Учреждение не может обойтись без привлечения определенного количества работников. Оно может установить с ними трудовые отношения, заключив трудовой договор или контракт, также привлечь работников по гражданско-правовым договорам подряда, которые заключаются, как правило, на небольшой срок (1-3 месяца).
В любом случае, возникнет необходимость учета отработанного времени, а также начисления и выдачи заработной платы и других видов оплат.
После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, обычно сотрудник предоставляет в организацию следующие документы:
Заявление сотрудника <https://www.snezhana.ru/upload/people_zaya.rar> о приеме на работу;
Ксерокопия паспорта;
Трудовая книжка (оригинал);
Страховое (пенсионное) свидетельство (копия);
Документы воинского учета (военный билет);
Копия документов об образовании;
Копия свидетельства о присвоении ИНН;
Справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ);
Заполненная Анкета сотрудника <https://www.snezhana.ru/upload/people_ank.rar>;
Справка с основного места работы (для совместителей);
Свидетельство (а) о рождении детей;
Справка о прохождении медкомиссии.
Документы сотрудника подшиваются в личное Дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании Приказа о приеме на работу производится запись в Трудовой книжке сотрудника [22].
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия. С его помощью фиксируются сведения об отработанном времени, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу.
Затраты рабочего времени группируются по следующим признакам:
отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки);
оплачиваемое неотработанное время (ежегодные отпуска, вынужденные простои, временная нетрудоспособность, выполнение государственных и общественных обязанностей, др.);
неоплачиваемое неотработанное время (прогулы, опоздания, отпуск без сохранения заработной платы);
Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и другими. Эти документы после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками.
Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в расчетной ведомости <https://www.snezhana.ru/upload/form_t51.rar> или в расчетно-платежной ведомости <https://www.snezhana.ru/upload/form_t49.rar>.
Оплата часов ночной работы (с 22 до 6 ч). Каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором организации, но не ниже размеров, установленных законодательством.
Оплата часов сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ). Работы, которые производятся сверх нормированного времени, допускаются в исключительных случаях. Работа за это время оплачивается за первые 2 ч не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы. Такие сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 ч в течение двух дней подряд и 120 ч в год [4].
К работам сверх норм и к работе в ночное время не допускаются беременные женщины, работники моложе 18 лет, работники других категорий, установленных законодательством.
Оплата работы в выходные и праздничные дни (ст. 153 Трудового кодекса РФ). Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставлением другого дня отдыха или, по соглашению сторон, в денежной форме. Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере:
сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
оплачиваемым по часовым (дневным) ставкам - в размере не менее двойной часовой (дневной) ставки;
получающим месячный оклад - в размере не менее одной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой (дневной) ставки сверх оклада, если работа проводилась сверх месячной нормы [18].
Надбавки. Разнообразие климатических и природных условий нашей страны радует глаз. Это приводит и к необходимости районного регулирования оплаты труда. В настоящее время трудовое законодательство устанавливает районные коэффициенты оплаты труда и надбавок за работу в тяжелых природно-климатических условиях. Так, согласно статье 315 ТК РФ лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, выплачивается процентная надбавка к заработной плате за стаж работы в этих районах или местностях. Размер процентной надбавки к заработной плате и порядок ее выплаты устанавливаются Правительством РФ. Также различают надбавки стимулирующего характера, за выслугу лет, надбавки лицам, допущенным к государственной тайне.
Оплата очередных отпусков. Право на отпуск работник имеет по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя. За работником, находящимся в отпуске, сохраняют его средний заработок за последние 12 месяцев. В 2006 году внесена поправка в статью 120 ТК РФ - новый метод расчета отпускных. Данные для начисления берутся не за три месяца, предшествующих отпуску, а за 12 месяцев. Также изменился коэффициент - теперь он равен 29,4 вместо 29,6. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев делением суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и па среднемесячное число календарных дней (29,4).
Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособий являются больничные листы, выдаваемые лечебными учреждениями. Согласно Федерального закона от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ, получить пособия с 2007 года можно по каждому месту работы. На размер пособия теперь влияет общий стаж работы сотрудника. Расчетный период для исчисления пособия по временной нетрудоспособности составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы до пяти лет - 60% заработка; от пяти до восьми лет - 80% заработка, от восьми лет и более - 100% заработка.
Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100%:
вследствие трудового увечья или профессионального заболевания;
работающим инвалидам Великой Отечественной войны и другим инвалидам, приравненным по льготам к инвалидам Великой Отечественной войны;
лицам, имеющим на своем иждивении трех детей и более, не достигших 16 лет (учащиеся - 18 лет);
по беременности и родам.
Порядок расчета средней заработной платы устанавливается постановлениями Правительства Российской Федерации.
Расчет среднего заработка работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е)
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;
ж) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации [14].
Важнейшей из установленных государством гарантий является минимальный размер оплаты труда.
Минимальный размер оплаты труда работника полностью отработавшего за месяц норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности) не может быть ниже установленной минимальной заработной платы.
Согласно статье 129 ТК РФ: «Минимальная заработная плата (минимальный размер оплаты труда) - устанавливаемый федеральным законом размер месячной заработной платы за труд неквалифицированного работника, полностью отработавшего норму рабочего времени при выполнении простых работ в нормальных условиях труда» [4].
В соответствии с частью 1 статьи 132 ТК РФ минимальный размер оплаты труда (далее МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного населения.
Кроме того, месячная заработная плата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (МРОТ). А при оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) первого разряда единой тарифной сетки не может быть ниже МРОТ. так, в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 29 июня 2008 года № 91-ФЗ, с 1 января 2009 года МРОТ равен 4330 рублей в месяц
Удержания из заработной платы могут осуществляться в соответствии со ст.137 ТК РФ или иными федеральными законами.
В зависимости от оснований различают три вида удержаний, производимых из причитающихся в пользу физических лиц сумм заработной платы или иных вознаграждений:
бюджета (НДФЛ <https://www.snezhana.ru/ndfl/> - сумма начисленного в установленном порядке налога);
организация, в котором работает работник (невозвращенных во время подотчетных сумм; возмещение причиненного материального ущерба; удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов; удержание аванса, начисленного за первую половину месяца; прочие удержания (в пользу профсоюзов, страховых компаний));
третьих лиц (алименты, суммы, предназначенные для возмещения причиненного ущерба, взносы, перечисляемые по заявлению работника в страховые и благотворительные организации, и т.д.).
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы в соответствии со ст. 138 ТК РФ не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50%. И только удержания, производимые по согласованию между работником и работодателем, могут осуществляться сверх установленных сумм.
Удержания бывают следующие: обязательные; по инициативе предприятия; по заявлению работника; по исполнительным надписям нотариальных контор.
К обязательным удержаниям относятся удержания по исполнительным документам. Такими документами являются:
исполнительные листы, выдаваемые судами на основании принимаемых ими решений;
судебные приказы;
нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов;
постановления судебного пристава-исполнителя.
Денежные средства по исполнительным документам удерживаются из заработной платы работников, сумм, приравненных к заработной плате (доплаты, премии, вознаграждения и т.д.), стипендии, гонорары и т.д.
Однако существует перечень выплат физическим лицам, с которых удержания не производятся.
Перечень таких выплат приведен в ст. 69 Федерального закона от 02.10.2007 г. N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" с последующими дополнениями и изменениями.
Основным видом удержаний по исполнительным документам является удержание алиментов. Основанием для удержания и перевода алиментов являются исполнительные листы, письменные заявления граждан о добровольной уплате алиментов, отметки органов внутренних дел в паспортах физических лиц о том, что они обязаны уплатить алименты. Бухгалтерия регистрирует полученные исполнительные листы в специальном журнале или карточке. С плательщика по решению суда взыскивают алименты на детей, нетрудоспособных родителей, супруга в размере 50% заработка, а на основании его личного заявления - в размере, превышающем 50% (ст. 81 Семейного кодекса РФ) [5].
