Запланировать выход в свет с Элинор
Пригласить Стейси и Хови на ужин
Позвонить Джессике
Быть дома к 6, чтобы уложить детей
Получать удовольствие и заботиться о себе
Сходить на занятие йогой
Оставшиеся 5%
Поменять масло в машине
Купить новый принтер
Заплатить по счетам
Посмотреть футляры для MacBook Air
Перезвонить Элли по поводу ее презентации о лидерстве
Эта структура позволяет разделить завал на удобоваримые куски. И гарантирует, что я потрачу время на главное. Бесполезно говорить о желании сосредоточиться на приоритетах, если на самом деле я ими не занимаюсь. Мой список дел – план распределения времени.
Но такая структура обеспечивает не только простоту, сосредоточенность на приоритетах и способ начать. Она показывает, что у меня происходит в каждой из главных областей, как они соотносятся друг с другом и что именно я делаю ради продвижения в каждой из них.
В этот конкретный день раздел «Отлично работать с нынешними клиентами» перевешивает задачи из раздела «Привлекать будущих клиентов» – в нем гораздо больше пунктов. Для одного дня нормально. Но если я замечаю, что это становится тенденцией (весь месяц я много работаю с нынешними клиентами и почти ничего не делаю ради будущих), то я знаю, что для развития бизнеса надо изменить ситуацию.
Это особенно полезно, когда приходится решать, какое из двух дел предпочесть. Если нужно выбрать одну из двух встреч и обе важны, я могу посмотреть на общую тенденцию – как я в последнее время тратил время – и сделать выбор в пользу той сферы, где наметилось отставание. Структура помогает поддерживать баланс.
В списке «Получать удовольствие и заботиться о себе» тоже один пункт. Но я могу решить, что этого достаточно. Что писательство, семья и друзья (которые дают мне невероятную энергию) не мешают заботиться о себе.
Также я могу отметить, что список «Оставшиеся 5%» всегда обширен, ориентирован на административные вопросы и занимает больше 5% моего времени. Видимо, нужно нанять администратора или отложить некоторые дела до тех пор, пока у меня не появится больше свободного времени.
Мы с Фиореллой проработали ее список и распределили все пункты по категориям. Мы поняли, что многие из них не относились к приоритетным областям. И это отчасти определяло ее проблему. Она тратила много времени на то, что никак не приближало ее к целям. Мы убрали эти пункты. Через несколько минут у нее было структурированное представление о том, что надо сделать и к чему это приведет. Туман рассеялся.
Фиорелла по‑прежнему была ужасно занята. И у нее оставался огромный объем работы. Но она вышла из ступора. Теперь она выбирала из шести вариантов джема, а не из двадцати четырех, и вероятность предпочесть один и начать работу повысилась в десять раз.
Разберите завал, распределив задачи в структурированном списке, который организован на основе ваших годовых приоритетов.
Глава 23
Не тот этаж
Решаем, от чего отказаться
Я опаздывал на встречу с главой технологической компании. Уже входя в лифт, я начал писать электронное письмо с iPhone и не отрывал взгляда от экрана, пока не доехал до шестого этажа. Продолжая набирать текст, я вышел в открывшиеся двери, не подняв глаз и не осознав, что это был четвертый этаж, а не нужный мне шестой. И тут за моей спиной сказали: «Не тот этаж». Я оглянулся и увидел человека, который придерживал дверь, чтобы я мог вернуться в лифт. Это и был руководитель компании – он широко улыбался. Он все это время был рядом. «Попались», – сказал он.
Мир несется вперед все быстрее. Кругом сплошные технологии. Столько информации. Столько нужно понять, обдумать и оценить.
И мы стараемся ускориться, не желая отставать. Мы не спим до трех утра, отвечая на электронные письма. Мы сидим в Twitter, Facebook и LinkedIn. Просматриваем сайты с новостями, чтобы быть в курсе последних событий. И у нас срабатывает условный рефлекс, когда мы слышим сигнал входящего сообщения.
