Lucrarea de laborator Nr.3

Tema: Cercetarea unui subsistem/sistem informaţional şi prezentarea ariei de întindere a acestuia

Obiective urmărite:

• Delimitarea subsistemelor informaţionale ale organizaţiei, conform componentelor funcţionale;
• Evidenţierea corectă a surselor de date a sistemului informaţional, a locurilor şi modalităţilor de prelucrare a datelor, a locurilor de stocare a datelor;
• Descrierea algoritmilor de obţinere a informaţiilor, în baza datelor disponibile, destinaţia informaţiilor generate de sistemul informaţional.

Cerinţe:

1. Delimitarea ariei de întindere pentru subsistemul analizat.

a) Delimitarea sistemului informaţional (în cazul în care întreprinderea nu este mare). Pentru întreprinderile mari, cu multiple componente organizatorice se va alege pentru analiză detaliată un subsistem informaţional, corespunzător unei componente organizatorice;

b) Evidenţierea şi expunerea referitor la subsistemul decizional, de management şi a celui operaţional;

c) Stabilirea entităţilor externe aflate în legătură cu sistemul (subsistemul) analizat.

2. Descrierea activităţii subsistemului informaţional.

a) Identificarea şi descrierea proceselor de prelucrare (urmărind prelucrările manuale sau cu ajutorul calculatorului, de unde sunt preluate datele, la ce operaţii de calcul sunt supuse, cum sunt preluate, ce interogări se realizează etc.);

b) Analiza intrărilor şi analiza ieşirilor (fluxurile informaţionale şi documentele care circulă în domeniu). Pentru documente se va descrie structura şi componenţa acestora.

Noţiuni necesare a fi cunoscute pentru realizarea lucrării:

În cadrul acestei lucrări vor fi identificate procesele de activitate zilnice ale subsistemului operaţional şi ale celui de management, din sistemul informaţional. Un proces de activitate (business proces) este o colecţie de actitivităţi structurate şi relaţionate care produc un produs sau serviciu specific (raspunzând unei nevoi) pentru un client particular sau pentru clienţi în general. Acesta poate fi vizualizat adesea cu ajutorul unei “diagrame de flux” ca şi secvenţa activităţilor, cuprinzând şi noduri decizionale.

Competitivitatea unei organizatii depinde mult de gradul de structurare, optimizare şi relaţionare dintre procesele organizaţiei. Când managementul doreste costuri mai mici de producţie, perioade mai scurte de livrare, o calitate crescuta a produselor, va fi necesar să modifice procesele.

Astfel, activitatea unei organizaţii poate fi împărtita pe procese. Iar întregul, numit organizaţie/companie se bazează pe o hartă a proceselor. Procesele descriu ceea ce trebuie făcut, cum trebuie făcut şi de cine trebuie făcut [12].

Noţiunea de „a naliză a proceselor de activitate” presupune:

· Obţinerea unei înţelegeri lucrative privind procesele de business

· Înţelegerea cerinţelor grupurilor interesate

· Determinarea scopului şi obiectivelor fiecarui proces

· Identificarea problemelor asociate proceselor şi determinarea cauzelor acestora

· Dezvoltarea opţiunilor de îmbunătăţire a proceselor

· Iniţierea acţiunilor de îmbunătăţire a proceselor.

Deasemenea „analiza proceselor de business” include şi definirea modului în care organizaţia adoptă o activitate şi modul în care se îmbunătăţesc procesele.

În continuare se vor descrie fluxurile informaţionale specifice acestor procese de activitate, sursa şi destinaţia acestora. Se vor specifica informaţiile (rapoartele) şi sursele acestora.

Se vor identifica şi descrie principalele funcţii decizionale specifice organizaţiei analizate. Vor fi descrise principalele fluxuri informaţionale şi sursele acestora.

Exemple de artefacte specifice lucrării de laborator nr.3:

1) Exemplu de descriere a unui document specific domeniului analizat (se va descrie ce reprezintă factura şi bonul fiscal pentru întreprinderea care comercializează produse):

a) Factura se întocmeşte, în cel putin două exemplare, pentru livrarile de bunuri şi/sau prestările de servicii efectuate. Acest document serveşte ca:

· act pe baza căruia se efectuează procesul de decontare a bunurilor livrate;

· act de însoţire a bunurilor pe timpul transportului;

· act de încărcare în gestiunea cumparatorului;

· act justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpăratorului.

Factura trebuie să cuprindă, în mod obligatoriu, cel puţin următoarele date:

· numarul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care să identifice factura în mod unic;

· data emiterii facturii;

· denumirea, adresa şi codul de înregistrare ale persoanei juridice care emite factura;

· denumirea, adresa şi codul de înregistrare ale cumparatorului de bunuri sau servicii;

· denumirea şi cantitatea bunurilor livrate sau denumirea serviciilor prestate;

· data la care au fost livrate bunurile sau au fost prestate serviciile, cu exceptia cazului în care factura este emisă înainte de data livrării/ prestării sau încasării avansului;

· baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor, pentru fiecare cota de TVA, scutire sau operaţiune netaxabila, preţul unitar, exclusiv TVA, precum şi rabaturile, reduceri de preţ etc.

La furnizor, factura circulă:

· la compartimentul desfacere, în vederea înregistrarii în evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor;

· la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate.

La cumparator, factura circulă:

· la depozitul, care primeşte produsul şi este responsabil de păstrarea acestuia;

· la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plaţii, precum şi pentru inregistrarea în contabilitate.

Factura poate fi tiparita pe orice format de foaie.

b) Bonul fiscal este emis de casa de marcat şi trebuie sa aibă înscrise cel puţin următoarele date:

· denumirea, adresa şi codul fiscal ale agentului economic emitent;

· logotipul şi seria aparatului de marcat;

· numărul de ordine al bonului, data şi ora emiterii;

· denumirea bunurilor sau serviciilor livrate, cantităţile, preţurile unitare, valoarea şi cota de TVA aplicată;

· valoarea totala a bonului, valoarea aferenta TVA şi valoarea altor taxe necuprinse în baza de impozitare a TVA.

Bonul fiscal trebuie sa fie înmânat în mod obligatoriu clienţilor, odată cu bunurile vândute. Neemiterea bonurilor fiscale constituie contravenţie.

2) Exemplu pentru stabilirea entităţilor externe ale unui sistem informaţional (se va exemplifica pentru subsistemul de depozitare a vaccinurilor, dintr-o instituţie medicală). Sunt descrise entităţile externe şi fluxurile de intrare şi ieşire în/din sistem.

Tabelul 1. Prezentarea surselor, destinaţiei şi fluxurilor de date pentru sistem

3) Studierea sistemului informaţional. Identificarea proceselor de prelucrare. Exemplu pentru identificarea proceselor de prelucrare, specifice activităţilor „sistemului pentru evidenţă a vaccinurilor”, analiza intrărilor, analiza ieşirilor:

Tabelul 2. Prezentarea proceselor, a intrărilor şi a ieşirilor de date pentru fiecare proces de prelucrare

Sarcini propuse pentru rezolvare:

1. Identificaţi şi descrieţi procesele de activitate specifice secţiei de producere a crenvuştelor. Evidenţiaţi intrările şi ieşirile de date/informaţii corespunzătoare fiecărui proces.