Метод революционного преобразования деятельности предприятия, коренной перестройки его бизнеса, получивший название реинжиниринг, появился на Западе в 80-е годы прошлого столетия. Основателями теории реинжиниринга являются Майкл Хаммер и Джеймс Чампи, которые выпустили книгу «Реинжиниринг корпорации: манифест для революции в бизнесе». Авторы определили реинжиниринг как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность».
Функциональная модель бизнес-процессов является отправной точкой для разработки проекта совершенствования деловых процессов. В качестве средства построения функциональной модели бизнес-процессов целесообразно использовать методологию IDEF0, так как она дает наиболее качественное представление о структуре бизнес-процессов. Ориентируясь на задачу повышения качества обслуживания людей, целесообразно пересмотреть соответствующий бизнес-процесс с учетом результатов математического моделирования.
Начнем построение модели «как должно быть» с контекстной диаграммы (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 – Контекстная диаграмма модели «как должно быть»
В модели «как должно быть» процесс обслуживания строителей г. Геленджик производится через информационную систему.
На вход системы подаются:
1. Заявки членов профсоюза, содержащие причину обращения, суть проблемы, требования;
2. Запросы членов профсоюза на получение информации о ходе исполнения заявления;
3. Персональные данные членов профсоюза (информация о месте жительства, прописке и т.д).
Управляющие документы, используемые в процессе работы профсоюза членов профсоюза включают в себя:
1. Устав профсоюза строителей г. Геленджик
2. Инструкция по работе с информационной системой
На выходе системы могут быть получены:
1. Отказ в удовлетворении заявления;
2. Отчет о состоянии дел по заявлению;
3. Результат исполнения заявления.
Механизмами осуществления деятельности системой являются:
1. Информационная система;
2. Профсоюз;
3. Члены профсоюза.
Рассмотрим с помощью методологии IDEF0 данный процесс более подробно (рисунок 2.5)
Рисунок 2.5 – Диаграмма декомпозиции первого уровня
Регистрация. Для того, чтобы подать заявление, работник должен посредством информационной системы создать профиль и войти в систему. Для этого ему необходимы персональные данные. Оформление профиля может происходить как внутри профсоюза через специально выделенный компьютер, так и посредством сети интернет. Результатом оформления заявки станет профиль пользователя в информационной системе, содержащий данные о работнике: ФИО, отдел работы, возраст, семейное положение и т.д.
Оформить заявление. Создав профиль и войдя в личный кабинет, работник получает доступ к бланкам заявлений, куда вносит суть своей заявки: причину обращения, содержательное описание возникшей проблемы, другие дополнительные данные. Заполненное заявление можно просто сохранить в личном кабинете, или же подписать и отправить его на исполнение в профсоюз.
Контролировать ход исполнения. Работник, зарегистрированный на портале, входит в личный кабинет, где ему доступен перечень поданных заявлений. По каждому заявлению можно сделать запрос и получить его текущий статус и место нахождения. Все это выдается информационной системой в виде отчета.
Получить результат. Работник, зарегистрированный на информационной системе и подавший заявку, получает уведомление на электронную почту о завершении рассмотрения его заявления. Вердикт, вынесенный председателем профсоюза и результаты работы комитета представляются в личном кабинете в соответствующем разделе.
Детализируем некоторые процессы приведенной выше диаграммы. Начнем с процесса регистрации на портале, диаграмма декомпозиции в нотации IDEF3 которого показана на рисунке 2.6
Рисунок 2.6 – Диаграмма декомпозиции процесса регистрации в системе
Открыть форму входа в личный кабинет. Открыв интерфейс информационной системы, работник переходит в «личный кабинет» и попадает на форму входа. Далее он может либо пройти регистрацию, либо ввести логин и пароль, если таковой имеется.
Ввести логин и пароль. Работник, который уже прошел регистрацию в информационной системе имеет персональные регистрационные данные – логин и пароль для входа в личный кабинет.
Открыть форму регистрации. Если сотрудник не регистрировался на информационной системе, то ему необходимо открыть форму регистрации нового пользователя и, следуя инструкции, зарегистрироваться.
Ввести личные данные. На этом этапе работник заполняет поля регистрационной формы персональными данными. В регистрационной форме содержится только та информация, которая необходима профсоюзу для обработки заявления. Указание некорректных данных строго запрещено и приведет к отказу в рассмотрении заявления.
Подтвердить регистрацию. После ввода всех требуемых данных работник подтверждает регистрацию нажатием соответствующей кнопки на форме регистрации. После подтверждения пришедшего на электронную почту письма профиль работника активируется.
Начать работу с системой. После успешного ввода логина и пароля, работник попадает в личный кабинет, откуда может осуществлять доступные ему операции: подавать заявления, контролировать ход исполнения уже подписанных заявлений и т.д.
Продолжим рассмотрение процесса использования информационной системы профсоюза. Для этого декомпозируем процесс подачи заявления используя диаграммы нотации IDEF3, так как они позволят нам понять логику бизнес-процесса. На рисунке 2.7 показана диаграмма декомпозиции данного процесса.
Рисунок 2.7 – Диаграмма декомпозиции процесса подачи заявления
Открыть форму ввода заявлений. Работник, руководствуясь целью обращения, сутью возникшей проблемы выбирает из доступного перечня нужную форму заявления.
Заполнить данные. На данном этапе работник вводит часть персональных данных в заявление, а также в регламентируемым формой заявления образом описывает суть своей заявки.
Подписать и отправить. Если работник заполнил и проверил заявление, то он может нажать кнопку «отправить»
Сохранить и не отправлять. Если работник ввел только часть данных и по каким-либо причинам не имеет возможности заполнить все заявление, то он может сохранить у себя в кабинете бланк заявки и продолжить заполнение позже.
На мой взгляд, такая модель-бизнес процесса, использующая информационную систему с удаленным доступом, является наиболее оптимальной и позволяет в полной мере реализовать требования, полученные при математическом моделировании.
На основании полученной модели оптимизированных бизнес-процессов следует перейти к проектированию информационной системы профсоюза строителей г. Геленджик.