Основным источником информации для АРМ являются базы данных (БД). База данных – это совокупность данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
База данных состоит из одной или нескольких частей, именуемых файлами, которые представляют собой своего рода тематические подбазы данных. Структуру файла проиллюстрируем Таблицей 1, в которой приведены данные о сотрудниках организации.
Разработка базы данных организации, используемой в управлении, - это симбиоз усилий специалиста по базам данных и представителя администрации организации. Первый отвечает за организацию базы данных в рамках определенного СУБД. Второй определяет наполнение БД в целом, ее отдельных файлов, записей.
Рассмотрим возможную комбинацию файлов в базе данных организации, используемой в управлении организации (Таблица 2).
Использование и ведение БД требует постоянной поддержки со стороны специалиста. Ни одна БД не обходится без администратора (в зависимости от объема эксплуатируемых БД, один или несколько человек), который выполняет следующие функции:
Таблица 1. Файл “Кадры”
| № поля | Поле | Запись 1 | Запись | Запись N |
| 1. | Ф.И.О. | Иванова Надежда Павловна | … | Новиков Алексей Федорович |
| 2. | Пол | женский | … | мужской |
| 3. | Дата рождения | 12.04.62 | … | 7.10.77 |
| 4. | Образование | высшее специальное | … | высшее |
| 5. | Дата поступления на работу | 25.08.84 | … | 3.09. 95 |
| 6. | Должность | зав. отделом | … | ведущий программист |
- сбор данных об объектах предметной области, установлении связей между ними и помещение данных в соответствующую БД;
- редактирование и удаление данных;
-контроль новизны, достоверности, полноты, целенаправленности, избыточности и противоречивости, доступности и полезности данных;
-ведение словаря данных;
-санкционирование доступа пользователей к БД.
Следует отметить, что ввод и обновление информации в базах
сложный и трудоемкий процесс. В этой связи огромную роль начинают играть продуктивные сканирующие устройства. Однако большой объем работы по вводу и обновлению информации по прежнему производится вручную при помощи клавиатуры.
Защита данных. Проблема обеспечения защиты информации является одной из важнейших при построении надежной информационной структуры учреждения (организации) на базе ПЭВМ. Эта проблема охватывает как физическую защиту данных и системных программ, так и защиту от несанкционированного доступа к данным, передаваемым по каналам связи. Организация
Таблица 2. Файлы информационной базы НТБ НТУУ “КПИ”
| № | Название файла | Информация, которой располагает файл |
| 1. | Кадры | Сведения о сотрудниках организации |
| 2. | Заработная плата | Расчет заработной платы, доплат, надбавок, премий |
| 3. | Смета организации | Смета прихода и расхода как бюджетных, так и внебюджетных средств за текущий год |
| 4. | Основные средства | Движение основных средств: получение оборудования, инвентаризация, списание |
| 5. | Повышение квалификации | Планы повышения квалификации в организации и вне ее |
| 6. | Инструктивно-методические материалы | Тексты материалов, разработанных в организации |
| 7. | Профсоюзная организация | Состав профсоюзной организации организации, профбюро, поручения |
| 8. | … | … |
локальной сети организации еще больше актуализирует необходимость использования отработанных на практике средств защиты данных. Все общепринятые процедуры физического ограничения доступа к ПЭВМ становятся неэффективными и центр проблем перемещается в организацию контроля за коллективным использованием данных. При этом для коллективного использования сохраняется и проблема защиты личной информации каждого пользователя сети. Применение различных мер защиты должны постоянно находиться под контролем администратора БД. В организациях наиболее применяемыми являются следующие:
- защита от несанкционированного доступа к ресурсам ПЭВМ – осуществляется с помощью паролей, которые периодически меняются. Метод паролей является самым простым и дешевым, однако не обеспечивает надежной защиты. В условиях использования распределенной базы данных многими пользователями целесообразно наряду с программными паролями использовать и другую процедуру доступа к файлам. Такая процедура строится на основе таблиц в виде списков. Каждый такой список включает имена всех объектов данных и групп пользователей, которым предоставляется право доступа к данному объекту. Слежение за правильностью организации этого процесса должна осуществлять операционная система. Список для управления обычно включает также все виды разрешенных операций доступа: создание, чтение, редактирование, удаление и др. Операционная система для каждого зарегистрированного пользователя хранит его краткие данные, включающие пароль (как правило, зашифрованный), идентификатор группы пользователя и соответствующий набор прав пользователя по отношению к данным;
- резервное копирование информации – предназначено для защиты ее от уничтожения и искажения на НЖМД (накопитель на жестком магнитном диске) и осуществляется на дискеты, сменные жесткие диски, стримеры, магнитооптические диски. Резервное копирование должно производится в организации регулярно с определенной периодичностью;
- защита от компьютерных вирусов – осуществляется с помощью антивирусных программ, которых существует несколько видов. Хотя предотвратить заражение вирусами ПЭВМ, включенную в локальную и глобальную компьютерную сеть достаточно трудно, однако, применяя различные способы защиты информации, можно значительно снизить заражение вирусом и эффективно “вылечить” свою ПЭВМ. Для этого нужно периодически обновлять и систематически применять свои антивирусные программы.