Алименты удерживаются с сумм заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, начисленных за отчетный период месяц после удержания из них налогов, а также с сумм начисленных пенсий и стипендий.
Прочие удержания по исполнительным документам (за ущерб, причиненный учреждению или физическим лицам, штрафы, удержания из заработной платы лиц, отбывающих исправительные работы без лишения свободы) производятся в размере, определенном самим исполнительным документом, с соблюдением установленных ограничений размеров удержаний, предусмотренных Законом «Об исполнительном производстве».
Удержания осуществляются со всей суммы начисленного заработка, за исключением выплат, которые, согласно статье 69 вышеназванного Закона, не учитываются при расчете удержаний.
При расчете заработной платы учитываются:
взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
единый социальный налог;
взносы на обязательное пенсионное страхование и налог на доходы физических лиц.
Сумма начисленной за месяц заработной платы (по итогам месяца) принимается за основу расчета налогооблагаемой базы при расчете следующих налогов:
НДФЛ <https://www.snezhana.ru/ndfl/> (налога на доходы физических лиц);
ЕСН <https://www.snezhana.ru/esn/> (единого социального налога);
страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Данные налоги исчисляются по итогам начисленной за весь месяц заработной платы, т.e. выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс) налогами не облагается.
Данные о начислениях налогов и взносов фиксируются в регистрах специальной формы:
по НДФЛ - форма 1- НДФЛ <https://www.snezhana.ru/upload/1ndfl.rar> - "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 200_ год";
по ЕСН и взносам в ПФ РФ - Индивидуальные и сводные карточки <https://www.snezhana.ru/esn_blanks/> сумм начисленных взносов и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, а также сумм налогового вычета".
По итогам отчетного периода сведения о начисленных налогах и взносах предоставляются в соответствующие органы.
По Налогу на доходы физических лиц:
по итогам года в ФНС по месту регистрации организация предоставляет на каждого сотрудника форму 2-НДФЛ <https://www.snezhana.ru/upload/2ndfl.rar> "Справка о доходах физического лица за 200_ год";
реестр сотрудников <https://www.snezhana.ru/upload/reestr_ndfl.rar>, на которых подаются справки.
По Единому социальному налогу:
по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФНС по месту регистрации;
Расчет по авансовым платежам по единому социальному налогу <https://www.snezhana.ru/upload/av_esn_05.rar>;
по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в отделение ФСС по месту регистрации;
форму 4-ФСС <https://www.snezhana.ru/upload/4fss_05.rar> "Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования";
по итогам года в ФНС по месту регистрации;
Налоговую декларацию по единому социальному налогу <https://www.snezhana.ru/upload/dek_esn_05.rar>.
По страховым взносам на обязательное пенсионное страхование:
по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФНС по месту регистрации;
«Расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование» <https://www.snezhana.ru/upload/av_pfr_05.rar>;
по итогам года в ФНС по месту регистрации -"Декларацию по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование" <https://www.snezhana.ru/upload/dek_pf_05.rar>, один экземпляр данной декларации с отметкой налоговых органов до 1 июля, следующего за отчетным, года организация представляет в ПФ РФ;
по итогам года в отделение ПФ РФ по месту регистрации - сведения, необходимые для осуществления Персонифицированного учета. <https://www.snezhana.ru/pers_uchet/>
По взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний:
по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФСС по месту регистрации организация предоставляет вместе с формой 4-ФСС: "Отчет об использовании страховых взносов <https://www.snezhana.ru/upload/4afss_05.rar> на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний".
Суммы начисленного единого социального налога (ЕСН) и взносов на страхование от несчастных случаев учитываются в составе затрат. Суммы начисленных взносов на обязательное пенсионное страхование уменьшают начисленный ЕСН в части, причитающейся уплате в федеральный бюджет.
Дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном трудовом договоре.
По итогам каждого месяца производят начисление налога на доходы физических лиц и единого социального налога.
