Основным источником, в соответствии с которым в настоящее время осуществляется библиографическое описание, является ГОСТ 7.1–2003. СИБИД. «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Стандарт был введен в 2004 году, в нем были установлены общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение предписанной пунктуации и сокращений.
Стандарт был распространен на все описания документов, которое составляются библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, издателями, другими библиографирующими учреждениями. В остальных случаях он носит рекомендательный характер.
В состав библиографического описания сегодня входят следующие области: область заглавия и сведений об ответственности;область издания; область специфических сведений; область выходных данных; область физической характеристики; область серии; область примечания; область стандартного номера и условий доступности.
Области описания состоят из элементов, которые делятся на обязательные и факультативные. В описании могут быть только обязательные элементы либо обязательные и факультативные. Обязательные элементы содержат библиографические сведения, обеспечивающие идентификацию документа. Их приводят в любом описании. В практике работы архивисты и документоведы чаще используют краткое библиографическое описание источника информации.
Факультативные элементы содержат библиографические сведения, дающие дополнительную информацию о документе. Набор факультативных элементов определяет учреждение, в котором составляется описание. Он должен быть постоянным для определенного информационного массива. С наибольшей полнотой факультативные элементы приводят в описаниях для государственных библиографических указателей, библиотечных каталогов (в карточной и электронной форме), баз данных крупных универсальных научных библиотек и центров государственной библиографии.
Библиографическое описание является основной частью библиографической записи. Библиографическая запись может быть шире и включать также заголовок, термины индексирования, аннотацию, шифры хранения документа, справки о добавочных библиографических записях, дату завершения обработки документа, сведения служебного характера.
Объектами составления библиографического описания являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях – книги, сериальные и другие продолжающиеся ресурсы, нотные, картографические, аудиовизуальные, изобразительные, нормативные и технические документы, микроформы, электронные ресурсы, другие трехмерные искусственные или естественные объекты; составные части документов; группы однородных и разнородных документов.
По количеству частей различают объекты описания, состоящие из одной части (одночастные объекты), и объекты описания, состоящие из двух и более частей (многочастные объекты). Одночастный объект – это отдельная физическая единица многочастного документа. Это может быть однотомный документ или отдельный том (выпуск) многотомного документа. Многочастный объект – документ, представляющий совокупность отдельных физических единиц, это может быть многотомный документ, комплектный документ, сериальный или другой продолжающийся ресурс.
В зависимости от структуры описания различают следующие виды библиографического описания:
- одноуровневое;
- многоуровневое;
- аналитическоне описание.
Одноуровневое описание составляют в основном на одночастный документ, то есть на однотомный документ, поэтому говорят, что оно имеет один уровень.
Схема одноуровнего библиографического описания:
Заголовок. Основное заглавие: сведения, относящиеся к заглавию /сведения об ответственности. – Сведения об издании. – Место издания: издательство, дата издания.- Объем документа.
Например:
Янковская В. Ф. Как организовать делопроизводство/В.Ф. Янковская. – М.:МЦФЭР, 2004. – 413 с.
Многоуровневое описание составляют в основном на многочастный документ (многотомный,сериальный или другой продолжающийся ресурс в целом), поэтому считают, что оно имеет несколько уровней.
Схема многоуровневого библиографического описания
Первый уровень
Заголовок. Основное заглавие: сведения, относящиеся к заглавию /сведения об ответственности. – Сведения об издании. – Место издания: издательство, дата издания. – Объем документа.
Второй уровень
Обозначение и порядковый номер тома или выпуска. Основное заглавие/сведения об ответственности. Область выходных данных, физической характеристики документа (его объем).
Второй и последующий уровень содержат библиографическую информацию, относящуюся к каждому отдельному номеру, тому, выпуску. Все сведения, приводимые на втором и последующем уровне, являются факультативными.
Первым элементом в области заглавия и сведений об ответственности является, как правило, номер тома. Сведения на втором и последующих уровнях допускается записывать в свернутой форме.
Например:
Добрынин Н.М. Российский федерализм: генезис, эволюция: избранные публикации: в 2 т./Н.М. Добрынин. – Новосибирск: Наука, 2008. – Т.1. – 317 с.
На многотомный документ в целом или группу томов может быть составлено одноуровневое библиографическое описание.
В этом случае обязательными являются сведения об объеме – количестве томов документа.
Например:
Энциклопедический словарь. – Репринтное воспроизведение изд. Ф.А. Брокгауз-И.А. Ефрон 1890 г.: в 86 т. – М.: Терра, 1990 – 1994.
На отдельный том многотомного документа так может быть составлено одноуровневое библиографическое описание под общим заглавием многотомного документа или под частным заглавием тома.
