Для усовершенствования учета заработной платы в учреждении нужно активно внедрять систему внутреннего контроля.
Основной целью аудитора при проверке учета труда является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.
Цели системы внутреннего контроля (СВК) в учреждении - упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел учреждения. Особое место занимает кадровая документация. Поэтому целесообразно установить систему внутреннего контроля за ведением кадровой документации.
Кадровая документация любого учреждения должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.
Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.
В каком случае нужно проведение аудита кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства (далее - аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:
при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
при смене руководителя организации;
при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
при изменении системы оплаты труда;
при массовом высвобождении работников.
Кто должен проводить аудит
Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии учреждения. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.
Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.
Какие этапы проведения аудита кадрового делопроизводства
. Организационный этап.
. Определение перечня подлежащих проверке документов.
. Сверка документов.
. Проверка кадровой документации.
. Оформление отчетов по кадровому аудиту.
Рассмотрим каждый этап более подробно.
На первом, организационном, этапе необходимо:
определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного - двух месяцев);
издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.
Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой области действует учреждение, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в учреждении. К обязательным документам относятся:
трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;
трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждом учреждении, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;
личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ("Личная карточка государственного (муниципального) служащего"). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;
приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;
личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации", согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О Прокуратуре Российской Федерации". В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации - Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;
локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.
Также, если это требуется по условиям труда, в учреждении могут вестись следующие документы:
коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
график сменности;
договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
положение об охране коммерческой тайны;
положение об адаптации работников;
положение о порядке прохождения испытательного срока;
положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу, и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.
Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.
Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.
Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.
Таблица 12 - Перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета
| Перечень необходимых документов | Документ в наличии | Документ отсутствует | Примечание |
| Штатное расписание | + | ||
| График отпусков | + | ||
| Положение об оплате труда и премировании | + | В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией Положения под роспись | |
| Трудовые договоры | + | Недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме | |
| Журнал по учету трудовых договоров | + | Разработать форму журнала | |
| Журнал ознакомления с локальными нормативными актами | + |
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.
Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.
Заключение
Подводя итоги проведенной работы можно констатировать, что заработная плата является важнейшим средством повышения заинтересованности работников в результатах своего труда, его производительности, улучшения качества оказываемых услуг и соответственно одним из элементов расходов учреждения. Необходимость организации четкого контроля за мерой труда и потребления предопределена, прежде всего, значительной трудоемкостью учетной работы на данном участке. Поэтому необходим точный учет затрат труда и внутренний контроль по каждому рабочему месту.
По результатам дипломной работы на тему: «Особенности начисления заработной платы в бюджетном учреждении» были закреплены основные теоретические понятия по организации и внедрению новой системы оплаты труда в бюджетном учреждении. Рассмотрены нормативные акты по учету заработной платы, так как они лежат в основе учреждения и ведения бухгалтерского учета хозяйственной деятельности. Изучены процессы налогового учета заработной платы. Рассмотрены на практическом примере особенности начисления заработной платы, обеспечение рационального использования бюджетного финансирования на оплату труда в ФГУ «Карабашская КЭЧ района».
При расчете заработной платы учреждение должно руководствоваться нормами действующего трудового законодательства. Внутри учреждения вопросы оплаты труда регулируются заключенным коллективным договором (соглашением) между администрацией и трудовым коллективом или положением по оплате труда. Положение не может противоречить положениям трудового законодательства.
Конечная сумма, выплачиваемая рабочим и служащим, меньше начисленной им заработной платы вследствие того, что учреждение по существующему законодательству обязано удержать определенную часть заработка своих работников в пользу государственных органов. Сюда относятся: налог на доходы физических лиц, алименты. Удержания могут производиться также по заявлению самих работников и сотрудников.
Бухгалтерский и налоговый учет ФГУ «Карабашская КЭЧ района» ведется в соответствии с нормативными и законодательными актами. Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на счете 30201 "Расчеты по заработной плате". По кредиту счета отражают начисления по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам), а по дебету - отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий пособий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.
Необходимо заметить, что в данное время необходимо так строить систему оплаты труда, чтобы она была непосредственным двигателем высокой производительности учреждения. Необходимо добиться такого баланса, чтобы хорошо работающий персонал получал достойную заработную плату. Достижение такого баланса довольно непростая задача, учитывая финансовые сложности, сопровождающие сейчас практически каждое учреждение. Поэтому необходимо позаботиться, чтобы в службах управления персоналом и системой заработной платы всегда находились высококвалифицированные специалисты.
