Все кассовые операции отражаются по счету 020104000 «Касса», по дебету (КОСГУ – 510) которого проводятся все поступления в кассу, а по кредиту (КОСГУ – 610) – расходование из нее. Счета, корреспондирующие со счетом 020104000 «Касса», указываются бухгалтером в первичных документах – ордерах, ведомостях – в момент их выписки, т.е. еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу.
Аналитика счета 020104000 «Касса» должна обеспечить учет средств в разрезе кассы организации, операционных касс, денежных средств в рублях и в иностранной валюте.
Обеспечение наличными деньгами получателей бюджетных средств имеет особый порядок, который регламентируется Правилами, утвержденными Приказом Минфина № 89н от 03.09.2008. Процесс обеспечения получателя наличными деньгами представлен схемой 2.
Операции по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджета учитываются на счетах, открытых ОФК в учреждениях Центрального банка РФ, для операций с наличными деньгами на балансовом счете № 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям» отдельно по счетам, открытым ОФК на балансовых счетах по счетам: № 40105 «Средства федерального бюджета», № 40503 «Счета организаций находящихся в федеральной собственности. Некоммерческие организации», № 40302 «Средства, поступающие во временное распоряжение бюджетных учреждений», на которых осуществляется учет операций по взносу наличных денег получателями средств федерального бюджета.
| Счета ОФК, открытые в Банке России на балансовых счетах 40105, 40503, 40302 а также на счетах для учета средств субъекта РФ и местных бюджетов (Положение № 302-П) |
| Счета ОФК, открытые на балансовом счете№ 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям» |
| Банк России |
| ОФК |
| Лицевые счета получателя |
| Получатель (бюджетное учреждение) |
| Заявка на получение наличных денег, чек |
| ЧЕК, проверенный и оформленный ОФК |
| Платежное порученние, составлено на основании заявок |
| Денежные средства |
| Оформленный чек |
| Денежные средства |
Схема 2. Обеспечения получателей наличными деньгами
Операции с наличными деньгами получателей отражаются на лицевых счетах бюджетных учреждений.
Основанием для отражения этих операций являются: 1) чек, 2) заявка на выдачу наличных денег, 3) объявление на взнос наличными.
Чековая книжка выдается получателю ОФК на основании представленного бюджетным учреждением Заявления на получение денежных чековых книжек. Перед выдачей чековая книжка оформляется, т.е. на оборотной стороне каждого денежного чека указывается наименование получателя. В ОФК для учета чековых книжек ведется Журнал регистрации бланков денежных чековых книжек, который должен быть прошнурован, пронумерован, и опечатан оттиском печати ОФК, количество листов заверено подписями руководителя и главного бухгалтера ОФК.
Чековая книжка возвращается в ОФК в случае:
закрытия лицевых счетов получателя средств бюджета;
изменения указанного в чековой книжке наименования получателя средств бюджета;
закрытия или изменения номера соответствующего счета № 40116, открытых органу Федерального казначейства в учреждении банка.
После проверки чековые книжки с корешками использованных денежных чеков возвращаются получателю, а неиспользованные денежные чеки и корешки возвращает по заявлению получателя о возврате неиспользованных денежных чеков в учреждение банка, ранее выдавшего соответствующие чековые книжки.
Заявку на получение наличных денег предоставляется бюджетным учреждением в ОФК не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег. Заявка оформляется получателем средств бюджета отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств. Одновременно с Заявкой предоставляется денежный чек. Если денежный чек соответствует всем предъявляемым требованиям, то на лицевой и оборотной стороне денежного чека ставится оттиск гербовой печати и подписи лиц, включенных в Карточку образцов подписей ОФК. После оформления чек возвращается представителю получателя.
ОФК на основании представленных получателями средств бюджета Заявок формирует в двух экземплярах Справку отдельно к соответствующему счету ОФК (т.е. отдельно к счету 40105,40503 и пр.), средства с которого перечисляются на соответствующие счета № 40116. В Справке указываются серии, номера, даты и суммы денежных чеков, указанных в Заявках, и общая сумма по Справке, на которую оформляется платежное поручение на перечисление средств с соответствующего счета ОФК на счет № 40116. Справка в учреждение банка не представляется.
Платежное поручение ОФК с отметкой учреждения банка и приложенная к нему Справка являются основанием для отражения операций по списанию средств с соответствующих счетов ОФК, и по зачислению средств на соответствующие счета № 40116. ОФК после подтверждения учреждением банка проведения операции по списанию средств на счета № 40116 отражает кассовые выплаты в соответствии с представленными Заявками на лицевых счетах, открытых получателю.
Первый экземпляр Заявки остается в документах дня ОФК, второй – совместно с выпиской из лицевого счета передается учреждению.
Взнос бюджетным учреждением наличных денег в кассу учреждения банка и зачисление их на счет № 40116 производится на основании Объявления на взнос наличными. На данный счет вносятся неиспользованные наличные деньги по видам средств: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности и др. получателей бюджетных средств; суммы поступивших в наличной форме средств от приносящей доход деятельности.