Например:
Энциклопедический словарь. – Репринтное воспроизведение изд. Ф.А. Брокгауз-И.А. Ефрон 1890 г.: в 86 т. – М.:Терра, 1990. – Т.4. – 946 с.
Библиографическое описание сериальных и других продолжающихся ресурсов имеет некоторую специфику. В качестве сериальных и других продолжающихся ресурсов рассматриваются документы, выходящие в течение времени, продолжительность которого заранее не установлена, имеющие датированные выпуски с одинаковым заглавием. Это могут быть газеты, журналы, нумерованные или датированные сборники, бюллетени, серии, обновляемые документы.
Например:
Документ в оперативной и ретроспективной среде: Сборник научно-практических статей /под ред. Т.Н. Кондратьевой. – Тюмень: ТюмГУ, 2010. – Вып.1. – 285 с.
Правила наполнения областей и элементов библиографическими сведениями являются общими для всех объектов библиографического описания, независимо от вида и носителя документа. Пунктуация в библиографическом описании выполняет две функции – обычных грамматических знаков препинания и знаков предписанной пунктуации, то есть знаков, имеющих опознавательный характер для областей и элементов библиографического описания.
В качестве предписанной пунктуации выступают знаки, употребление которых не связано с нормами русского языка. Основная функция этих знаков – разделение информации, заключенной в области, на элементы.
Знаки, применяемые в библиографическом описании документа:
| . – | точка и тире |
| . | точка |
| , | запятая |
| : | двоеточие |
| ; | точка с запятой |
| … | многоточие |
| / | косая черта |
| // | две косые черты |
| () | круглые скобки |
| [ ] | квадратные скобки |
| + | знак плюс |
| = | знак равенства |
В конце библиографического описания ставится точка. Каждой области описания, кроме первой, предшествует знак точка и тире (. –), который ставится перед первым элементом области. Для более четкого разделения областей и элементов, а также для различения предписанной и грамматической пунктуации применяют пробелы в один печатный знак до и после предписанного знака. Исключение составляют точка и запятая – пробелы оставляют только после них.
Источником информации для составления библиографического описания является документ в целом. Тем не менее, основным источником библиографической информации является для
книги - титульный лист;
статьи - страницы, на которых она расположена;
электронных изданий – экран компьютера.
При необходимости в описании могут быть приведены сведения, заимствованные из источников вне документа. Источник информации может быть единичным или множественным. Главным источником информации является элемент документа, содержащий основные выходные сведения, например, это титульный лист, титульный экран. Если используют несколько источников, их комбинация рассматривается как единый источник. Источники вне документа используют, если необходимая информация не доступна из главного источника или источников, сопровождающих документ. Сведения могут быть заимствованы из опубликованных библиографических записей на документ из справочных изданий, авторитетных файлов, метаданных.
Библиографические сведения указывают в описании в том виде, в каком они даны в источнике информации. Недостающие уточняющие сведения, а также полностью отсутствующие необходимые данные формулируют на основе анализа документа. При разночтениях однородных сведений в различных источниках предпочтение отдается библиографическим сведениям, заимствованным из предписанного источника информации. Числительные в библиографическом описании, как правило, приводят в том виде, как они даны в источнике информации.
Библиографические записи осуществляются под заголовком и под заглавием, в соответствии с ГОСТом 7.80-2000 «Библиографическая запись. Заголовок».
Библиографическая запись документов, имеющих 1-4 авторов, производится под заголовком. В заголовке приводятся фамилия и инициалы одного первого автора. Имена двух авторов (первого и второго) приводятся в сведениях об ответственности за одной косой чертой.
Библиографическая запись под заголовком означает, что первый элемент описания – автор документа.
Библиографическая запись документа, имеющего 1-го автора.
Например:
Баринов В. А. Организационное проектирование / В. А. Баринов. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 399 с.
Библиографическая запись документа, имеющего 2-х авторов, содержит имя (фамилию и инициалы) одного первого автора, сведения о первом и втором авторах одновременно приводятся в сведениях об ответственности за одной косой чертой (/).
Например:
Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Актуальные технологии найма, адаптации и аттестации /А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова. – М.:КноРус, 2011. – 668 с.
Библиографическая запись документа, имеющего 3-х авторов, содержит имя (фамилию и инициалы) одного первого автора, сведения о первом, втором и третьем авторах одновременно приводятся в сведениях об ответственности за одной косой чертой.
Например:
Балдин К.В. Управленческие решения: Учебник / К.В. Балдин, С.Н. Воробьев, В.Б. Уткин. – М.: Дашков и К, 2012. – 495 с.