Но это неверная тактика. Нельзя снизить скорость поступления информации. И все становится только хуже. Пытаясь успеть за всем, мы снижаем свою продуктивность.
Чем быстрее накатывают волны, тем активнее надо плыть. Иначе мы будем болтаться из стороны в сторону. Сейчас как никогда важно сохранять равновесие, быть целеустремленным и знать свои приоритеты.
Как никогда важно говорить «нет». «Я не буду читать эту статью. Не буду читать это письмо. Не буду отвечать на этот звонок. Не приду на эту встречу».
Это трудно, потому что возможно – все же возможно, – что следующая порция информации станет ключом к успеху. Но успех на самом деле зависит от противоположного: нашей готовности упустить часть информации. Попытка сосредоточиться на всем сразу рискованна. Мы утомимся, запутаемся, будем нервничать и раздражаться. И не заметим, что глава компании стоит рядом с нами в лифте.
Ученые из Института транспорта Политехнического университета Виргинии провели исследование автомобильных аварий. Они установили в машинах видеокамеры и смогли увидеть, что происходит прямо перед инцидентом. Оказалось, в 80% случаев водителей что‑то отвлекало в последние три секунды. Они теряли концентрацию: звонили, меняли радиостанцию, откусывали от сэндвича, открывали сообщение в телефоне – и не замечали, что в окружающем мире что‑то изменилось. Потом происходила авария.
Поскольку окружающая обстановка меняется постоянно, мы почти наверняка во что‑нибудь врежемся, если не будем внимательно следить за дорогой и сопротивляться соблазну отвлечься.
Пора сделать паузу, расставить приоритеты и сосредоточиться. В предыдущей главе я рассказал, как структурировать список дел, используя пять (или около того) направлений, на которых вы сосредоточитесь в этом году. Он поможет следить за дорогой. Он удержит ваше внимания на том, что делает вас счастливым и важно для вас. Он поможет организовать ваше время.
Но его недостаточно. Полезно будет составить еще один: список того, на что не стоит обращать внимание.
Чтобы научиться мудро использовать время, надо задать еще несколько не менее важных дополнительных вопросов, которых мы часто избегаем: что вы готовы не сделать? Что не приносит вам счастья? Что не важно для вас? Что вам мешает?
У некоторых людей уже есть список дел, в котором слишком много пунктов. Но у очень немногих есть второй список. Однако если учесть, как легко мы отвлекаемся и сколько вокруг соблазнов, второй сегодня актуален как никогда. Люди, которые станут успешными, знают ответы на эти вопросы и каждый раз, когда что‑то требует их внимания, спрашивают себя, поможет ли это сосредоточиться на важном или наоборот.
А значит, списки недостаточно зафиксировать и спрятать в ящике стола. Это ваша карта на каждый день. Пересматривайте их каждое утро вместе с ежедневником и спрашивайте: какой на сегодня план? На что я потрачу время? Как это поможет сосредоточиться на важном? На что я могу отвлечься? Затем наберитесь мужества, чтобы следовать плану, делать сознательный выбор и, может быть, разочаровать несколько человек.
Когда глава компании застукал меня в лифте, он рассказал о мероприятии, с которого возвращался. Это было собрание всех финалистов премии «Предприниматель года» – он входил в их число. Мероприятие было важным и для него, и для всех, кто надеялся получить звание (все судьи тоже присутствовали), – и, перед тем как войти в зал, он принял два твердых решения: сосредоточиться на самом собрании; не проверять смартфон.
И его просто поразило, что он оказался единственным, кто не смотрел все время в телефон. Неужели остальные директора не были заинтересованы в этом звании? Неужели их бизнес так зависел от них, что они не могли отвлечься на час? И уместно ли демонстрировать это судьям?
В этот час существовала одна главная задача, и только один руководитель компании вел себя соответственно – он знал, на чем стоит сосредоточиться, а на что не обращать внимания. И неважно, получит он звание или нет. Он уже выиграл.
Чтобы сделать все необходимое, надо не только составить план дел, но и определить, от чего придется отказаться.
Глава 24
А когда завтра?
