Товарная контора (ТК) станции предназначена для работы с грузовладельцами (грузоотправителями и грузополучателями) в части документального оформления приема груза к перевозке, его переадресовки, выдачи прибывшего груза и ведения установленных форм учета и отчетности.
К основным задачам товарной конторы относятся следующие:
- учёт и контроль выполнения согласованного объёма перевозок в целом по станции и по каждому отправителю и роду груза в отдельности;
- оформление перевозочных документов;
- определение причитающихся железной дороге платежей и расчёты с отправителями и получателями (гражданами и другими разовыми плательщиками), не включенными в систему централизованных расчётов, предварительная таксировка;
- обеспечение своевременного и полного взимания причитающихся железной дороге платежей, сборов и неустоек;
- ведение установленных форм учёта и отчётности;
- контроль и принятие мер по устранению дебиторской задолженности;
- выдача клиентам устных справок по вопросам, касающихся перевозок грузов;
- информирование получателей о прибытии груза.
Руководство товарной конторой осуществляется начальником товарной конторы, который подчиняется начальнику станции и его заместителю по грузовой и коммерческой работе.
Работники товарной конторы несут ответственность за своевременность и достоверность ведения установленных форм учета и отчетности, правильность оформления перевозочных документов, начисления и сбора провозных и иных платежей, своевременность информации грузополучателей о прибытии грузов.
Для выполнения задач, установленных для товарной конторы, применяют ПЭВМ, факсы, ксероксы, телефонную связь с грузовыми объектами, подразделениями станции, грузоотправителями и грузополучателями, печатные машинки, счетные машинки, штемпеля, шкафы и сейфы для хранения перевозочных документов и бланков и т.д. Для автоматизации операций по заполнению и таксировке перевозочных документов, ведению установленных форм отчетности товарная контора станции оснащена автоматизированным рабочим местом товарного кассира (АРМ САПОД).
Работа товарной конторы регламентирована следующими документами:
- Закон Республики Беларусь о железнодорожном транспорте;
- Уставом железнодорожного транспорта общего пользования;
- Правилами перевозок грузов;
- Тарифным руководством №4 (книги 1,2 и 3);
- Инструкция о порядке установления и применения тарифов на перевозки грузов железнодорожным транспортом общего пользования во внутриреспубликанском сообщении;
- Тарифным руководством №1 (тарифы на перевозки грузов и услуги инфраструктуры, выполняемые Российскими железными дорогами);
- Международным железнодорожным транзитным тарифом;
- Тарифной политикой железных дорог стран-участниц СНГ на перевозки в международном сообщении;
- Соглашением о международном железнодорожном грузовом сообщении;
- Служебной инструкцией к соглашению о международном железнодорожном грузовом сообщении;
- Инструкцией по ведению станционной коммерческой отчётности по грузовым перевозкам;
- Гармонизированной номенклатурой грузов (ГНГ);
- Техническими условиями погрузки и крепления грузов;
- Правилами безопасности при перевозке опасных грузов железнодорожным транспортом по территории Республики Беларусь;
- Правилами перевозок опасных грузов по железным дорогам;
- Инструкцией по перевозке негабаритных и тяжеловесных грузов на железных дорогах государств-участников стран СНГ, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики;
- Настоящим технологическим процессом работы станции;
- Правилами технической эксплуатации Белорусской железной дороге;
- Инструкцией по движению поездов и маневровой работе на Белорусской железной дороге;
- Инструкцией по сигнализации на Белорусской железной дороге;
- Правилами по охране труда на железнодорожных станциях;
- Правилами по пожарной безопасности на железнодорожных станциях;
- Инструкциями, руководящими указаниями управления, отделения, начальника станции.
В условиях интегрированной обработки данных по грузовым перевозкам оформление документов включает кодирование реквизитов перевозочных и других документов, характеризующих перемещение грузов по железным дорогам. Эти документы являются источником переменной информации, которая обрабатывается в ГРИЦ.
Кодирование реквизитов перевозочных документов частично осуществляется отправителем при их заполнении, часть кодов записывает приемосдатчик при приеме и погрузке грузов, остальные данные вносит товарная контора станции при дооформлении документов.
В процессе работы товарная контора станции взаимодействует со станционным технологическим центром (СТЦ), маневровым (станционным) диспетчером, пунктом передачи вагонов (КП), пунктом таможенного оформления ПТО 07228, приемосдатчиками груза и багажа, грузоотправителями и грузополучателями, отделенческим расчетным центром, ГРИЦ.