Литература
1. Конституция Российской Федерации. - М.: "Юридическая литература",-1993. - 64 с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации часть. - СПб.: "Издательский дом Герда", -2009, - 576 с.
. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая- 9-е изд.- М.: "Ось-89", -2006 г. - 384 с.
. Трудовой кодекс Российской Федерации. - 2008 г.
. Семейный кодекс РФ от 8.12.1995г. (в редакции Федерального закона от 24.04.2008 №49- ФЗ) - 168 с.
. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями от 23.07.1998 г., 28.03.2002г., 31.12.2002 г., 10.01.2003 г.).
. Федеральный закон от 31 декабря 2002 г. №190-ФЗ "Об обеспечении по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы".
. Федеральный закон от 31 декабря 2002 г. №190-ФЗ "Об обеспечении по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы".
. Постановление Госкомстата СССР и ВЦСПС от 31.01.1985 г. "Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника".
. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 "О трудовых книжках".
. Постановление Госкомстата России от 09 сентября 2003 г. №82.
. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2007 г. N 605 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и гражданского персонала воинских частей, оплата труда которых осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений".
. Постановление Правительства ПФ РФ от 22 октября 2002 г. №122п. "Об утверждении Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования".
. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (с изменениями от 11 ноября 2009 г.).
. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 "О трудовых книжках".
. Постановление Госкомстата России от 09 сентября 2003 г. №82.
. Постановление Госкомстата СССР и ВЦСПС от 31.01.1985 г. "Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника".
. Постановление Минтруда России от 28.08.1998 г. №37.
. Постановление Минтруда России от 21 августа 1998 г. №38.
. Постановление ФСС РФ от 01 декабря 2003 г. №130.
. Письмо Минфина России от 04 марта 2004г. №04-02-05/3/15 "О порядке учета расходов на оплату пособий по нетрудоспособности в части, выплачиваемой за счет средств работодателя, и применении ограничения максимального размера пособий по нетрудоспособности".
. Приказ Министерства финансов РФ от 30.12.2008 № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».
. Положение об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. N 583.
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 22 октября 2007 г. N 663 "О методических рекомендациях по введению в федеральных бюджетных учреждениях новых систем оплаты труда".
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 823 "Об утверждении разъяснения о реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2007 г. N 605 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и гражданского персонала воинских частей, оплата труда которых осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений".
. Приказ Минобороны РФ от 10 ноября 2008 г. N 555. О мерах по реализации в Вооруженных Силах Российской Федерации постановления Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. N 583.
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 2 апреля 2008 г. N 158н "Об утверждении разъяснения по отдельным вопросам установления должностного оклада руководителя федерального бюджетного учреждения".
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 6 августа 2007 г. N 525 "О профессиональных квалификационных группах и утверждении критериев отнесения профессий рабочих и должностей, служащих к профессиональным квалификационным группам".
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 248н "Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых профессий рабочих".
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 818 "Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных учреждениях".
. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 822 "Об утверждении Перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях".
. Положения Единых рекомендаций по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, на 2009 год, утвержденных протоколом Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 10 декабря 2008 г. N 8 (далее - Единые рекомендации).
. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - М.:ЮНИТИ, 2009.
. Воробьёва Е.В. Заработная плата в 2009 году с учётом требований налоговых органов. - М., 2009.
. Дудченко О.Н. ЗАРПЛАТА: расчет и учет. Учебно-практическое пособие. - М.: Издательство "Экзамен", 2009. - 192 с.
. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.:ИНФРА-М, 2009. - 592 с.
. Новодворский В.Д. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие. - М.: 2003. - 464 с.
. Перминова О.В. Расчет больничных: новые разъяснения, сложные вопросы, особенности расчетов. Учеб. пособие. - М.: 2009. - 228 с.
. Полонский Ю.Д. Система налогообложения.- 7-е изд. перераб. и доп. - М.: "Ось-89", 2009.- 208 с.
. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 425 с.
. «Гарант» [Электронный ресурс] / Компания «Гарант». - Последнее изменение 11.03.2010
. «Консультант-Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант-Плюс». - Последнее изменение 03.03.2010.