Современная технология управления на базе ПЭВМ немыслима без обеспечения возможности оперативного доступа к централизованным банкам данных и к обмену информацией между участниками процесса управления как внутри учреждения, так и вне его. Такая возможность появляется с созданием компьютерных сетей. Под компьютерной сетью понимается система распределенных на территории средств ввода/вывода, хранения и обработки информации, связанных между собой каналами передачи данных.
Преимущества компьютерной сети заключаются в том, что она может обеспечить:
- удаленный доступ пользователей к ресурсам сети (базам и банкам данных, экспертным системам, высокопроизводительным ЭВМ, высококачественным принтерам и пр.);
- создание распределенных баз и банков данных, что снижает стоимость их эксплуатации и уменьшает время доступа пользователей к информации;
- предоставление пользователям различных услуг (электронной почты, телеконференций, др.)
Локальная компьютерная сеть в организации. Создание локальных компьютерных сетей не было связано с процессом компьютеризации управления в организации. Они создавались в процессе традиционной автоматизации организации для поддержки сетевых версий офисных программ. Но теперь их можно использовать параллельно и для поддержания управления. В локальную сеть объединены ПЭВМ, территориально незначительно удаленные друг от друга и принадлежащие одной организации (в данном случае организации), а нередко и выполняющие специализированные функциональные задачи в ней.
Одним из основных компонентов сети являются ЭВМ, которые могут быть разных классов и типов и работать под управлением разных операционных систем. Для работы в сети ЭВМ должна быть укомплектована необходимыми техническими средствами, (например, сетевым адаптером, модемом для телефонных каналов связи и др.) и программами, поддерживающими работу этих устройств. Локальная сеть обеспечивает связь между ПЭВМ, распределение их технических (периферийное оборудование) и информационных (БД) ресурсов.
Распределение ресурсов является основной функцией сети ПЭВМ, при этом реализуется и другая функция – создание банка данных коллективной информации. Тем самым повышается уровень информативности ПЭВМ и их использования.
Локальные сети различаются по роли и значению ПЭВМ в сети, способам передачи данных между компонентами сети и др. Каждой из предлагаемых на рынке сетей присущи свои достоинства и недостатки. Выбор сети определяется числом подключенных пользователей, их приоритетом, необходимой скоростью и дальностью передачи данных, требуемой пропускной способностью, надежностью и стоимостью сети.
В настоящее время Международная организация стандартов (ІSO) разработала более 25 стандартов на локальные сети. К сетям учреждений выдвигаются следующие основные требования стандартов:
- возможность подключения современных, ранее разработанных и перспективных ПЭВМ и периферийных устройств;
скорость передачи данных должна быть не менее 1Мбит/с;
- надежность сети должна обеспечить не более 20 мин. простоя сети в год.
Как и в случае с базами данных, так и с сетями в ходе их эксплуатации должен быть администратор сети, который выполняет ряд функций:
- проверка работоспособности компонентов сети, отключение неисправных, подключение отремонтированных или новых;
- установление конфигурации сети;
- определение порядка обслуживания пользователей;
- учет времени работы пользователей и компонентов сети.
INTERNET и управление организацией. В настоящее время мировое сообщество сетей INTERNET объединяет почти 35000 различных компьютерных сетей, доступ к ним обеспечен более чем в 170 странах мира, практически на всем земном шаре.
Понятие INTERNET не ново и для организаций.
Основные услуги, которые предоставляет INTERNET пользователям сети, могут быть использованы и в управлении организацией: использование электронной почты; участие в телеконференциях; получение информации с серверов мирового информационного пространства; пересылка и копирование файлов.
E-mail. Электронная почта. Наиболее простая и доступная услуга сетей INTERNET – передача сообщений между абонентами сети по электронной почте. Достоинства почты:
- возможность передачи текстовых сообщений большой длины;
- быстрота передачи сообщений в любую точку земного шара;
- отсутствие необходимости наличия абонента на другом конце линии;
- возможность сохранения электронных копий сообщения на ЭВМ абонента и его дальнейшей автоматической обработке;
- возможность передачи сообщения сразу нескольким абонентам;
- высокая надежность передачи сообщения;
Работу с электронной почтой поддерживает большое количество программных средств. Наиболее распространенными программами в организациях стали Netscape Communicator и Microsoft Internet Explorer. Последняя входит в состав Windows.
Телеконференции. Телеконференции (др. термины: конференции, эхи, форумы, круглые столы) предназначены для получения последних новостей, знакомства с людьми по интересам, обмена идеями и мнениями, получения необходимых консультаций. В системе INTERNET многие сети предоставляют пользователям доступ к форумам. Для участия в конференции пользователь должен “подписаться” на соответствующую конференцию, т. е. послать сообщение на сервер этой конференции. От режима подписки зависит характер получения пользователями информации от конференции: получение всех статей данной конференции; получение статей по выбору пользователя. Подготовленное сообщение и другую информацию пользователь направляет на сервер конференции, как правило, работающий круглосуточно.
Значение и возможности подобных форм для организаций очевидны и имеют практическую ценность. Особую роль телеконференции могут сыграть в управлении организацией. Для этого целесообразна параллельная организация телеконференций на нескольких уровнях:
- ведомственном
- межведомственном
- внутриорганизационном
Серверы WWW. Система серверов WWW (или Web-серверов) предоставляет пользователям огромное количество информации: от указов и постановлений правительств различных стран до состояния погоды в регионах земного шара. Практически не существует предметных областей, информация о которых не была бы отражена в системе WWW.
WWW - это источник информации для управленческих кадров организации различного характера: официальные законодательные материалы, тематическая информация, информация о фирмах, организациях и других партнерах, получаемая через их домашние страницы.
Для работы с WWW необходимы специальные программы (браузеры). В организациях используются браузеры: MS Internet, Internet Explorer, Netscape Navigator.
Файловые системы FTP и Gopher. Данная служба сетей INTERNET представляет пользователям возможности:
- просмотреть каталоги программ с другой ЭВМ;
- копировать на свою ПЭВМ файлы с текстовыми и графическими документами, различными программами и пр. с других ЭВМ;
- передавать свои файлы на другие ЭВМ.
Информационно-поисковые системы в сетях INTERNET. Сети INTERNET располагают огромным количеством разнообразной информации. Эта информация постоянно обновляется и увеличивается в объеме. Найти пользователю необходимые данные помогают многочисленные информационно-поисковые системы (ИПС). С помощью ИПС можно получить ответ как на узкий в тематическом плане, специфический запрос, так и произвести поиск каких-либо общих тем.
Данная глава не рассматривает такие актуальные направления автоматизации управления, как экспертные системы и системы принятия решений в силу сложности и пока еще неосмысленности их значения самими организациями. Но даже обозначенные аспекты компьютеризации управления в организации свидетельствуют о том, что это сложная комплексная проблема, требующая серьезной проработки. Большинство организаций подошли и подходят к ней стихийно, начиная с создания и функционирования автономных АРМов. Максимальная отдача от компьютеризации управления возможна лишь тогда, когда она становится осознанной необходимостью на уровне руководителя организации и подкреплена технически и кадрово.
Вопросы и задания
1.Разработайте план компьютеризации управления Вашей организацией.
2.Моделируйте АРМ руководителя, специалиста, секретаря в Вашей организации.
3.Какие программные продукты используются в управлении организацией. Какую информацию, необходимую для управления Вашей организацией, Вы можете получить из библиотечной программы.
4.Какое значение локальной компьютерной сети для управления организацией.
5.Составьте макет базы данных для управления Вашей организацией.
6.Найдите с помощью средств INTERNET материал по компьютеризации управления организацией.