Используем ежедневник
Когда Элинор было лет девять‑десять, ей понадобились новые туфли. Она сказала об этом маме, и они решили пойти в магазин в субботу утром. Но в субботу мама Элинор оказалась слишком занята и поняла, что не сможет найти время на поход за туфлями. Поэтому она сказала дочери, что в магазин они пойдут позже.
– Когда? – спросила та.
– На этих выходных, – ответила мама.
– А когда на этих выходных? – упорствовала Элинор.
– Завтра.
– А когда завтра?
– В два часа.
Элинор расслабилась и улыбнулась.
– Отлично! Спасибо, мам.
Конечно, на следующий день в два часа Элинор с мамой отправились за туфлями. Вполне вероятно, этого бы не случилось, если бы девочка не стала выяснять, когда именно они пойдут в магазин.
Элинор всегда была мудрой, и это один из ранних примеров. Она интуитивно знала, что определяет разницу между намерением и действием. Она понимала секрет реализации задуманного.
Недавно вечером она напомнила мне об этом, когда на вопрос, как прошел день, я ответил: в целом неплохо, но не удалось сделать многое из того, что хотелось. Она же заметила, что по вечерам я всегда прихожу к такому выводу. В конце дня у меня никогда нет чувства, что я все сделал. И, возможно, мои планы на день нереалистичны.
Конечно, она права. Для многих из нас список дел на день становится списком поводов себя винить. Реестром всего, что мы хотим, планируем и считаем нужным сделать, но никогда не делаем. Скорее, это «список дел, до которых у меня никогда не дойдут руки». И чем он длиннее, тем меньше вероятность, что мы до него доберемся, и тем больше стресса в нашей жизни.
Случай из детства Элинор показывает, как можно избавиться от этого кошмара. Главное – итоговый вопрос, ответ на который ее удовлетворил: «А когда завтра?»
Я называю это силой «где и когда».
В книге «Жизнь на полной мощности»[17] Джим Лоэр и Тони Шварц описывают эксперимент, в ходе которого группа женщин согласилась провести самостоятельное обследование молочных желез. Одну группу попросили сделать это в течение следующих тридцати дней. Другая должна была решить, где и когда в течение следующих тридцати дней они это сделают. Только 53% женщин из первой группы провели обследование. Зато во второй группе, где участницы назвали, где и когда они этим займутся, задание выполнили все – 100%.
В другом исследовании две группы наркозависимых в период воздержания (трудно представить категорию людей, которые испытывают больше стресса) согласились написать сочинение. Одну группу попросили сдать его до пяти вечера в определенный день. Другую тоже попросили написать сочинение и сдать его до пяти в определенный день, но сначала решить, где и когда они выполнят задание. Никто из первой группы не написал сочинение. Неудивительно. Но удивительно, что 80% назвавших, где и когда они будут писать сочинение, сдали его в срок.
Проблема в том, что мы используем обычные списки дел как инструмент для организации дня. Но он не подходит для этих целей. Список дел хорош как способ объединить все дела. Он дает возможность увидеть целостную картину. Именно поэтому так важно распределить пункты по категориям, имеющим для нас в этом году большое значение. Это позволяет сосредоточиться на содержании и гарантирует, что мы думаем о главном – о том, что поможет нам продвинуться к желаемым результатам.
Ежедневники с указанием часов – лучший инструмент для организации дня. В каждом дне есть строго определенное количество часов. И когда мы попытаемся впихнуть нереальное количество задач в ограниченное место, это сразу станет понятно.
Как только у вас появится список дел, разделенных на категории, возьмите ежедневник и поместите их в определенные промежутки времени: самые сложные и важные – в начало дня. Под «началом дня» я имею в виду время до проверки электронной почты. Так вы, скорее всего, выполните все, что нужно, и будете хорошо себя чувствовать вечером.
Поскольку весь список не уместится на страницу – даю гарантию, – необходимо расставить приоритеты. Что действительно необходимо сделать сегодня? Чему вы в последнее время уделяли недостаточно внимания? Каким категориям? Где для них найдется место в ежедневнике?