Библиографическая запись документа, имеющего 4-х и более авторов, производится под заглавием, при чем первым элементом записи является основное заглавие документа, а не заголовок, сведения об ответственности приводятся на имя первого автора, при этом указывается их роль в создании документа.
Например:
Савина И. А. Библиографическое описание документа: Семиотический подход: Учебно-метод. пособие / И. А. Савина; под ред. Н. Б. Зиновьевой. – М., Либерея, 2004. – 88 с.
Библиографическая запись под заглавием начинается с названия документа.
Например:
ГОСТ 34.201–89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплексность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М., Госстандарт, 1989. – 30 с.
Основное заглавие записывают в форме, данной в источнике, заглавие не сокращают. Сведения, относящиеся к заглавию поясняют, уточняют и дополняют основное заглавие, перед поясняющими сведениями ставят двоеточие (:).
Библиографическая запись, как под заголовком, так и под заглавием может являться аналитической.
Аналитическое описание используется при описании части документа, имеющей самостоятельное заглавие, например, статьи или главы.
Например:
Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. – №10. – С. 40–48.
Если основное заглавие состоит из нескольких предложений, между которыми в источнике информации отсутствуют знаки препинания, то в описании эти предложения отделяют друг от друга точкой. Если в источнике информации имеется несколько заглавий, то в качестве основного в описании приводят заглавие, выделенное полиграфическим способом. Сведениям, относящимся к заглавию, предшествует знак двоеточие.
Например:
Галахов В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, В.В. Корнеев. – М.: Проспект, 2011. – 480 с.
Если издание имеет в своем заглавии не одно предложение, то они разделяются точкой. В том случае, если последующее предложение поясняет первое, то предложения отделяются друг от друга двоеточием.
Например:
Кадровое делопроизводство. Правовые основы: Практическое пособие /отв. ред. Ю.П. Орловский. М.: Инфра-М, 2012. – 239 с.
Сведения об ответственности содержат информацию о лицах, организациях, участвовавших в создании документа. В этом случае их записывают в той форме, в какой они указаны в рассматриваемом источнике информации. Первым сведениям об ответственности предшествует знак косая черта (/), последующие группы сведений отделяют друг от друга точкой с запятой (;).
Например:
Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учеб. пособие / под общ. ред. Э. М. Короткова, С. Д. Резника. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М., 2005. – 378 с.
Область выходных данных содержит сведения о месте и времени публикации, распространения и изготовления объекта описания, а также сведения об его издателе, распространителе, изготовителе. При отсутствии сведений о месте издания может быть приведено в квадратных скобках название страны или сокращение [б. м.]. Не приводят место издания для неопубликованных материалов – рукописей, неизданных или неопубликованных видеоматериалов и фильмов, фотоснимков, необработанных звукозаписей, неопубликованных коллекций, фондов.
Наименование издателя приводят после сведений о месте издания, к которому оно относится, и отделяют двоеточием. Сведения приводят в том виде, как они указаны в предписанном источнике информации. При отсутствии в предписанном источнике информации имени (наименования) издателя приводят в квадратных скобках сокращение [б. и.]. Не приводят имя (наименование) издателя для неопубликованных материалов.
В качестве даты издания приводят год публикации документа. Область физической характеристики документа содержит обозначение формы, в которой представлен объект описания, в сочетании с указанием объема и, при необходимости, размера документа, его иллюстраций, сопроводительного материала, являющегося частью объекта описания. В области приводят сведения о количестве физических единиц арабскими цифрами.
Нередко в работе необходимо описание не всего, а только части документа, такое описание называется аналитическим. Сведения о составной части документа отделяются двумя косыми чертами (//). Первая часть библиографического аналитического описания содержит сведения об авторах, заглавии, сведения, относящиеся к заглавию. Во второй части приводится краткая библиографическая запись на документ, в котором опубликована составная часть. Объектом аналитического библиографического описания является составная часть документа, для идентификации и поиска которой необходимы сведения о документе, в котором она помещена.
Схема аналитического библиографического описания:
Сведения о составной части документа // Сведения об идентифицирующем документе. — Сведения о местоположении составной части в документе. — Примечания.
Пояснения к схеме
Сведения о составной части документа – Имя лица. Название статьи. Сведения об ответственности// Сведения о документе. – авторе, заглавии, томе, выпуске, страницах, на которых располагается составная часть рассматриваемого документа.
Например:
Прошкин Б. Моральное стимулирование труда: попытка оптимизации / Б. Прошин, Е. Бакатов //Человек и труд. – 2008. – №1. – С.34 – 37.
Описание на статью в сборнике научных трудов, тезисов докладов содержит сведения об авторе, название публикации, которые приводят перед знаком двойная косая черта (//), за знаком двойная косая черта приводятся название сборника, место, год его издания, а также указываются страницы, на которых помещена данная статья или раздел.
