Библиографический поиск – это поиск информации на основе библиографических данных, представленных, прежде всего, в разнообразной библиографической продукции. Современный человек постоянно сталкивается с, одной стороны, с ростом информационного потока, а, с другой, с информационным дефицитом по той или иной проблеме. Информационный дефицит можно свести к четырем основным видам: фактографическому, аналитическому, документальному и библиографическому. Однако это деление весьма условно и пополнять любой из названных видов дефицита можно с помощью библиографических сведений о документе.
Фактографический дефицит проявляется в нехватке фактической информации, то есть информации о конкретных реально существующих или существовавших объектах, процессах или явлениях. Удовлетворение фактографического дефицита предполагает обращение к полнотекстовым источникам информации, но не ради точного содержания именно данного источника или его части, как при документальном дефиците, а с целью извлечения из него искомых сведений, сведений о факте. Это могут быть биографические сведения об исторических и политических событиях, экономико-статистические показатели, значения терминов и слов, формулы, константы, характеристики приборов и устройств, адреса, фамилии, имена и знания.
Аналитический дефицит, обуславливается нехваткой обобщающей информации, в виде концепций, теорий, гипотез, методологии, методики и программ исследований. Поиск такой информации требует привлечения значительного числа источников, при этом конечный результат складывается по частям из разных источников, требуя реконструкции и формирования комплексных знаний на основе выявленных сведений.
Документальный информационный дефицит обусловлен нехваткой данных по рассматриваемой теме. Он возникает при отсутствии документа, содержание которого не может быть перефразировано или несколько изменено, так он содержит уникальные сведения. В этом случае поиск направлен на выявление конкретного материала. Этот документ может быть законодательным актом, положением, инструкцией, стандартом, правилом.
Библиографический дефицит обусловлен нехваткой необходимых сведений об источнике и установлением его места в системе других источников. В этом случае ведется поиск разнообразных библиографических пособий, содержащих сведения о необходимых документах.
В итоге можно выделить основные направления поиска необходимой информации, которые связаны между собой.
Это поиск
- библиографический, который во главу угла ставит сведения об источнике, позволяющие найти его в библиографических указателях;
- документальный, предполагающий предварительный поиск документов, содержащих необходимую информацию;
- фактографический, когда идет поиск фактов, необходимых в работе, нашедших отражение в документе;
- аналитический, предполагающий выявление документов, в которых даны оценки необходимой информации.
Итогом поиска является удовлетворение информационного дефицита и получение искомой информации. Удовлетворение информационного дефицита возможно с помощью традиционных и электронных источников информации. Под традиционными источниками информации понимаются источники на бумажных носителях. Появление электронных документов привело к созданию «электронных ресурсов» и электронных источников информации. Это базы данных, электронные каталоги, справочники. Сегодня пользователи активно опираются в своем поиске на электронные системы научной и учебной информации. Это библиографическая информационная система «Ирбис», справочно-консультационные системы «Гарант», «Консультант-Плюс», официальные информационные сайты организаций. Человек выявляет необходимые данные на основе разнообразных библиографических пособий, как традиционных, так и электронных. Такой поиск состоит в отборе в огромном потоке информации необходимых пользователю сведений.
Для оптимизации поиска необходимо определить информационную потребность: и предусмотреть предполагаемый результат работы. В процессе выявления необходимых документов важно установить:
- цель и задачи работы;
- объект и предмет поиска:
- определиться с видовым составом необходимых в процессе работы документов;
- сформулировать тему исследования;
- составить план и примерную аннотацию предполагаемой работы.
Целью поиска информации может быть написание статьи, отчета, курсовой работы. Объектом поиска может являться информация, например, о секретарской деятельности; предметом организация секретарского делопроизводства. Поставленные задачи по анализу делопроизводственной деятельности должны последовательно вести к достижению цели, то есть, например, дать ответ об уровне организации данной работы, ее основном содержании и перспективах совершенствования, помогают установить, какие видовые источники необходимы в работе. Исследователю, скорее всего, будут необходимы нормативные правовые документы, государственные стандарты по делопроизводству и организации секретарской деятельности, материалы текущего делопроизводства организации. Все это позволит составить программу поиска информации, при чем важное место в процессе выявления необходимой информации будет занимать библиографический поиск. В процессе сбора информации следует обратиться в библиотеки и другие информационные центры, к основным библиографическим пособиям, установить ведущие периодические и продолжающиеся издания по теме исследования.
В процессе предварительного рассмотрения проблемы важно отметить наиболее актуальную информацию, так как многие документы со временем устаревают, часть материалов дублируется из документа в документ, некоторые данные имеют междисциплинарный характер и могут попадать в различные источники. Рациональнее углубляться в источники информации в таком порядке от современных документов к более ранним данным, от общих работ к частным.
