Наличные расчеты в бюджетных учреждениях должны являться объектом пристального внимания. В процессе наличных расчетов происходит исполнение бюджета, обязательств с работниками по оплате труда, возникают налоговые обязательства.
Основными нормативными документами, регулирующими ведение и учет кассовых операций в бюджетных учреждениях, являются:
1. Положение ЦБР от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (утверждено ЦБР 19 декабря 1997 г.).
2. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Центробанка России 22 сентября 1993 г. № 40);
3. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
4. Инструкция № 148н;
5. Приказ Минфина РФ от 03.09.08 № 89н «Об утверждении правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации».
Кассовыми операциями называют любое движение, т.е. изменение остатка наличных денег, хранящихся в кассе учреждения. Кассовые операции проводятся специально уполномоченным лицом – кассиром, с которым заключается договор о полной материальной ответственности
В учреждениях, в которых должность кассира не предусмотрена штатным расписанием, обязанности кассира могут возлагаться на бухгалтера. В этом случае с последним также заключается договор о полной материальной ответственности. Такое совмещение следует рассматривать как исключение, потому что объединение контрольной и исполнительской функции в руках одного лица нарушает один из основных принципов контроля — разделение ответственности.
Кассовые операции носят ограниченный характер, и с ростом безналичных и, прежде всего, электронных расчетов их объем сокращается, и будет сокращаться в дальнейшем. Поскольку наличный денежный оборот сложнее контролировать, нежели безналичный, и он легко может явиться причиной налоговых нарушений, стимулировать коррупцию, государство стремиться его ограничить. С этой целью установлен лимит расчета наличными деньгами, который в настоящее время составляет 100 тыс. руб. предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам.
Предельная сумма, которую учреждение может хранить в кассе, устанавливается органом федерального казначейства, в котором учреждение имеет лицевой счет, по соглашению с руководителем на основании ежегодно составляемого учреждением расчета лимита кассы. Орган Федерального казначейства устанавливает единый лимит остатка кассы клиента на бюджетном лицевом счете получателя, лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию за счет арендных платежей и внебюджетном лицевом счете.Особенностью бюджетных учреждений является то, что в пределах лимита могут храниться только средства, полученные с лицевых счетов на определенные цели. Все средства, полученные от деятельности приносящей доход (например, выручку от реализации продукции (услуг), пожертвования и пр.) учреждение обязано на следующий день в полном объеме сдать на лицевой счет. Это связано с тем, что функции кассового исполнения бюджета и исполнения бюджета возлагаются не на получателя бюджетных средств (бюджетное учреждение), а на соответствующие органы государственной власти. В лимите также обязательна оговорка: «без права расходования наличных денежных средств из выручки, поступающей в кассу, минуя счет органа федерального казначейства». Сверх лимитов допускается иметь наличные деньги только на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию в течение не более трех, включая день получения денег со счета. Действующими нормативными актами не предусмотрен остаток денежных средств в кассе учреждения по состоянию на начало года.
Средства от деятельности, приносящей доход, могут поступать в кассу предприятия. Наряду с расчетами с юридическими лицами (учитывая установленные законодательством ограничения) предприятия могут через кассы проводить расчеты с населением, которые согласно Федеральному закону от 22.05.2003 г. №54-ФЗ производятся предприятиями всех форм собственности с применением контрольно-кассовых машин (за исключением некоторых видов деятельности, перечень которых приведен в Законе № 54-ФЗ).
При расчетах с населением за оказанные услуги можно использовать вместо ККТ бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам. Их форма утверждается Министерством финансов Российской Федерации по обращению заинтересованных органов государственной власти, Центрального банка Российской Федерации и организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.
В соответствие с постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г. К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы. Для бюджетных учреждений форма Квитанции (ф. 0504510), по которой ведется прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц, утверждена Инструкцией № 148н. Кроме того, федеральные органы исполнительной власти могут быть наделены полномочиями по утверждению форм бланков строгой отчетности, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Поэтому, если для определенных видов деятельности бланки строгой отчетности разработаны органами государственной власти, то бюджетные учреждения также обязаны применять эти формы. БСО имеют обязательные реквизиты, изготавливаются типографский способом или с использованием автоматизированных систем, которые имеют защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком в течение на менее 5 лет, присваивать бланку уникальный номер и серию. Если бланки изготавливаются типографским способом, то они учитываются в Книге учета бланков документов, листы которой нумеруются, прошнуровываются, подписываются руководителем и главным бухгалтером, скрепляются печатью. С работником, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков документов заключается договор о материальной ответственности. Поступившие в учреждение бланки документов принимаются работником в присутствии комиссии, образованной руководителем организации. Основанием для принятия бланков на учет является Акт приемки бланков документов.
Для учета бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности», на котором отражается стоимость бланков в условной оценке 1 руб. за 1 бланк. Стоимость приобретения этих бланков списывается на финансовый результат - счет 1 401 01 226 «Расходы на прочие работы и услуги».
При расчетах с юридическими лицами наличными денежными средствами однозначно должна быть использована ККТ. При этом вместе с кассовым чеком выписывается приходный кассовый ордер, квитанция к которому выдается лицу, вносящему денежные средства в кассу.
В процессе своей деятельности бюджетные учреждения нередко являются получателями денежных средств от юридических лиц в виде подарков и пожертвований. Учреждения, выступающие получателями наличных денежных средств в результате совершения операций, не связанных с продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг, не должны применять контрольно-кассовую технику, в том числе: при возврате подотчетных сумм, при возврате заемщиком суммы беспроцентного займа; при получении безвозмездной благотворительной помощи, если получение этой помощи не связано с возникновением у получателя обязанности выполнить для передающего лица работы, оказать передающему лицу услуги[1].
Порядок хранения денежных средств в кассе установлен Банком России единым для всех организаций независимо от их форм и является составной частью Порядка ведения кассовых операций в РФ.
В соответствии с пунктом 3 данного Порядка руководители предприятий обязаны оборудовать помещение кассы и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.
Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге, порядок ведения которой установлен Центральным банком, а форма регистра – Инструкцией №148н. Данный регистр имеет отличия от формы кассовой книги, установленной Госкомстатом для коммерческих организаций: учет денежных средств в книге ведется в разрезе бюджета и внебюджетных средств. В кассовой книге регистрируются все поступления и выдачи денежных средств в хронологическом порядке. Предприятие может иметь только одну кассовую книгу, движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах кассиров-операционистов, а поступления и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Параллельно учету в кассе ведется учет движения денежных средств в бухгалтерии организации. Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами.