Структурной единицей любого библиографического пособия, состоящего из описания документов, является библиографическая запись. Библиографическая запись – это элемент библиографической информации, фиксирующий сведения об отдельном документе, которые позволяют этот документ идентифицировать, а также раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска.
Библиографические пособия содержат множество записей о первичных документах. Первичные документы – это исходные сведения, результаты научных исследований разработок, новые научные данные и их оценка, приведенные непосредственно авторами документа. К первичным документам могут быть отнесены монографии, статьи, тезисы докладов, патенты на научные изобретения, научные рукописи, например, диссертации, отчеты, материалы делопроизводства организаций. Все разнообразие первичных опубликованных документов указано в ГОСТ 7.60-2003 СИБИД Издания. Основные виды. Термины и определения.
Библиографические пособия – это результат анализа источников, они состоят из систематизированных по определенному принципу записей, свидетельствующих о наличии документов. Под библиографическим анализом понимается выделение наиболее существенных сведений с целью получения данных для характеристики первичных документов (книг, статей, тезисов докладов).
В ходе библиографического анализа ведется аналитико-синтетическая переработка первичных документов, создаются их библиографические описания. Примерами вторичной информации о документе являются аннотации, реферативные описания, обзоры.
Одним из основных типов библиографической записи являются аннотации. Аннотация в переводе с латинского – это примечание, заметка, это краткая характеристика первичного документа с точки зрения содержания, назначения, формы, тематики и других особенностей. Аннотация обычно сообщает об основных задачах, тематике, новизне документа, его отличии подобных, о том, для какой читательской аудитории он предназначен. В аннотации могут приводиться сведения об авторах, о предыдущих изданиях документа, сведения об особенностях его оформления. В зависимости от того, кем составлена аннотация, аннотации делятся на авторские, издательские и аннотации, составленные библиографом. Авторские аннотации составляются самими авторами документа, они иногда практикуются в издательствах в качестве обязательного требования к посылаемому в издательство тексту, и могут служить для составления издательской аннотации, либо помещаться без изменений. Авторские аннотации используются в некоторых электронных библиографических базах данных. Для создания библиографических указателей аннотации составляются библиографом. В этом случае аннотация становится частью библиографической записи, следуя за библиографическим описанием. Библиографический указатель, в котором библиографические записи снабжены аннотациями, называется аннотированным.
Реферат – один из самых сложных типов библиографической записи, это краткое, но содержательное отражение текста первичного документа с целью его идентификации, новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных наиболее важных фактов, гипотез, концепций, теорий, методик и методов. Реферат передает фактические сведения и выводы, он не должен содержать интерпретации или критических замечаний автора. Библиографическое издание, содержащее библиографические записи в форме рефератов, называется реферативным. Многие библиографические электронные базы сегодня содержат реферативные данные о документах. Правила составления аннотаций и рефератов указаны в ГОСТе 7.9 – 95 «Реферат и аннотация. Общие требования».
Обзор – библиографическая запись, которая является результатом анализа множества первичных документов, сходных по тематике, цели и задачам, своему предназначению. Обзор является результатом анализа нескольких первичных документов, это сводная аналитическая характеристика содержания группы документов. Обзор, выполняющий библиографическую функцию, относят к вторичным документам. От других пособий обзор отличается, включением и анализом большого числа документов, не ради их обобщения, а только ради анализа самих документов, такой обзор, имеющий связный повествовательный стиль изложения, определенную структуру и конкретное целевое назначение, становится библиографическим обзором, одним из видов библиографических пособий, то есть уже принадлежит к вторичным источникам информации.
Библиографическое пособие – это упорядоченное множество библиографических записей. Многие виды библиографических пособий называются, так же, как соответствующие виды библиографии. Например, продукцией универсальной библиографии являются универсальные библиографические пособия.
