Предложения по оптимизации управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама»

Теорией и практикой менеджмента разработаны принципы организации исполнения решений, которые должны соблюдаться. Прежде всего, руководитель расчленяет общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям. Затем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа: доведение задач до сознания исполнителей; подготовку исполнителей к выполнению задания; побуждение исполнителей к его добросовестному выполнению. При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли: что, когда, каким образом, в каких условиях, какими силами и средствами, к какому сроку, с какими количественными и качественными показателями нужно сделать.

Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом. Глубокое и однозначное его понимание - исходное условие усвоения индивидуальной задачи. Далее следует показать место каждой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, то есть предполагаемый результат труда, указываются сроки завершения, критерии оценки результатов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда. Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирование, показ образцов исполнения, изучение документов и др.

На собраниях и совещаниях с докладом обычно выступает тот начальник, который принял решение, но это не всегда целесообразно. Авторитет начальника, от имени которого объявлено решение, создает своеобразный психологический барьер для свободного обсуждения путей выполнения решения. Лучше, если с сообщением выступит человек, к которому исполнители относятся с достаточным уважением, как к специалисту, хотя он не является ни их начальником, ни автором решения. Автору решения лучше не включаться в дискуссию, какие бы формы она не приобретала. Чем острее проходит дискуссия, тем лучше выявляются сомнения подчиненных, «подводные камни», которые автору трудно было предвидеть. Материалы обсуждения тщательно анализируются, иногда проводят беседу с некоторыми выступившими оппонентами. После заслушивания всего спектра мнений, желательно выступить руководителю с изложением программы действий, учитывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует акцентировать внимание на замечаниях, которые были учтены.

Цель беседы - уточнить мнение исполнителя по поводу предстоящей работы, понять причины его возражений и сомнений, ответить на все вопросы, проверить глубину понимания поставленной задачи и способов её решения. Предварительно необходимо установить психологический контакт с подчиненным, создать условия для свободного, раскованного высказывания им своих соображений. Установлению контакта способствуют: благожелательная реакция руководителя на сомнения подчиненного, выражение ему полного доверия, отказ от упреков в непонимании задачи или нежелании ее выполнить, сосредоточение внимания исключительно на деловой стороне.

Инструктирование проводится накануне начала практических работ. Руководитель заранее продумывает процесс выполнения работ за подчиненного. В период инструктажа он может предложить пересказать или письменно изложить, в какой последовательности и каким образом работник намерен выполнить поставленную задачу. Часто недостатки выполнения работ связаны с недооценкой инструктирования. Однако плохо как его игнорирование, так и слишком детальное разъяснение. Последнее даже опаснее, так как исполнитель путается в требованиях к нему.

Общее правило при инструктировании: сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ путём проведения дополнительного инструктирования.

Показ образцов исполнения как метод доведения задачи используется, когда словесные объяснения недостаточно эффективны. Формы реализации данного метода различны: наблюдение за работой опытного человека; деловые игры, видеозапись игры; обсуждение видеозаписи с повторной с повторной видеозаписью создает деловую обстановку; тренировки, упражнения. Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Он не так прост. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многочисленных факторов: как он составлен, в каком контексте предъявляется, каково самочувствие работника и так далее.

Каждое отдельное задание руководитель как бы «проигрывает» сам, ставя себя на место исполнителя в соответствующие условия. Ошибки в определении характера, объема или содержания задачи снижают эффективность решения в целом. Во избежание этого следует придерживаться следующих правил:

1. Обеспечение соответствия каждой задачи деловым и психологическим особенностям исполнителя. Необходимо учитывать профессиональное мастерство работника (его специальные знания, умения, опыт выполнения подобной работы). Задание соотносится также с особенностями темперамента личности. Как известно, флегматику с трудом дается работа, требующая быстрой перестройки, на неё больше подходят холерики. Темперамент влияет и на восприятие любой новой задачи.

2. Распределение задач должно стимулировать коллективистские чувства (например, исключается получение премии опытными работниками за счёт сохранения или снижения разряда другим членам бригады; непреложно справедливое установление коэффициента трудового участия и др.)

3. Взаимное доверие исполнителей общей задачи. Должно присутствовать убеждение, что член бригады не совершит проступков, которые отрицательно скажутся на общих результатах труда. Каждый в отдельности уверен, что все остальные могут работать с полной отдачей и высококачественно. Важна примерная однородность мотивов труда членов коллектива. Это достигается в результате большой воспитательной и организаторской работы.

4. Взаимная подстраховка и взаимная помощь совместно работающих людей. Решение - это целостный замысел, расчленение которого на части для разных исполнителей сопряжено с возможными издержками и обеднением общего замысла. Поэтому при распределении задания должна быть дана четкая ориентация подчиненных на конечный результат, достигаемый всем коллективом. Для каждого исполнителя следует предусматривать стимулы, которые побуждали бы его заботиться не только о выполнении собственных задач, но и задач коллег.

5. Мобилизация коллектива. Это разновидность деятельности по организации выполнения решений. Она реализуется одновременно с процессом доведения задач до исполнителей. Ее суть заключается в том, что с помощью целенаправленной системы воспитательных и организационных мер руководитель, совместно с общественными организациями (профсоюз), формирует морально-психологический настрой коллектива и каждого работника на добросовестное выполнение задания (принятого решения). Работа проводится поэтапно: вначале с активом организации, затем составляется план мобилизации (организационно-технических мероприятий).

В табл. 8 перечислены виды контроля, используемые в ООО «Центр Реклама», а также конкретные процедуры.

Таблица 8

Виды контроля, используемые в ООО «Центр Реклама»

Для осуществления эффективного управленческого контроля большое значение имеет контроль текущих планов, который осуществляет старший менеджер отдела по работе с клиентами.

