Компьютеризация в системе управления
Компьютеризация управления или автоматизация управления - тема не новая. Например, в бывшем СССР автоматизированные системы управления (АСУ) создавались и функционировали, начиная с середины 60-х годов. Разработка и внедрение АСУ остаются актуальной проблемой и сегодня, приобретая новый аспект со стремительным развитием и совершенствованием информационных технологий. Компьютеризация, начавшаяся с автоматизации традиционных информационных процессов, создала и создаёт предпосылки для компьютеризации непосредственно управленческой деятельности. Безусловно, что на этом пути следует учесть ряд моментов. Во-первых, имеется ли в наличии достаточное количество техники (ПЭВМ, периферийных устройств и т.д.) для того, чтобы обеспечить ею кадры управления в организации не в ущерб генеральной линии автоматизации. Во-вторых, какова степень готовности системы управления в организации к нововведениям, связанным с массовой компьютеризацией по следующим позициям:
- готов ли каждый работник управления (психологически, по уровню знаний и т. д.) изменить технологию своего труда и предусмотрены ли необходимый экономический и организационный механизм, побуждающий его к этому;
- готова ли структура управления в конкретной организации к ломке существующей информационной технологии управления – учёту, анализу и принятию решения;
- сформирована ли вокруг работника управления развитая инфраструктура сервиса, включающая методологическое, техническое и программное обслуживание.
В-третьих, следует учесть, насколько компьютеризация управления экономически целесообразна и насколько она будет способствовать повышению продуктивности работы аппарата управления в организации.
Рассмотрим проблему компьютеризации управления организацией по таким направлениям:
- автоматизированные рабочие места для кадров управления в организации;
- техническое обеспечение автоматизированного рабочего места;
- основные программы обработки управленческой информации в организации;
- информационное обеспечение АРМ управленческого персонала;
- компьютерные сети и управление организацией.
Автоматизированные рабочие места для кадров управления в организации.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это комплекс средств, реализованный на базе профессиональной ПЭВМ для решения задач в определённой предметной области. Общими требованиями к АРМ всех категорий работников организации являются: простота общения пользователя с АРМ; оперативность ввода, обработки, размножения и поиска документов; возможность оперативного обмена информацией между персоналом организации; возможность ввода ошибочных данных с указанием пользователю на ошибку; возможность настройки АРМ под конкретного пользователя; эргономичность конструкции; безопасность для здоровья пользователя. В управлении широко применяются АРМ с возможностью подготовки текстовых и графических документов; обработки данных, заданных в табличной форме; создания и использования баз данных, как персональных, так и общих; прочее.
В управленческом персонале организации можно выделить три категории в зависимости от решаемых задач:
- руководители-работники административного аппарата (директор, его заместители, ученый секретарь, заведующие отделами, заведующие секторами);
- специалисты - главные и ведущие специалисты структурных подразделений организации (осуществляют управление технологическими процессами и/или занимают должности, связанные с выполнением методической работы);
- технические работники (секретари-машинистки, др.).
Перед первой группой – руководителями в процессе управления ставятся задачи, решаемые с помощью творческого потенциала человека, его информированности, квалификации, таланта, интуиции, накопленного опыта и т. п. Эта группа несёт наибольшую ответственность за принятие решений и является одной из потребителей сводных управленческих информационных ресурсов организации.
Руководитель в повседневной деятельности имеет дело с людьми, идеями и предметами, которые отражаются в задачах понятийного мышления. Основная форма деятельности руководителя – деловое общение и работа с документами.
У второй группы – специалистов - творческое начало в работе также занимает значительное место. Они составляют интеллектуальный базис организации, поскольку от качества собираемой ими информации и её обработки зависит эффективность принимаемых руководителем решений.
Третья группа – технические работники, выполняют задачи, которые не представляют для исполнителя особых трудностей, кроме затрат времени и требуют оперативности и своевременности. В организации эту группу, как правило, представляет секретарь. Наибольшее количество времени в его деятельности посвящено работе с документами (набор текста, копирование, составление писем, др. материалов), осуществление деловых контактов организации различными способами. Выше перечисленные функции в организации частично могут делегироваться и в структурные подразделения организации- отделы. Например, всю переписку и контакты с книготорговыми организациями в организации может вести и поддерживать сотрудник отдела комплектования.
В соответствии со спецификой деятельности каждой из категорий (групп) кадров управления можно выделить три класса типовых АРМ: АРМ руководителя; АРМ спеца; АРМ технического и вспомогательного персонала.
При создании АРМ могут быть использованы различные стандартные и прикладные программные средства. Их состав зависит от функциональных задач и видов работ: административно-организационной, персонально-творческой и технической (рутинной).