В числе библиографических пособий можно выделить:
- указатели – библиографические пособия значительного объема со сложной структурой;
- списки – библиографические пособия с простой структурой;
- обзоры – библиографические пособия, представляющие собой связное повествование о документе;
- библиографические издания – библиографические пособия в виде отдельного документа;
- картотеки – библиографические пособия, реализованные в карточной форме и не связанные жестко с определенным фондом документов;
- каталоги – библиографические пособия, раскрывающее состав и содержание фондов документов, например, библиотеки;
- вспомогательные указатели – это часть библиографического пособия, отражающие сведения о документах в ином аспекте, чем в основном тексте пособий, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям;
- государственные библиографические указатели – информирующиеся на основе выпускаемых в стране документах, имеющие государственную регистрацию;
- специальные библиографические пособия – это пособия конкретного целевого и читательского назначения (рекомендательное, научно-вспомогательное, профессионально-производственное и др.);
- научно-вспомогательные библиографические пособия – это пособия предназначающиеся в помощь научно-исследовательской деятельности;
- рекомендательные библиографические пособия – это пособия, которые отражают документы, рекомендуемые по определенным соответствующим содержательным и качественным критериям;
- профессионально-производственные библиографические пособия – это специальные пособия, предназначенные специалистам различных областей практической деятельности;
- популярные библиографические пособия – это пособия, предназначенное для удовлетворения познавательных интересов широких кругов читателей;
- универсальные библиографические пособия – это пособия, которые отражают документы по всем отраслям знания, библиографируемые по формальным критериям (типологическим, территориальным, государственным, хронологическим);
- отраслевые библиографические пособия – это пособия, которое отражают документы по определенной отрасли знания или практической деятельности;
- тематические библиографические пособия – это пособия, отражающее документы по определенной теме, проблеме;
- страноведческие библиографические пособия – это пособия, отражающее документы о какой-либо стране и ряде стран;
- краеведческие библиографические пособия – это пособия, отражающее документы об определенной местности, крае, стране;
- указатели местной печати – это библиографические указатели (списки, обзоры), отражающие документы, выпущенные на какой-либо территории в стране;
- региональные библиографические пособия – это пособия, изданные в определенном регионе и отражающее документы, которые связаны с регионом по происхождению, содержанию и другим признакам;
- персональные биобиблиографические пособия – это пособия, посвященное одному лицу;
- текущие библиографические пособия – это периодические пособия, выпуски которых регулярно и оперативно отражают вновь появляющиеся документы;
- ретроспективные пособия - это библиографические пособия, отражающее массив документов какого-либо исторического периода;
- перспективные библиографические пособия, включает документы, намеченные к выпуску;
- аннотированные библиографические пособия – это пособия, в которых все или большинство библиографических записей включают аннотации;
- предметные библиографические пособия – это пособия, в которых библиографические записи приведены под предметными рубриками, расположенными в алфавитном порядке;
- хронологические библиографические пособия – это пособия, в которых библиографические записи расположены в хронологии выхода в свет или написания отраженных документов;
- внутрикнижные библиографические пособия – это пособия, включенные в состав какого-либо непериодического издания в качестве самостоятельного материала;
- внутрижурнальные библиографические пособия – пособия, опубликованное в журнале в качестве самостоятельного материала;
- внутригазетные библиографические пособия – это пособия, опубликованные в газете в качестве самостоятельного материала;
- прикнижные библиографические пособия – это пособия, помещенное в книге и, как правило, отражающие документы по рассматриваемой тематике;
- пристатейные библиографические пособия – пособия, помещенные после статьи и отражающие документы по рассматриваемой тематике;
Наиболее полное описание библиографической продукции дано в ГОСТе 7.0-99 «Информационно – библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения».
Библиографическое описание – это самая лаконичная разновидность вторичного документа, созданная с целью идентификация и выявления совокупности внешних признаков без ознакомления с содержанием текста первичного документа. Вторичные библиографические документы выполняют функции идентификации и краткой характеристики первичного документа, что очень важно для потребителя, так как он стремиться выявить весь комплекс имеющейся информации по интересующей его проблеме. Такая возможность появляется, когда информационный массив систематизирован, носит комплексный характер, разработана технология его пополнения и поиска данных. Вторичные документы, обобщаясь во вторичных источниках информации, призваны расширить возможности оперативного и полного знания по проблеме.
Вторичные источники информации существуют, как в традиционном, так и в электронном виде. Это могут быть библиотечные каталоги, библиографические пособия, а так же электронные информационно-поисковые системы, электронные каталоги и базы данных. Для работы с ними должна быть разработана информационно-поисковая система, представляющая собой упорядоченную совокупность документов и информационных технологий, предназначенных для ввода, хранения и поиска информации - самих документов.
Основными критериями качества вторичного источника информации являются:
- определение и соблюдение границ отбора документов (тематические, хронологические, языковые, по видам отражаемых первичных документов и другие);
- полнота и достоверность отражения первичных документов;
- соответствие отраженных документов целям и задачам библиографического пособия;
- точность передачи сведений первичных документов;
- полнота передачи содержания первичных документов;
- оперативность отражения документов;
- научность поисковых возможностей вторичного источника информации (наличие вспомогательных указателей, рубрикаторов, добавочных и ссылочных карточек в карточных каталогах и картотеках; разработанность пользовательского интерфейса в электронных вторичных источниках информации);
- соответствие библиографических описаний действующим правилам.
Самое значительное обобщение вторичной информации осуществлено в сложившейся Государственной системе научной и технической информации (ГСНТИ), которая представляет собой совокупность организаций различных форм собственности и ведомственной принадлежности, осуществляющих формирование и использование государственных информационных ресурсов в области науки и техники, объединяемых системой управления, единой нормативно-правовой базой, общей навигационной системой, технологическими принципами.
Библиографические пособия, являясь вторичными документами, призваны предоставить документоведам и архивистам всю необходимую информацию по интересующим их проблемам. При этом информация должна быть актуальной, достоверной, полной и оперативной.