Одна из основных задач в управлении проектами — это задача распределения ресурсов. Подходы, приемы и механизмы распределения ресурсов очень значимы с точки зрения практических приложений. Можно сформулировать и решить задачу распределения ресурсов между проектами на основе математической теории игр.
Проекты часто реализуются в рамках матричных структур, что обуславливает такую особенность в управлении проектами, что исполнитель оказывается подчиненным одновременно нескольким «равноправным» управляющим лицам (например, менеджеру проекта и руководителю функционального подразделения). Подобные структуры называют системами с распределенным контролем. Развитие этих систем шло в нескольких направлениях:
решение задачи управления для двухуровневой системы с множеством центров и множеством агентов, характеризуемых векторными предпочтениями;
анализ роли высшего руководства в согласовании интересов центров;
рассмотрение моделей, так называемых Х-структур, где руководство исполнителями проекта осуществляет управляющая компания;
анализ моделей матричных структур, в которых менеджер проекта обладает приоритетом принятия решений перед руководителем функционального подразделения;
изучение моделей согласованного взаимодействия в четырехуровневой структуре с приоритетом руководителей функциональных подразделений над менеджерами проектов.
Кроме систем с распределенным контролем можно говорить и о других подходах к построению механизма распределения ресурсов.
Например, это подход, базирующийся на решении задач распределения ресурсов на сетях — решении задач дискретной оптимизации, которые позволяют минимизировать сроки выполнения проекта или упущенную выгоду в случае, когда длительности работ в проекте зависят от используемых в них количествах ресурсов. Также можно говорить о моделях с сообщением информации, в которых количество ресурса, выделяемое агентам, зависит от их заявок. Здесь встает проблема манипулирования информацией. Для портфелей проектов характерно и то, что может существовать несовпадение интересов управляющих органов, которые отвечают или заинтересованы в выполнении проектов (например, менеджеры проектов) и владельцев ресурсов, необходимых для выполнения этих проектов (например, руководителей функциональных подразделений).
При решении задачи распределения ресурсов между проектами в рамках портфеля необходимо построение модели, позволяющей согласовать интересы всех заинтересованных сторон.
Рассмотрим существующие модели и методы оперативного управления проектами портфеля. В управлении проектами традиционно выделяют следующие фазы жизненного цикла проекта:
‑ начальная фаза (концепция) или фаза инициации;
‑ фаза разработки или фаза планирования;
‑ фаза реализации и контроля проекта;
‑ завершающая фаза или фаза закрытия проекта.
Такие же фазы возможно рассматривать как для масштабных программ, так и для проектов в рамках портфеля. Зачастую в реальной практике при управлении проектами компании проводят лишь оценку эффективности проекта на этапе инициации и разработкой плана. В этом случае недооценивается важность фазы контроля, которая очень важна для успешного выполнения проекта. Реализация проекта в срок и в рамках бюджета невозможна без постоянного отслеживания процесса его выполнения. Контроль также дает возможность строить прогнозы по завершении проекта и принимать необходимые корректирующие действия. В целом, задачи оперативного управления проектами соответствуют фазе реализации и контроля проекта.
Основная цель оперативного управления проектами — обеспечение выполнения плановых показателей и повышение эффективности функций планирования и контроля проекта. Суть процесса состоит в анализе и оценке результатов деятельности при сравнении фактических показателей выполнения с их плановыми показателями. Вообще, система оперативного управления проектами портфеля является частью целостной системы управления портфелем. Система должна обеспечивать, чтобы при любом отклонении от хода выполнения проектов формировалось ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде. Состояние проекта всегда зависит от действий, предпринимаемых его участниками и влияния внешней среды.