И вот еще что. Расставляя приоритеты на день, убедитесь, что у вас остается время, лучше послеобеденное, чтобы отреагировать на нужды других людей и заняться делами из категории «Остальные 5%». Если вы его запланируете, то спокойно сможете не выполнять эти задачи, пока оно не наступит. У вас будет возможность сосредоточиться на собственных приоритетах и не беспокоиться, что вы не уделяете кому‑то внимания.
По окончании дня у вас обязательно останутся пункты, которые не удалось выполнить. Очень здорово знать это заранее. Потому что это произошло бы все равно, но вы в итоге ощутили бы удивление, разочарование и, главное, беспомощность. Вы бы поняли, что на самом деле не контролируете, что делать, а что нет.
Теперь вы сможете стратегически подходить к невыполненным задачам. Например, определить утром или накануне вечером, что действительно важно.
И как в случае с Элинор и покупкой туфель, вы можете быть относительно уверены, что если решите, где и когда вы займетесь этими делами, то действительно все сделаете. Это надежный метод предсказания будущего.
Если вы правда хотите что‑то сделать, решите, где и когда вы этим займетесь.
Глава 25
Правило трех дней
Убираем дела из списка
Итак, вы распределили дела в списке по категориям. Убрали то, что не соответствует плану на год. И убедились, что все оставшееся отражает ваш стратегический подход. Отлично.
Потом вы заполнили ежедневник и сделали трудный выбор, определив, что можно вместить в ограниченное время. Вы решили выполнить более сложные задачи с утра, когда вам лучше думается и у вас максимум терпения. Просьбы и потребности других людей и прочие помехи вы отложите на более позднее время. Замечательно.
Но по‑прежнему остается возможность – а скорее, вероятность, – что в ваше расписание на день не поместится довольно длинный список дел. И он будет расти и вызывать у вас еще больше стресса, постоянно напоминая, что вы день за днем чего‑то не успеваете. Что делать?
Пора применить правило трех дней. Оно гарантирует, что пункты в списке никогда не остаются там дольше чем на три дня – а значит, не досаждают вам.
Вот что я делаю: распланировав день, я рассматриваю оставшееся в списке. Если эти пункты добавлены за последние два дня, я оставляю их и смотрю, не поместятся ли они в расписание на завтра.
А со всем, что пробыло в списке больше трех дней, я произвожу одно из четырех действий:
Делаю немедленно. Меня часто поражает, сколько задач, пробывших в списке много дней, в итоге получилось выполнить за несколько минут. Часто они выливаются в тридцатисекундное сообщение на автоответчике или письмо по электронной почте, на которое я трачу две минуты. Такие дела я выполняю немедленно.
Планирую. Если я не выполняю задачу немедленно, то ищу подходящее время. Пусть даже через полгода. Если мне важно внести дело в список, значит, надо назначить для него определенное время в определенный день. Его всегда можно перенести, когда я буду пересматривать страницу за это число. Но если дело важно сделать, необходимо его запланировать.
Конечно, что‑то мне вообще не хочется планировать. Например, встречу, которая кажется мне интересной, но недостаточно приоритетна. Или дело, которое я планирую, но потом каждый раз отбрасываю в пользу более важных. В таких случаях приходится признать, что, хотя мне нравится считать это дело важным, мои действия этому противоречат. И тогда я его «отпускаю».
Отпускаю. Это более приятное слово, чем «удаляю». Я просто признаю, что не буду заниматься тем, что не хочу делать прямо сейчас или планировать на конкретную дату и время. Я принимаю, что, хотя я хотел бы сделать эти дела своими приоритетами, они просто недостаточно важны.
Однако иногда вычеркнуть пункт из списка сложно. Я просто не хочу признавать, что не буду это делать. Как, например, в случае с упомянутой встречей. И я не хочу забывать о делах, которые могут быть полезны. И я помещаю эти пункты в список «Когда‑нибудь / может быть».
Заношу в список «Когда‑нибудь / может быть». Эту идею я взял у Дэвида Аллена, автора бестселлера «Как привести дела в порядок»[18], и отправляю туда дела на «заклание». Я редко выполняю задачи из этого списка (если вообще выполняю). Проверяю его примерно раз в месяц, периодически стираю пункты, которые больше не важны, а потом откладываю его на следующий месяц. Теоретически я мог бы вообще стереть этот список, но мне спится немного лучше, если я знаю, что могу вносить в него дела, когда я чувствую вину или мне не хватает решительности, чтобы сразу о них забыть. И кто знает? Может быть, когда‑нибудь я сделаю что‑то из этого списка.
А еще я веду «лист ожидания». Если я послал кому‑то электронное письмо, оставил сообщение на автоответчике или просто жду от кого‑то отклика на какую‑то тему, я заношу это в список. Так я не упускаю из вида то, чего жду от других людей, и могу при необходимости повторить запрос. И еще это позволяет не обращать на эти пункты внимания каждый день и не путать с тем, что действительно нужно сделать. Я веду этот список в компьютере, присваиваю каждому пункту дату и настраиваю напоминание. И мне не приходится думать, чего я жду или когда надо будет пересмотреть список. Я просто получаю напоминание. Если отклик не получен, понятно, что нужно повторить запрос или, как будет описано ниже, перестать ждать.
Так организован мой процесс. Он гарантирует, что в списке ничего не остается дольше, чем на три дня. Если я составил расписание на день, список дел нужен только для уточнения деталей (кому я собирался позвонить и какой у него номер телефона) и добавления новых пунктов в течение дня.
При этом чувство вины исчезает из списка.
Никогда не оставляйте пункты в списке дел больше чем на три дня. Иначе они помешают заниматься главным.
Глава 26
Кто вы?
Сила сигнала
Дов – прекрасный человек. Он руководит компанией, оказывающей специализированные услуги, и успешен во всех отношениях. Дов обеспечен, состоит в счастливом браке, имеет детей. Он активный член религиозной общины. Умен, начитан, рассудителен и обаятелен. С таким человеком приятно поговорить на званом ужине. Однако на днях он швырнул телефон через всю комнату и чуть не попал в кого‑то.
«Это на меня не похоже», – сказал мне Дов. И это правда. Я его знаю. Никогда и близко не замечал за ним подобных проявлений.
Конечно, швыряние телефонов выглядит довольно экстремально. Но если снизить градус эмоций, окажется, что Дов не одинок. Лизанна – еще один невероятно успешный руководитель компании. Я высоко ее ценю и очень уважаю. И вот ей указали, что она ведет себя грубо, резко и жестко и с ней трудно взаимодействовать. Когда я обсудил с ней эти отклики, она сказала то же самое: «Это на меня не похоже».
Дов и Лизанна в целом правы. Это на них не похоже. Во всяком случае обычно. И уж конечно, они не хотели бы вести себя так всегда.
Но при неудачном стечении обстоятельств они так и поступают.
Это справедливо не только для Дова и Лизанны. Большинство из нас сопротивляется соблазну метнуть телефон в стену. Но многие все же срываются легче, чем им бы хотелось. На днях я накричал на детей – накричал на детей! – когда они поссорились за завтраком. И тут же об этом пожалел.
А потом я разговаривал с сотрудником телекоммуникационной компании, и, когда за сорок пять минут мою проблему решить не удалось, я снова сорвался.
И не только в злости дело. Мы подводим людей. Не перезваниваем им. Не слушаем, когда нам говорят что‑то важное. Порой нам не нравятся наши поступки. Мы не узнаем в них себя.
Кажется, я понял, в чем здесь причина: дело в перегрузках. Нам слишком много нужно сделать и не хватает на это времени. Отсюда две проблемы:
Мы упускаем важное. Не отвечаем на электронные письма. Не перезваниваем. Невнимательно слушаем собеседников. Все это оскорбляет и разочаровывает.
Мы вечно неудовлетворены. Считаем себя неэффективными. Неспособными. И тем самым разочаровываем себя.
