Текстовые редакторы. Составление, редактирование и обработка текстовой информации наиболее типовой технологический процесс в управленческой деятельности любого учреждения, в том числе и организации.
Редакторы подготовки текста можно разделить на обычные (для подготовки писем и других простых документов) и сложные (для оформления документов с разными шрифтами, наличием графиков, рисунков и др.). Среди пользователей наибольшей популярностью пользуются текстовые редакторы Ami Pro for Windows, MS Word for Windows, Perfect Word for DOS. Однако лидирующее место занимает Word Star, разработанный корпорацией Micro Pro International (США) в 1979 году.
Графические редакторы. Графическая форма представления информации наиболее эффективна и экономна. Она наиболее приемлема в случаях необходимости довести суть проблемы быстро, лаконично и наглядно, используя график или диаграмму. Особенно это действенно при подготовке совещаний и конференций. Современные графические редакторы предназначены для подготовки графических изображений (графиков, эскизов, чертежей, рисунков и др.), редактирования изображений и предоставления их пользователям. Широкое применение нашли графические редакторы: Corel DRAW, Free Lance Graphics for Windows и ALDUS Page Maker. Большой популярностью пользуются графические редакторы Paintbrush и Paint for Windows.
Электронные таблицы. Область применения электронных таблиц безгранична. Они иногда уступают специальным программам в быстроте и удобстве, но основное их преимущество – универсальность применения. Электронная таблица – это интерактивная система обработки информации, упорядоченной в виде таблицы с поименными строками и столбцами. С помощью электронной таблицы могут решаться многие задачи: задачи поддержки принятия решений, многие задачи расчетов, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. Работа по табличному шаблону для применения в организации весьма эффективна: достаточно один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов (например, расчет заработных плат и доплат, штатное расписание, статистический расчет и др.), и в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и при необходимости к их редактированию.
Прототипом современных электронных таблиц послужила программа Visil Calc, разработанная 1979 г. специалистами США. Электронные таблицы выпускаются несколькими ведущими фирмами мира, специализирующимися в программном обеспечении для ПЭВМ. В лидирующую тройку входят электронные таблицы Quatro Pro, MS Exeel и Lotus 1-2-3.
Системы управления базами данных. В результате и для поддержания управленческой деятельности организация, как и любое другое учреждение, создает, хранит и использует большое количество информации. Потребители должны получать ее быстро и в достаточном количестве. Для этого создаются компьютерные базы данных (БД) и специальные программы – системы управления базами данных (СУБД).
Организации в настоящее время сталкиваются лишь с БД, которые формируются в оболочке автоматизированных информационных систем: электронный каталог, БД читателей и пр. Учитывая реальную возможность организаций приступить к формированию БД, используемых непосредственно в управлении, мы рассмотрим основные положения, касающиеся СУБД и БД в управлении организацией.
СУБД – это совокупность программных и языковых средств для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями. Начало СУБД для ПВМ положила фирма Ashton Tate (США) выпуском в 1980 г. программы dBASE.
Основными функциями СУБД являются:
- хранение больших объемов актуальной и достоверной информации;
- простота обращения пользователей к БД;
- возможность внесения изменения, удаления, сортирования и др. манипуляции с данными БД;
- доступ к данным пользователей с соответствующими полномочиями;
- одновременное обслуживание большого числа пользователей;
- выдача информации пользователям в различной форме;
- поиск информации по различным группам признаков;
- необходимая производительность выдачи информации по запросам пользователей;
- возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменении в предметной области.
Перечисленные функции делают СУБД незаменимой программой во многих областях, в т. ч. и в управлении организацией.
В случае если СУБД не обеспечивает какую-то группу пользователей необходимыми формами представления данных, то разрабатываются прикладные программы для обеспечения запросов пользователей. Наиболее сложными (но вместе с тем и наиболее перспективными) являются, так называемые, многофайловые программируемые СУБД, которые представляют пользователям возможности по написанию прикладных программ. Эти СУБД требуют значительных ресурсов ПЭВМ и определенного времени для получения навыков работы с СУБД. Наиболее известные СУБД этой группы – dBASE III Plus, Oracle, Clipper, Paradox, MS Access и другие. Для работы в локальных компьютерных сетях используются многопользовательские СУБД, например, Microsoft SQL Server.
Интегрированные пакеты. Интегрированные пакеты объединяют несколько наиболее используемых программ, например, текстовый редактор, электронные таблицы, СУБД, деловую графику, различные сервисные программы (будильник, календарь, калькулятор, записную книжку, телефонный и адресный справочник и др.). Примером подобных интегрированных пакетов могут служить Microsoft Office-95 и Microsoft Office-97, работающие в среде Windows.
Пакеты программ Microsoft Office в достаточной степени удовлетворяет требования к программному обеспечению АРМ управленческого персонала в организации. Его широкое применение объясняется оптимальным набором программ – мощных приложений Microsoft:
Word – текстовый редактор, с помощью которого можно создавать различные служебные документы, в том числе – Web-страницы;
Excel – это программы электронных таблиц, с помощью которых можно создавать диаграммы, графики и таблицы, содержащие финансовые и другие данные;
PowerPoint – это программа презентаций, с помощью которой можно создавать наборы слайдов для показа на семинарах или собраниях;
Access – это СУБД, с помощью которой можно организовывать практически любые наборы данных;
Outlook – это программа, которая организует в формате адресной книги адреса, телефонные номера и другие сведения, необходимые для деловых контактов – с ее помощью можно вести деловой дневник, составлять планы.
Автоматизированные–информационные системы (АИС). АИС или программы,используемые в организациях для автоматизации традиционных библиотечно-информационных процессов, компьютеризацию управления поддерживают опосредованно.