Сумма заработной платы, выданная авансом за первую половину месяца, не подлежит обложению налогами (Письмо Минфина РФ от 06.03.2001 г. N 04-04-06/84).
Сумма, выданная авансом не может быть больше тарифной ставки (оклада), исчисленной исходя из количества фактически отработанного рабочего времени.
При выдаче аванса, размер заработной платы причитающейся к выдаче уменьшается на сумму аванса.
Заработная плата может быть выплачена сотруднику:
наличными деньгами;
перечислена безналичным переводом на расчетный счет сотрудника в банке;
выдана в натурально-вещественной форме (продукцией предприятия).
Запрещается выплата заработной платы в виде предметов, на свободный оборот которых наложены ограничения или запреты (боеприпасы, оружие, спиртные напитки, токсические, отравляющие и ядовитые вещества).
Денежные средства на выплату заработной платы должны быть сняты с расчетного счета в банке по денежному чеку, либо, если предусмотрено в расчете лимита кассы, на выплату заработной платы могут расходоваться денежные средства из выручки организации.
Выплата заработной платы из кассы организации производится в соответствии с кассовой дисциплиной и порядком оформления кассовых операций.
Если сотрудник в установленные сроки (3 дня с даты выдачи) не получил в кассе заработную плату, то производится ее депонирование - сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.
Выплата заработной платы безналичным переводом осуществляется на основании письменного заявления сотрудника, с обязательным указанием банковских реквизитов.
Согласно ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы в натурально-вещественной (неденежной) форме в стоимостной оценке не может превышать 20% от суммы начисленной заработной платы.
Согласно Трудовому кодексу бывают следующие виды отпусков (глава 19 ТК РФ): ежегодный оплачиваемый отпуск <https://www.snezhana.ru/people_8_1/>; ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т.ч. учебный) <https://www.snezhana.ru/people_8_2/>; отпуск без сохранения заработной платы <https://www.snezhana.ru/people_8_3/>; отпуск по беременности и родам <https://www.snezhana.ru/people_8_4/>; отпуск по уходу за ребенком <https://www.snezhana.ru/people_8_5/>
Порядок бухгалтерского учета отпускных зависит от закрепленного в учетной политике источника выплаты отпускных, т.е. наличия или отсутствия резерва на оплату отпусков [4].
Суммы начисленных отпускных (кроме пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС) облагаются всеми налогами <https://www.snezhana.ru/people_7/>.
Работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда предоставляется ежегодно в соответствии со ст. 117 ТК РФ дополнительный отпуск.
Учебный отпуск предоставляется на основании Справки-вызова из учебного заведения в соответствии с требованиями главы 26 ТК РФ «Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением».
К наиболее распространенный пособиям, выплачиваемым за счет средств Фонда социального страхования, относятся:
. Пособия по временной нетрудоспособности (больничные) <https://www.snezhana.ru/people_9_1/>;
. Пособия гражданам, имеющим детей (установленные федеральным законом от 19.05.1995г. №81-ФЗ <https://www.snezhana.ru/upload/81fz.rar> «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» в редакции от 22.12.2005г);
. Пособие по беременности и родам <https://www.snezhana.ru/people_9_2/>;
. Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности <https://www.snezhana.ru/people_9_3/>, единовременное пособие при рождении ребенка <https://www.snezhana.ru/people_9_4/>;
. Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет <https://www.snezhana.ru/people_9_5/>.
Пособия, выплачиваются сотрудникам за счет средств ФСС, но приравниваются к заработной плате.
Величина пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и облагается налогом на доходы физических лиц <https://www.snezhana.ru/ndfl/>.
Первые 2 рабочих дня больничного оплачивает организация, оставшиеся дни - Фонд социального страхования.
Заработок, принимаемый для расчета больничного - это сумма учитываемых при расчете пособия выплат сотруднику за 12 месяцев, предшествующих болезни (учитывают: фактическую зарплату, постоянные надбавки и доплаты, некоторые виды премий) [7].