Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счетах групп 1250 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников", 2150 "Долгосрочная дебиторская задолженность работников".

Часто работникам выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Организация вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории Республики Казахстан в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу.

Со дня пересечения границы Республики Казахстан при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы Республики Казахстан - в тенге. В таки случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался, бесплатны питанием и жильем.

Особое внимание следует уделять расчету учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в пункт назначения и дне выбытия и прибытия на место нахождения постоянной работы. Кроме того, это подтверждается и данными проездных билетов о дате убытия и прибытия, квитанциями гостиниц, где указываются даты нахождения командированного работника в гостинице.

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию организации, где проверяется соответствие приложенных документов данным отчета, а также по нормам рассчитывается сумма возмещения командировочных расходов. Если работник отчитался за меньшую сумму по сравнению с ранее полученным авансом на командировку, то оставшуюся сумму он обязан вернуть в кассу организации.

В случае, когда работнику причитается большая сумма, чем была выдана перед отъездом, бухгалтерия организации возмещает ему расходы, но не свыше предусмотренной по норме. Если же работнику возмещается большая сумма, чем по нормам, то сумма превышения может быть включена в совокупный доход работника, который облагается индивидуальным подоходным налогом по установленным ставкам.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника организации контроль необходим в целях сохранности активов и обеспечения расходования их по целевому назначению.

Система контроля преследует цель не только сохранносги имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем. Рассмотрен на первый взгляд незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов.

Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты хотя и утвержденные руководителем, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении.

Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью.

Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами.

Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку - 22354 тенге и т.п.

Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить.

Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены "круглые" суммы, или числа с нулями.

Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, "исправленная" изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п., на сумму 1000, 2000 тенге и т.д. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение запасов, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление товаров на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы.

Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой запасов безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение запасов, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Журнал хозяйственных операций по учету подотчетных сумм представлен в таблице 1.

Таблица 1

Журнал хозяйственных операций по учету подотчетных сумм

Рассмотренные нарушения возможны в основном в организациях со значительными оборотами, как денежных средств, так и запасов. В организациях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т.к. руководитель, который, как правило, является и собственником, способен контролировать деятельность организации самостоятельно.

Крупные организации со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего контроля или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.