Административно-организационная работа характеризуется большим количеством интуитивных волевых решений на различных уровнях управления. К такой работе можно отнести: анализ текущего состояния дел и планирования работы, контроль исполнения, проведение совещаний и организационных мероприятий, работу с подчинёнными.
Профессионально-творческая работа не регламентирована и включает в себя разработку документов, принятие управленческих решений, анализ информации и исследование проблем на моделях.
Техническая работа характеризуется высокой степенью регламентации процедур и значительными затратами времени на их исполнение. К такой работе можно отнести: получение, передачу, хранение и печать документальной информации, контроль за движением документов и ведение делопроизводства.
Для автоматизации каждой категории работ в настоящее время ПЭВМ оснащены различного рода программными пакетами, обеспечивающими необходимый технологический уровень работы АРМ. Обязательным условием оптимального использования АРМ в любой из указанных выше работ является наличие в нём сервисной системы поддержки работы пользователя, включающей, например, программы самообучения работе на клавиатуре, правила защиты информации и обращения с носителями, технологические руководства с примерами проведения конкретных видов работ.
АРМ руководителя. Из всего многообразия функций руководителя можно выделить две базовые: оперативное управление и принятие решений. Они определяют некоторые общие требования к АРМ руководителя в организации:
- наличие базы данных, постоянно пополняемой оперативной и достоверной информацией; доступ к данной базе строго регламентирован: отдельные её фрагменты доступны только руководителю, другая её часть – для ограниченного числа лиц;
- поддержка административной деятельности (планирование работ, контроля исполнения решений, проведения совещаний);
- поддержка профессиональной деятельности (разработка документов, анализ информации, др.);
- поддержка принятия решений;
- поддержка рутинных работ (“электронные” записные книжки, календари, телефонные и адресные справочники, картотеки поручений);
- поддержка коммуникаций.
То есть, программное обеспечение АРМ руководителя должно обеспечить его деловую деятельность, принятие решений, рутинные работы и коммуникации. Следует отметить, что АРМ руководителя может эффективно функционировать, если оно “по вертикали” опирается на всю информационную базу руководимой им организационной структуры, включая не только централизованные базы данных, но и локальные информационные базы специалистов.
АРМ специалиста. Специалист является профессионалом в определённой области, и АРМ должно предоставить ему возможность проводить аналитическую работу, максимально используя всевозможную информацию. Результатом проведённого анализа, как правило, является документ, составленный специалистом. Подготовка документа включает информационный процесс составления самого документа и технологический процесс его оформления. Нередко оформление занимает 40% общего времени разработки документа. Профессиональная ориентация специалиста определяет основные требования к АРМ специалиста в организации:
- работа с личной базой данных и базой данных организации;
- возможность обращения к дополнительным источникам информации;
- возможность моделирования анализирующих процессов с учётом накопленного опыта;
- обеспечение высокого уровня многофункциональности и гибкости системы.
Следовательно, в АРМе специалиста наиболее используется программное обеспечение, поддерживающее деловую и профессиональную деятельность, рутинные работы, коммуникации.
АРМ технического работника. Как было отмечено выше, технические работники выполняют, в основном, рутинную работу, требующую определенных профессиональных навыков (секретари, машинистки, операторы и т.д.). Основные функции, которые они выполняют:
- ввод информации (цифровой, текстовой);
- оформление документов (печать, тиражирование, рассылка и т.д.);
- ведение картотек (например, данных о сотрудниках организации);
- ведение архивов;
- контроль ежедневного личного плана руководителей (секретари, помощники руководителей);
- обработка входящей и исходящей документации;
- контроль исполнительской деятельности.
Все эти функции с высокой степенью эффективности можно автоматизировать, используя различные АРМ технического работника на базе ПЭВМ. В этом случае обеспечивается не только снижение монотонности и утомительности труда, но и работа становится более разнообразной и интересной, расширяется функциональный диапазон исполнителя. В общем случае АРМ технического работника является наиболее типовым, т.е. менее зависимым от специфики отрасли, учреждения, организации. Массовое производство и распространение таких АРМ может стать одним из основных резервов повышения производительности управленческого труда (как минимум в 2—3 раза) особенно при организации делопроизводства. Основное требование к программным и техническим средствам АРМ технического работника состоит в обеспечении максимальной "дружественности" и эргономичности: удобное расположение технических средств, высокое качество визуальной информации, удобная и привычная клавиатура для ввода информации, простой диалог с подсказками при неправильных действиях пользователя, наличие технических средств для печати и тиражирования документов, возможность ведения архива и пр.