добавлении и удалении записей, файл базы данных может увеличится в размерах из-за нерационального размещения данных. MS Access имеет встроенные средства которые позволяют произвести реорганизацию файла базы данных для устранения неэффективно используемых разрозненных участков памяти.
Исследуем процесс сжатие базы данных на примере файлов базы данных ИС_Учет_успеваемости, для чего первоначально необходимо средствами Windows или с помощью Windows Commander определить и записать в отчет объем занимаемый исследуемым файлом базы данных на диске.
Затем, закрыть все базы данных (не закрывая MS Access). Выполнить команду Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных. В диалоговом окне База данных для сжатия в поле Папка выбрать файл БД Учет успеваемости и нажать кн. Сжать. В следующем диалоговом окне Сжатие базы данных под именем выбрать файл ИС_Учет_успеваемости и нажать кн. Сохранить, нажать на кн. Да в окне запроса на подтверждение.
Снова определить объем файла БД. Сделать выводы.
Контрольные вопросы
1. Что такое отчеты? Порядок создания отчета с помощью мастера.
2. Поясните технологию графического отображения данных с помощью мастера диаграмм.
3. Перечислите порядок включения графического изображения в форму.
4. Как производится включение в форму и привязка к полям базы данных флажков?
5. Как включить в форму и запрограммировать группу переключателей?
6. Как производится программирование действий системы, возникающих по нажатию кнопки?
7. Что представляют собой такие элементы управления как списки и поля со списком?
8. Как задаются параметры запуска приложения?
9. Как осуществляется оптимизация базы данных с помощью анализатора быстродействия?
10. Как осуществляется сжатие базы данных?
Лабораторная работа № 4
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАКРОСОВ, ОБМЕН ДАННЫМИ МЕЖДУ СУБД
MS ACCESS И MS EXCEL, СОЗДАНИЕ СЕТЕВЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ
(Продолжительность занятия 4 часа)
Цель работы: Изучить методику написания простейших макросов, технологию обмена данными между СУБД MS Access и табличным процессором MS Excel и особенности создание сетевых приложений.
Вопросы, изучаемые на занятии:
1) написание простейших макросов;
2) импорт данных из электронных таблиц;
3) экспорт данных в электронную таблицу;
4) создание сетевых приложений: репликация баз данных, создание страниц доступа к данным.
Задание и рекомендации по выполнению лабораторной работы
Использование макросов
Использование макросов – это один из способов программирования в MS Access, позволяющего расширить функциональные возможности создаваемой системы управления данными. Основным назначением макросов является создание интерфейса, упрощающее выполнение типовых задачи. Access предлагает широкий набор команд, которые могут применяться в макросах.
Макросы создаются в специальном окне конструктора макросов, которое может быть открыто несколькими способами (например, в окне базы данных можно перейти на вкладку Макросы и нажать кнопку Создать).
Верхняя часть окна конструктора макросов состоит из нескольких столбцов, по умолчанию выводятся два из них: Макрокоманда и Примечания.
В строках столбца Макрокоманда из раскрывающегося списка можно выбрать необходимую макрокоманду. Столбец Примечания служит для ввода комментариев, поясняющих выполняемые действия.
После ввода макрокоманды в нижней части окна конструктора макросов могут появиться строки для задания аргументов введенной макрокоманды.
Создадим четыре простых макросы для одновременного открытия и закрытия всех таблиц и всех форм (кроме главной) создаваемой информационной системы (Открыть все таблицы, Закрыть все таблицы, Открыть все формы, Закрыть все формы).
Поместите кнопки, запускающие созданные макросы на главную форму приложения.
- Импорт и экспорт данных
2.1. Импорт данных из электронных таблиц.MS Access позволяет импортировать данные из файлов электронных таблиц, созданных в Lotus 1-2-3 и MS Excel. Причем в базу данных MS Access может импортироваться либо часть электронной таблицы, либо файл электронной таблицы целиком.
2.1.1. Подготовка электронной таблицы. Запустить приложение MS Excel. Разработать электронную таблицу по учету кадровой информации по студентам отдельной группы.
При разработке электронной таблицы необходимо учитывать, что MS Access определяет типы данных для полей новой таблицы, анализируя значения в первых 25 импортируемых строках. Кроме того, если первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов, то их можно использовать в качестве имен полей новой таблицы MS Access.
Сохранить файл таблицы в личной папке под именем Кадровый учет. Закрыть приложение MS Excel.
2.1.2. Импорт электронной таблицы. Запустить приложение MS Access и создать БД Кадровый учет. Выполнить команду Файл / Внешние данные / Импорт. В диалоговом окне Импорт в раскрывающемся списке Тип файлов установить – Microsoft Excel. Найти созданный ранее файл Кадровый учет и нажать кн. Импорт.
В первом диалоговом окне мастера Импорт электронной таблицы убедится, что в качестве образца данных выбрана исходная таблица Excel, нажать кн. Далее. Во втором диалоговом окне мастера установить параметр – Первая строка содержит заголовки столбцов, ознакомится с содержанием предупреждения и дать ему объяснения, нажать кн. ОК. В диалоговом окне мастера нажать кн. Далее. В следующем диалоговом окне мастера установить режим сохранения данных – в новой таблице, нажать кн. Далее.
Следующий этап – редактирование свойств полей новой таблицы. Убедится, что выделен первый столбец таблицы, в свойствах Описание поля установить: имя поля – КодСтудента; индекс – Да (Совпадения не допускаются). Щелкнуть ЛКМ по второму столбцу таблицы, в свойствах Описание поля установить: имя поля – НомУчГруппы; индекс – Нет и т.д.
В следующем диалоговом окне мастера установить режим – Определить следующий ключ, в раскрывающемся списке выбрать поле КодСтудента, нажать кн. Далее. Задать имя таблицы – Вспомогательная, нажать кн. Готово.
Записать все предупреждения и последовательно нажать кн. ОК.
2.2. Экспорт данных в электронную таблицу.Откройте базу данных ИС_Учет_Успеваемости. В окне базы данных на вкладке Таблицы выделить таблицу Электронный журнал, выполнить команду Файл / Экспорт …. В диалоговом окне Сохранение объекта установить режим – во внешнем файле или базе данных, нажать кн. ОК. В поле Тип файла диалогового окна Сохранение объекта установить – Microsoft Excel 2003, имя файла оставьте тем же, а текущий каталог выберите самостоятельно, нажать кн. Экспорт.
Открыть приложение Microsoft Excel и открыть в нем таблицу Электронный журнал. Посмотреть содержимое таблицы и сделать выводы.