В ходе выполнения работы важно определить хронологический охват, то есть задать границы поиска документов. В настоящее время важен период 2008 – 2012 гг. Издания, которые выли в свет последние 3 – 5 лет, содержат самую актуальную информацию по проблеме.
В поиске информации невозможно обойтись без библиографических пособий. Документы, описанные в библиографических изданиях, обладают рядом признаков, которые и позволяют выделять нужный документ. Это тематика, время выхода в свет, тип, вид или разновидность документа, его объем.
Особое внимание следует уделить тем библиографическим пособиям, в которых, по нашему предположению, содержится основная информация по теме. Для этого необходимо установить круг периодических изданий, в которых могут быть опубликованы материалы по интересующей нас теме. В процессе анализа следует обратить внимание, прежде всего, на периодические издания, в которых находят отражение актуальные проблемы секретарского делопроизводства (журналы «Секретарское дело», «Секретарь-референт» и др.). В процессе отбора необходимой информации следует фиксировать найденные материалы в соответствии с требованиями современного библиографического описания.
Важно выявить информацию, нацеленную на перспективу, например, посвященную решению проблем совершенствования делопроизводственной деятельности секретаря. Установление четких задач поискового запроса позволяет сделать выявление информации более эффективной. В процессе поиска важно определить видовое разнообразие необходимых источников информации, то есть, что необходимо будет в работе над темой. Это могут быть следующие виды письменных источников: законы, инструкции, положения.
Важно провести поиск информации в смежных областях знания, таких как документоведение, архивоведение, источниковедение, так как делопроизводственная деятельность имеет междисциплинарный характер.
Источники информации делят на опубликованные и неопубликованные. Опубликованные прошили редакционно-издательскую обработку, а неопубликованные таковой не проходили, и они существуют на правах рукописи.
К неопубликованным источникам относят отчеты, диссертации, решения общих собраний организации, материалы предпроектного исследования, должностные инструкции и другие. К опубликованным источникам относят монографии, сборники статей и тезисов, авторефераты диссертаций.
В процессе поиска могут встречаться как первичные, так и вторичные документы.
Источники делятся по периодичности.
В их числе выделяют:
- непериодические издания – это издания, выходящие однократно, не имеющее продолжения;
- сериальные издания – это издание, выходящее в течение времени, продолжительность которого не установлена, как правило, нумерованными или датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие;
- периодические издания - сериальное издание, выходящие через определенные промежутки времени, как правило, с постоянным для каждого года числом номеров, не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными или датированными выпусками, имеющими одинаковые заглавия;
- продолжающееся издание – сериальное издание, выходящее через неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и датированными выпусками, имеющими общее заглавие.
Специалисты обращают внимание и на типологию изданий по целевому назначению.
В этом отношении они выделяют:
- официальные издания - они выходят от имени государственных органов, учреждений, ведомств, общественных организаций и содержат материалы нормативного и директивного характера (законы, указы);
- научные издания - содержат результаты теоретических и экспериментальных исследований, а так же научно-подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы;
- научно-популярные издания, содержащие сведения о теоретических и экспериментальных исследованиях в области науки, культуры, техники, изложенные в форме доступной читателю;
- нормативные производственно-практические издания, являющиеся официальными и содержащие нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности;
- учебные издания – это источники, которые содержат систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения и преподавания, и рассчитанные на учащихся конкретного возраста и ступени обучения;
- справочные издания, содержащее краткие сведения научного или прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания, не предназначенное для сплошного чтения;
- информационные издания, содержащие систематизированные сведения о документах, либо результат анализа и обобщения сведений, представленных в первоисточниках, выпускаемые организацией, осуществляющей научно- информационную деятельность.
Во многом успех зависит от формулировки поискового запроса, от его точности. Основные шаги поискового запроса:
- определение отрасли науки, техники, искусства, например, история;
- определение предметной области, например, источниковедение, например, проблема классификации источников;
- установление отраслевой, либо межотраслевой проблемы, например, основания для классификации;
- формулировка ключевых слов, входящих в запрос, например, источниковедение, теоретические проблемы, письменные источники, классификация источников.
Сегодня действует универсальная десятичная классификация информации. Все знание делят на 10 отделов: общий отдел, философии, религии и атеизма, общественных наук, языкознания и филологии, естественных и прикладных наук, искусства, литературы, истории и географии.
Классификация источников информации по гуманитарным наукам ведется и по библиотечно-библиографической классификации (БКК), которая предполагает более детальное членение разделом, чем в УДК.
В настоящее время официальный сайт электронного правительства России в разделе «Госуслуги.ru» предоставляет услуги доступа к библиографическим данным библиотек и иных информационных центров. Это позволяет выявлять не только библиографические записи документации, но, в значительном количестве случаев, получать текст документа по его библиографическому описанию, если он оцифрован, что значительно облегчает поиск информации о документе.