В ООО «Центр Реклама» нет службы отдела кадров. Собеседование при приеме на работу ведет сам директор. Анализ состава, деловых и других качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня ведет сам директор при помощи руководителей отделов.

Следовательно, в ООО «Центр Реклама» отсутствует планомерная работа по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей специалистов с целью подбора кадров в резерв на выдвижение, осуществление контроля над его обновлением и пополнением. Не ведется профессиональный контроль над расстановкой и правильным использованием работников в подразделениях фирмы. Контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка осуществляют руководители отделов и сам директор.

Было рекомендовано: руководству уделять больше внимания роли контроля планирования: отслеживать выполнение не только годовых, но и квартальных планов. Превентивный и текущий контроль позволит равномерно распределять средства и загруженность персонала рекламного агентства в течение года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подведем итоги работы. В теоретической главе было установлено, что управленческий контроль является одной из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. По сути, управленческий контроль есть процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней. На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.

Также было показано, что управленческий контроль может осуществляться по множеству различных направлений, поэтому существует такое видовое его многообразие. Безусловно, контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Особенности осуществления управленческого контроля анализировались на примере рекламного агентства ООО «Центр Реклама». Данная организация в качестве объекта исследования была выбрана не случайно, так как в рекламном бизнесе очень важен контроль, ибо работа рекламного агентства на всех уровнях взаимодействия очень сложный и кропотливый процесс, требующий профессионализма от всех его участников.

Руководству ООО «Центр Реклама» было рекомендовано уделять больше внимания роли контроля, отслеживать выполнение не только годовых, но и квартальных планов, ибо превентивный и текущий контроль однозначно позволят равномерно распределять средства и загруженность персонала рекламного агентства в течение года.

Список литературы

1. Антипов, К.В. Управление рекламным бизнесом: учеб. пособие для студентов / К.В. Антипов.- М.: МГУП, 2010.- 195 с.

2. Бурцев, В.В. Управленческий контроль как система / В.В. Бурцев // Менеджмент в России и за рубежом. - 2012. - №5. - С.38-46.

3. Веснин, В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах: учеб. пособие / В.Р. Веснин.- М.: Проспект, 2010. - 174 с.

4. Виханский, О.С. Менеджмент: учебник для вузов / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - 3-е изд.- М.: Гардарики, 2011. - 528 с.

5. Воронова, Е.Ю. Управленческий учет: учебник для вузов / Е.Ю. Воронова. - М.: Юрайт, 2013. - 551 с.: ил.

6. Жигун, Л.А. Менеджмент: современные основы организации контроля на предприятии / Л.А. Жигун. - М.: Феникс, 2013. - 470 с.

7. Карпова, Т.П. Управленческий учет: учебник для студентов вузов / Т.П. Карпова. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити, 2014. - 350,[1] с.: ил.

8. Лобанова, А.М. Контроль как функция менеджмента / А.М. Лобанова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - №1. - С.14 -20.

9. Мансуров, П.М. Управленческий учет: учебное пособие / П.М. Мансуров. - Ульяновск: УлГТУ, 2010. - 175 с.

10. Менеджмент: учебник для вузов / Под ред. М.М. Максимова, М.А. Комарова.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2012.- 359 с.

11. Менеджмент организации: учеб. пособие для вузов / Под ред. З.П. Румянцева, Н.А. Соломатина.- М.: Инфра-М, 2012.- 429 с.

12. Муллахметов, Х.Ш. Процессный подход к организации контроля на российских предприятиях / Х.Ш. Муллахметов // Экономика и управление: Рос. науч. журн. - 2011. - №8. - С.53-57.

13. Никитина, Е.С. Сущность и значение внутреннего контроля в управлении организации / Е.С. Никитина // Сибирский торгово-экономический журнал.- 2009.- №9.- С.23-26.

14. Основы менеджмента: учебник / Под ред. А.А. Радугина. - М.: Изд-во Центр, 2014. - 375 с.

15. Рассказова-Николаева, С.А. Управленческий учет: для студентов и менеджеров / С.А. Рассказова-Николаева, С. Шебек, Е. Николаев. - М.: Питер, 2013. - 491 с.

16. Рекламный рынок Тулы и Тульской области. Каталог [Электронный ресурс] / advmarket.ru.- Режим доступа: https://www.advmarket.ru, свобод.- Загл. с экрана.- Яз. рус.

17. Уляшева, Ж. Контроллинг в компании: методические проблемы / Ж. Уляшева // Проблемы теории и практики управления. - 2013. - №8. - С.67-72.

18. Управленческий учет: учебник / под ред. Я.В. Соколова. - М.: Магистр: ИНФРА-М, 2011. - 718 с.: ил.

19. Устав общества с ограниченной ответственностью «Центр Реклама»: [машинопись] / ООО «Центр Реклама».- Тула, 2014.- 18 с.

[1] Виханский, О.С. Менеджмент: учебник для вузов / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - 3-е изд.- М., 2011. - С.76.

[2] Бурцев, В.В. Управленческий контроль как система / В.В. Бурцев // Менеджмент в России и за рубежом. - 2012. - №5. - С.38.

[3] Бурцев, В.В. Управленческий контроль как система / В.В. Бурцев // Менеджмент в России и за рубежом. - 2012. - №5. - С.39.

[4] Менеджмент: учебник для вузов / Под ред. М.М. Максимова, М.А. Комарова.- 2-е изд., перераб. и доп. - М., 2012.- С.73.

[5] Лобанова, А.М. Контроль как функция менеджмента / А.М. Лобанова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - №1. - С.14.

[6] Жигун, Л.А. Менеджмент: современные основы организации контроля на предприятии / Л.А. Жигун. - М., 2013. - С31.