В обоих случаях мы срываемся. Ничто так не расстраивает, как собственное несоответствие добрым намерениям. Возникает ощущение несправедливости. Как у ребенка, который проливает воду, а потом плачет: «Я же не хотел!» Мы не хотим быть неприятными людьми. Но теряем терпение, когда встречаем препятствие или сталкиваемся с требованиями, которые не можем выполнить. И злимся на других за собственную несостоятельность.
Я был зол не на сотрудника AT&T за то, что зря потратил сорок пять минут. Я злился на себя – ведь это я так долго не вешал трубку. И я не столько сердился на детей за ссору, сколько перегрузил себя, одновременно готовя вафли, блинчики и овсянку, накрывая на стол и доставая сироп и апельсиновый сок. Но я так стремился приготовить идеальный завтрак, что сам же его и испортил.
Планируя наперед, выбирая, что делать и чего не делать, и используя ежедневник стратегически, мы создаем хорошие и важные стратегии организации дня. Но их недостаточно. Нужен ритуал, который поможет сохранять равновесие и концентрацию в течение дня и напоминать нам, кто мы на самом деле и кем хотим быть. Для меня это звуковой сигнал.
Каждое утро я настраиваю часы так, чтобы каждый час звучал звонок. Для этого подойдут и телефон, и компьютер, и таймер. Когда я его слышу, я на минуту прерываюсь и спрашиваю себя, был ли прошедший час продуктивным. А потом принимаю осознанное решение, как проведу следующий час. Это помогает сосредоточиться на деле.
Но для меня сигнал имеет более глубокий смысл. Услышав его, я делаю глубокий вдох и спрашиваю себя, был ли я в прошедший час тем, кем хочу быть. Иными словами, во время паузы я принимаю осознанное решение не только о том, что я буду делать, но и кем я буду в течение следующего часа. Благодаря этому я остаюсь собой.
Чтобы победить силу инерции, нужно делать паузы. Я накричал на детей и сразу об этом пожалел. Потому и перестал вредить себе и окружающим. Я напомнил себе: я не такой отец. Я бросил все дела, сел рядом с ними, обнял и извинился.
Как было бы здорово, если бы меня остановил не собственный крик, а звуковой сигнал. И если бы это случилось до того, как я сорвался.
Но, скорее всего, ваш сигнал не прозвучит в нужное время. Люди обычно теряют терпение не по расписанию.
Однако это неважно. Мы срываемся и перестаем быть похожими на себя не сразу. Процесс идет несколько часов. И ежечасное напоминание, глубокий вдох и вопрос, кем вы хотите быть, помогает сохранять стабильность. Оставаться собой.
Может быть, ваша проблема – не приступы гнева. Может, вы делаете слишком много дел одновременно. Или так загружены, что не знаете, с чего начать, и не начинаете ничего – просто сидите в интернете. Или отвлекаетесь во время разговора.
Когда звучит сигнал, глубоко вдохните и используйте минутную паузу, чтобы спросить себя: тот ли вы сейчас, кем хотите быть.
Спросите, не пытаетесь ли вы сделать слишком много. И не занимаетесь ли ненужными делами. Ликвидируйте фактор, который выводит вас из равновесия. Сократите нагрузку. Подумайте о результате, которого хотите добиться, а не только о текущем занятии. Тогда вы будете реже реагировать спонтанно и добиваться большего.
Когда Дов метнул телефон, он сразу об этом пожалел. И до сих пор разгребает последствия. К сожалению, один резкий поступок, пусть и нетипичный для вас, быстро начинает восприниматься как норма.
Однако ситуацию можно изменить. Для этого надо создать новую историю. Но не резкую, а размеренную и спокойную. Нужно действовать последовательно и методично.
Надо напомнить себе, кто вы на самом деле. А потом именно так и действовать. Быть собой. Постоянно, предсказуемо, минуту за минутой и час за часом.
Грамотно организованная помеха помогает контролировать себя и свое время. Сохраняйте сосредоточенность и внутреннее равновесие, останавливаясь каждый час.
Глава 27