Объявление на взнос оформляется отдельно по каждому виду средств.
Принятые от получателя учреждением банка наличные деньги зачисляются на соответствующие счета № 40116. Ордер к Объявлению на взнос наличными с отметкой учреждения банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из соответствующего счета № 40116. ОФК на основании выписок оформляет платежные поручения на перечисление денежных средств со счета № 40116 на счета ОФК, и передает их в учреждение банка.
На основании информации о виде средств, указанной в Ордерах, приложенных к выписке со счета № 40116, ОФК формируют по каждому Ордеру Справку и отражают на лицевом счете получателя операции по восстановлению кассовых выплат, поступлению средств, полученных от приносящей доход деятельности, по соответствующим кодам бюджетной классификации. Третий экземпляр Справки прилагается к выписке из лицевого счета получателя.
В случае зачисления денежных средств на счет № 40116 по электронным платежным поручениям после 12 часов местного времени, выдача наличных денег производится следующим рабочим днем, если у учреждения банка отсутствует возможность выдачи их в тот же день. В этом случае образуется кассовый разрыв, т.е. средства списываются с лицевого счета одним днем, а зачисляются в кассу другим днем.
В связи с тем, что для обеспечения получателей средств бюджета наличными деньгами органу федерального казначейства в банке открывается отдельный счет № 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям», возникает необходимость ведения дополнительного счета как обоснования кассовых разрывов. Бюджетные учреждения должны в учете отражать получение со счета бюджета и возврат наличных денежных средств следующим образом:
1. На основании Заявки на получение наличных денежных средств с отметкой органа Федерального казначейства:
Д-т 1 210 03 560 К-т 1 304 05 000
2. Получение наличных денег в кассу на основании приходного кассового ордера:
Д-т 1 201 04 510 К-т 1 210 03 660
3. Возврат неиспользованных наличных денег на основании расходного кассового ордера и квитанции к объявлению на взнос наличными:
Д-т 1 210 03 560 К-т 1 201 04 610
4. На основании Справки, приложенной к выписке из лицевого счета:
Д-т 1 304 05 000 К-т 1 210 03 660
Основная корреспонденция счетов по счету «Касса» приведена в табл. 22.
Таблица 22
Схема корреспонденции счетов
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Получены денежные средства в кассу с лицевого счета в казначействе | 1 201 04 510 | 1 210 03 660 |
| Получены денежные средства в кассу с банкоского счета | 1 201 04 510 | 1 201 01 660 |
| Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению ГСМ | 1 201 04 510 | 1 208 22 660 |
| Выданы под отчет денежные средства на командировку | ||
| - на проезд | 1 208 05 560 | 1 201 04 610 |
| - на выплату суточных | 1 208 02 560 | 1 201 04 610 |
| - на оплату проживания | 1 208 09 560 | 1 201 04 610 |
| Выданы под отчет денежные средства на приобретение строительных материалов | 1 208 22 560 | 1 201 04 610 |
| Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств | 1 208 19 560 | 1 201 04 610 |
| Выданы отпускные работнику бюджетного учреждения | 1 302 01 830 | 1 201 04 610 |
| Выдано вознаграждение по договору гражданско-правового характера (услуги эксперта) | 1 302 09 830 | 1 201 04 610 |
| Поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов (дарение, пожертвование) | ||
| Поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов (погашение дебиторской задолженности покупателей) | ||
| Поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов (розница) | ||
| Выдача стипендии из кассы учреждения | ||
| Выдача депонентской задолженности | ||
| Оплата больничных листов |
Одним из дискуссионных вопросов среди теоретиков и практиков, занимающихся бюджетным учетом, является необходимость учета остатка по кассе в разрезе кодов бюджетной классификации и правильность организации этот учета. Инструкцией № 148н предусмотрена возможность использовать дополнительные забалансовые счета для обеспечения их управленческого учета. Поэтому учет наличных денежных средств учреждения в разрезе КОСГУ учреждение может организовать по принципу 17 и 18 забалансовых счетов.
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Выявленные излишки подлежат зачислению в доход учреждения:
Д-т 0 201 04 510 К-т 1 401 01 180
Учет недостач денежных средств в бюджетном учете ведется на счете 0 209 05 000. Субсчета к счету 0 209 00 000 отражают недостачу по объектам учета, а аналитика счета указывает на субъекта.
Выявленные недостачи списываются на виновное лицо:
Д-т 0 209 05 560 К-т 0 201 04 610
Взыскание недостача с виновного лица:
Д-т 0 302 01 830 (если недостача удерживается из заработной платы виновного лица), 0 201 04 510 (если внесена в кассу)
К-т 0 209 05 560
[1] В соответствие с письмом Федеральной налоговой службы от 2 ноября 2004 г. N 33-0-09/691 "О применении ККТ"