Например:
Петрова В. П. Тематический перечень документов по фондам государственных архивов Тюменской области «Крестьянское восстание 1921 г. в Тюменской губернии» / В. П. Петрова // Архивный фонд РФ: феномен, мифы и реальность: Тез. докл. и сообщ. международ. науч. конф. Москва. 23–24 мая. 2001. – М.:РГГУ, 2001. – С. 82–85.
Сокращение слов и словосочетаний в основном заглавии составной части не применяют. Если документ, в котором помещена составная часть, является периодическим (журнал или газета), место его публикации не приводят, за исключением случаев, когда это необходимо для идентификации документа. Сведения об объеме идентифицирующего документа в аналитическом библиографическом описании не приводят. Область серии также может быть опущена, если ее приведение не требуется для идентификации документа.
Например:
Санкина Л. В. Должностная инструкция. Рекомендации по составлению / Л.В. Санкина // Трудовое право. – 2002. – № 2. – С. 10 –13.
В аналитическом библиографическом описании допускается точку и тире между областями библиографического описания заменять точкой.
Например:
Санкина Л. В. Должностная инструкция. Рекомендации по составлению
Л.В. Санкина // Трудовое право. 2002. № 2. С. 10 –13.
Если составная часть помещена в томе (выпуске, номере) многотомного или сериального документа, в качестве основного заглавия идентифицирующего документа может быть приведено общее заглавие многотомного или сериального документа.
При описании статьи, помещенной в сборнике статей, точку и тире можно опускать в аналитическом описании.
Например:
Кудрявцев Н.В. Отчетная документация Тюменской советской рабоче-крестьянский милиции как исторический источник. 1920 – 1923 гг./ Н.В. Кудрявцев // Документ в оперативной и ретроспективной среде: Сб. научно-практических статей. Тюмень: ТюмГУ, 2012. Вып.2. С. С.97 – 102.
Библиографическое описание неопубликованных документов нередко необходимо делать в процессе практической деятельности архивиста и документоведа. Делая библиографическое описание, следует указывать название документа, его автора, особенно в том случае, если сведений о документе нет в тексте работы. Необходимо дать сведения о местонахождении документа (название учреждения или архива), которые размещают за двумя косыми чертами (//), далее указывают номер фонда, номер описи, номер дела, листа или листов.
Например:
1. Личное дело П.И. Болдина //ЦГАИПД.Ф.1728.Д.53709.
Если в тесте документа есть сведения о его содержании, то ссылки могут быть еще более краткими.
Например:
1. ЦГАИПД.Ф.1728.Д.53709.
При описании материалов текущего архива организации следует указывать название документа, номер, дату утверждения (при наличии). Сведения о месте хранения документа размещают за двумя косыми чертами, при чем точка перед знаком две косые черты не ставится, за исключение сокращений, которые этого потребовали, например, «2012 г.», «210 с.» и другие.
Например:
Положение о Совете директоров ООО «Век». Утв. общим собранием акционеров. Протокол от 05. 03. 2012 № 3 // Текущий архив ООО «Век» г. Нягань.
Или:
Положение о Совете директоров ООО «Век». Утв. протоколом общего собрания акционеров от 05. 03. 2012 № 3 // Текущий архив ООО «Век» г. Нягань.
Или:
Протоколы заседаний Государственной аттестационной комиссии от 07.05.2004 – 30.11.2012 // Текущий архив Тюменского государственного университета.
Или:
Положение об основных видах учебных изданий в Тюменском государственном университете. Утв. приказом ректора ТюмГУ от 04.03.2003 // Текущий архив Тюменского государственного университета.
Описание электронных ресурсов имеет специфику и регулируется ГОСТом 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления». Область описания электронного ресурса включает ряд элементов.
Схема описания электронного ресурса
Заголовок описания. Область заглавия и сведений об ответственности. – Область издания. – Область вида и объема ресурса. – Область выходных данных. – Область физической характеристики. – Область серии. – Область примечаний.
После основных сведений об электронном ресурсе (автор, заглавие, место и год издания) в следующей последовательности могут быть указаны:
- системные требования, когда для доступа к электронному ресурсу требуется специальное программное обеспечение;
- сведения об ограничении доступности, например, по времени, или в связи с необходимостью оплаты предоставления документа на договорной основе или по подписке;
- указывается в круглых скобках дата обращения (число, месяц, год) к электронному документу.
Например:
Русский орфографический словарь РАН /под ред. В.В. Лопатина. – М.: Справочно-информационный портал «Грамота.Ру», 2012 // URL. http//www.slovari gramota.ru (дата обращения 12.11.2012).