Упрощенная форма бухгалтерского учета малым предприятием может вестись по:
простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);
форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Простая форма бухгалтерского учета применяется на малых предприятиях, которые совершают незначительное количество хозяйственных операций и не осуществляют производство продукции и выполнение работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов. Простая форма предполагает ведение учета всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.
Книга содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.
Приказ Минфина № 64н содержит достаточно подробные предписания о правилах заполнения Книги, а также о порядке ее ведения.
Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.
Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.
Затем в графе 3 «Содержание операций» записывается месяц и в хронологической последовательности на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.
При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.
Финансовый результат от реализации продукции (работ, услуг) выявляется как разница между оборотом, показанным по графе «Реализация - кредит», и оборотом по графе «Реализация - дебет».
Выявленный результат отражается в Книге отдельной строкой:
в графе 3 делается запись «Финансовый результат за месяц»;
в графах «Сумма», «Реализация - дебет» (если получена прибыль) и «Прибыль и ее использование - кредит» или «Реализация - кредит» (если получен убыток) и «Прибыль и ее использование - дебет» показывается сумма финансового результата за месяц.
По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств.
После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца.
По итогам записей в Книгу можно составить бухгалтерскую отчетность.
Наряду с книгой малое предприятие, работающее по УСН, может вести ведомость учета заработной платы, где учитываются расчеты с бюджетом по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц.
Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, работающего по УСН, может применяться этим предприятием, осуществляющим производство продукции (работ, услуг) для учета финансово-хозяйственных операций. К числу таких регистров относятся ведомости, формы которых утверждены Приказом № 64:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, - форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство - форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4;
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5;
Ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата);
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма №;
Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7;
Ведомость учета оплаты труда - форма № В-8;
Ведомость (шахматная) - форма № В-9.
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях в графах «Содержание операции» (или характеризующих операцию) делаются запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции, пояснения.
Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).
Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в шахматной ведомости по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость, в свою очередь, является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в регистрах бухгалтерского учета отчетного месяца дополнительной записью.
Любое исправление ошибки в соответствующей ведомости должно быть оговорено надписью «Исправлено» с указанием даты и подтверждено подписью лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии.
Индивидуальные предприниматели на УСН в соответствии со ст. 346.24 Налогового кодекса РФ обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов.
Книга учета доходов и расходов состоит из двух разделов. Рассмотрим реквизиты поподробнее:
) «Номер по порядку» указываются порядковые номера вносимой записи.
) Дата и номер первичного документа. Следует вносить именно ту дату, которая указана на первичном документе, а не дату получения первичного документа. В связи с этим может нарушиться хронологическая последовательность вносимых операций. К первичным документам относятся: платежные поручения, накладные, приходные и расходные кассовые ордера.
) «Доходы» раздела I «Доходы и расходы» отражаются все поступления субъекту выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), имущества субъекта малого предпринимательства, реализованного за отчетный период, и внереализационных доходов в виде денежных средств, ценных бумаг и иного имущества. В состав доходов также включаются денежные средства и иное имущество, полученное безвозмездно и в виде финансовой помощи.
) «В том числе не принимаемые для расчета налога» отражает суммы, которые не включаются в состав выручки. Сюда, например, могут быть отнесены суммы взноса учредителей в уставный капитал, которые не облагаются единым налогом, или полученные суммы аванса и предоплаты.
) «Расходы» раздела I «Доходы и расходы» отражаются расходы субъекта, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности.
Рассмотрим реквизиты второго раздела книги учета доходов и расходов поподробнее:
При заполнении раздела II «Расчет совокупного дохода» следует учитывать, что по строке «Валовая выручка» отражается сумма, начисленная на основе данных графы «Доходы» раздела I, а по строке «Расходы» - сумма вычетов.
Однако валовая выручка не всегда равна доходам субъекта предпринимательства. Например, взнос учредителей в уставный капитал не должен включаться в валовую выручку и заноситься в графу первого раздела «В том числе не принимаемые для расчета налога». Следовательно, в строке «Валовая выручка» рассматриваемого раздела указывается сумма, равная разнице итоговых значений граф «Доходы ― всего» и «В том числе не принимаемые для расчета налога».
Строка «Расходы» этот показатель будет равен разнице между всеми расходами, которые произвел субъект малого предпринимательства, и расходами, которые не принимаются для расчета налога. В результате получатся расходы, на которые уменьшается валовая выручка при определении совокупного дохода.
Относительно порядка ведения книги учета доходов и расходов следует отметить, что упрощенный режим бухгалтерского учета, в отличие от традиционной системы учета, существенно сужает круг бухгалтерских операций, которые должны регистрироваться. Книга, уже исходя из своего наименования, должна содержать только те бухгалтерские операции, которые предполагают либо доход, либо расход в имуществе субъекта малого предпринимательства. Операции, которые касаются изменений обязательств субъекта, и другие операции, не связанные с изменением его имущественного положения, в книге не учитываются. Например, при начислении заработной платы работникам предприятия бухгалтер при обычной системе учета обязан осуществить соответствующую проводку, а при упрощенной системе эта операция не отражается.
Таким образом, можно сделать вывод, что упрощенная система учета предполагает некоторое отступление от принципа полноты бухгалтерского учета. Малым предпринимателям вполне достаточно вести книгу учета доходов и расходов для контроля за своими средствами и для правильного налогообложения по упрощенной системе.
Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Большую часть расчетов, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, хозяйствующие субъекты (малые предприятия, индивидуальные предприниматели) должны осуществлять в безналичном порядке. Наличные расчеты между ними на территории Российской Федерации могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. в рамках одного договора (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).
Порядок ведения кассовых операций включает:
оприходование наличности в кассу;
оформление операций по приему и выдаче наличных денежных средств;
ведение кассовой книги;
соблюдение лимита наличных денежных средств в кассе;
применение контрольно-кассового аппарата при осуществлении наличных расчетов и т.д.
Прием наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером - форма № КО-1. Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к нему. Квитанция к ПКО, подписанная главным бухгалтером организации и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира, выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. При этом сам приходный кассовый ордер остается в кассе.
Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется на основании расходных кассовых ордеров (РКО), а также иных надлежаще оформленных документов. Такими документами могут платежно-расчетные ведомости. Расходный кассовый ордер также является первичным учетным документом - форма № КО-2. Расходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и предназначен для документального оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации. Указанный документ должен быть заверен подписями главного бухгалтера и руководителя организации.
Приходные и расходные кассовые ордера подлежат регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, составляемом по форме № КО-3.Приходные и расходные кассовые ордера в Журнале регистрации нумеруются отдельно (сквозная нумерация).
Поступление наличных денежных средств в кассу и выдача их из кассы отражаются в кассовой книге организации - форма № КО-4.
Неведение кассовой книги, а также ненадлежащее ее оформление влекут наложение штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ:
на должностных лиц компаний - от 4000 до 5000 руб.;
на юридические лица - от 40 000 до 50 000 руб.
К индивидуальным предпринимателям в данном случае применяются штрафные санкции, предусмотренные для должностных лиц.
Обязанность ведения кассовой книги законодательно предусмотрена лишь для юридических лиц.
Таким образом, рассмотрев упрощенную систему налогообложения предприятий применяющих простою форму бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета) и форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета можно сказать, что вторая форма более детально раскрывает хозяйственную деятельность предприятия.