Универмагу «Сыктывкар» присуща линейная организационная структура (приложение 1, рис. 1).
Линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для управления подчиненными, принятия решений без согласования с другими руководителями в пределах своих должностных обязанностей. Реализуется управление в линейной структуре через цепь команд по уровням управления.
Преимущества линейной структуры управления:
- единство и четкость распорядительства;
- согласованность действий исполнителей;
- четкая система взаимных связей функций и подразделений;
- быстрота реакции в ответ на прямые указания;
- ясно выраженная личная ответственность руководителя за результаты деятельности своего подразделения;
- экономичность и эффективность.
Недостатки линейной структуры:
- множественность контактов с подчиненными и вышестоящими, информационная перегрузка;
- тенденция к волоките при решении вопросов, касающихся нескольких подразделений;
- перегрузка II уровня (товароведов);
- малая инициатива на подчиненных уровнях управления;
- задержка роста квалификации менеджеров.
Из этого можно сделать вывод, что структура управления базируется на вертикальном разделении управленческого труда и приводит к управлению; она позволяет быстро и оперативно принимать решения и обеспечивать их выполнение, не прибегая к системам стимулов и мотиваций. Вместе с тем структура составлена таким образом, что товароведы перегружены информационной и организационной работой.
Рассматриваемая структура характерна для малых предприятий, у которых круг решаемых вопросов незначителен и производственных связей немного. Если же масштабы деятельности и круг решаемых проблем возрастают, то повышается технический и организационный уровень, линейная структура становится неэффективной, так как руководитель не может знать все и поэтому не в силах осуществлять эффективное управление.
Недостатки линейной структуры в значительной степени можно устранить в линейно-функциональной структуре, которая в настоящее время играет ведущую роль в торговле.
При линейном руководстве специалисты образуют штаб, который готовит данные в целях выработки компетентного решения. В этом случае функциональные органы находятся в подчинении у линейного руководителя. Их распоряжения отдаются подразделениям только после согласования с последним. Это дает возможность решать вопросы более компетентно.
В настоящее время линейно-функциональная структура в торговле играет ведущую роль. Основу этой структуры составляет линейное управление. Роль функциональных органов меняется в зависимости от уровня управления: чем выше уровень, тем более значимую роль играют функциональные органы. На уровне управления участком влияние функциональных служб незначительно, но на уровне управления предприятием они выполняют важные функции управления планирования, организации технологических процессов, а также участвуют в выработке управленческих решений.
Линейно-функциональная структура управления будет эффективна на данном предприятии, так как система управления не сразу реагирует на требования внешней среды и аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции.
Структурные подразделения в данной организации:
- администрация (директор, заместитель директора (коммерческий директор), главный бухгалтер, ведущий инженер по охране труда и эксплуатации оборудования);
-службы (коммерческая, юридическая, бухгалтерско-экономическая, кадровая);
- отделы; склады;
- вспомогательный персонал (грузчики, уборщицы, гладильщицы и др.) (приложение 2, рис. 2).
Между звеньями управленческой структуры осуществляется постоянное взаимодействие.
В своей работе директор взаимодействует и решает текущие вопросы с главным бухгалтером (решает вопросы по расчету и выплате налогов и других выплат, связанных с жизнедеятельностью магазина); с торговым отделом (решает вопросы по доставке товара в магазин, доставке возвратов и брака); с начальником отдела кадров (решает вопросы по приему, увольнению, аттестации, дисциплинарным взысканиям, обучению и другим кадровым процедурам).
Коммерческая служба взаимодействует с главной бухгалтерией (получает данные об остатках товаров на 1-е число каждого месяца; сличительные ведомости по результатам инвентаризации); с планово-экономическим отделом; с юристконсультом (получает заключенные организацией договоры на сбыт товаров; копии решений руководства по признанным претензиям и искам путем досылки или замены товаров); заведующими товарными секциями (получает заявки на товар).
Юридический отдел взаимодействует со всеми структурными подразделениями.
Отдел кадров взаимодействует со всеми подразделениями организации.
Заведующие отделами взаимодействуют со всеми структурными подразделениями.
В своей работе продавцы взаимодействуют и решают текущие вопросы с другими продавцами, с товароведом (решает вопросы по оптимальной выкладке товара, недостающим ценникам на товар и др.) и директором (решает вопросы по графику работы, участию в акциях по стимулированию продажи товара и др.).
На данном предприятии мне не предоставили положения о структурных подразделениях.
Для правильного определения границ деятельности управляющей и управляемой систем должны быть разработаны положения об организации и структурных подразделениях, в которых определяются их функции, права, обязанности, ответственность.
На самом деле значение организационного регламентирования в процессе управления торговым предприятием велико и состоит в том, что, разрабатывая различные положения и отвечая на вопросы, чем и в каком объеме должно заниматься каждое подразделение (лицо), устанавливается организационная основа системы и протекающих в ней процессов; сокращается возможность невыполнения каких-либо функций и обеспечивается более рациональное взаимодействие подразделений, групп лиц в процессе их деятельности.
Разработка общих и частных положений (о предприятии, его структурных подразделениях, лицах) позволяет наглядно разделить права и обязанности каждой службы, а руководителю – наглядно представлять предприятие в действии. Четкая система распределения прав и обязанностей дает возможность также привести к общему знаменателю действия работников, различных по своему уровню специальной и общей подготовки.