Подготовка документов к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов организа­ции различны. Одни документы используются длительное вре­мя для справочно-информационной работы, другие очень бы­стро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения создается архив организа­ции. Для ведения архива выделяется штатная должность «архи­вариус» или его функции возлагаются на одного из работни­ков, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю пред­приятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

— прием, учет и хранение документов, законченных де­лопроизводством;

— информационно-справочная работа по архивным доку­ментам организации;

— организационно-методическая помощь по ведению де­лопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Специалистами установлен оптимальный срок использо­вания документов в делопроизводстве — 3—5 лет. После исте­чения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов — передать их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Порядок подготовки дел к сдаче в архив различается в за­висимости от сроков их хранения.

Дела постоянного хранения создаются после их научно-технической обработки:

— отбора документов;

— экспертизы ценности документов;

— формирования дела;

— оформления обложки дела;

— нумерации листов и подшивки дела;

— составления описи дела.

Отбор документов. После того как документы были испол­нены, по окончании календарного года они должны быть под­готовлены к передаче на хранение либо уничтожены. Но перед этим проводится отбор документов.

Отбор проводит постоянно действующая экспертная ко­миссия организации в соответствии с

— Положением об архивном фонде РФ;

— Основными правилами работы ведомственных архивов;

— Типовыми перечнями документов (с указанием сроков хранения);

— Типовыми положениями об экспертной комиссии;

— номенклатурой дел организации.

После этого проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, фирм, организаций со­держат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может быть востребованной в течение ряда лет. Но определенная группа документов содержит информацию, цен­ную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хра­нить все документы нецелесообразно, так как для них требу­ются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводят экспертизу ценности документов (ЭЦД). Экспертиза ценности документов — определение политического, социально-культур­ного, практического и иного значения документов «с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения».

ЭЦД проводится в несколько этапов; Начинается она в те­кущем делопроизводстве и заканчивается в архиве. Первым эта­пом ЭЦД можно считать составление номенклатуры дел. Вто­рой раз ЭЦД уже самих документов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы (при подго­товке к длительному хранению). Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

ЭЦД в организациях проводится под руководством экспер­тной комиссии (ЭК). Порядок организации работы экспертных комиссий и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. ЭК создается приказом руково­дителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль. В основные задачи ЭК входят:

— рассмотрение проектов номенклатуры дел организаций и ее структурных подразделений;

— организация ежегодного отбора документов на хране­ние и уничтожение;

— рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

— рассмотрение актов о выделении к уничтожению доку­ментов и дел, срок хранения которых истек;

— подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий соответствующих учреждений государ­ственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

— участие в подготовке и рассмотрении проектов типо­вой и примерной номенклатуры дел, перечней документов с Указанием сроков хранения, инструкций по делопроизвод­ству;

— проведение инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью ЭК.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены ЭК должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой дел. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшим сроком хранения выделяют к уничто­жению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. Правильное определение ценности документов требует знания истории организации, ее функций, задач, структуры, системы делопроизводства, информационных связей с другими организациями.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

— основную документацию, наиболее полно отражающую деятельность организации по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

— оперативную документацию, содержащую сведения, не­обходимые для текущей и практической деятельности (доку­менты по бухучету, снабжению и сбыту). Для них устанавлива­ются временные сроки хранения;

— документы по личному составу (приказы, личные кар­точки, лицевые счета и др.). Эти документы имеют длительный срок хранения, к ним часто обращаются для наведения спра­вок.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архи­вными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий. В процессе ЭЦД выделяют четыре группы дел:

— постоянного хранения, подлежащие к сдаче в государ­ственный архив;

— длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет);

— подлежащие уничтожению с истекшим сроком хране­ния. При этом составляется по определенной форме акт о вы­делении документов к уничтожению.