Совещания стали неотъемлемой частью нашей жизни. Их проводят для решения производственных вопросов на предприятиях и в учреждениях, управлениях, организациях. В зависимости от целей и задач, которые нужно решить, деловые совещания разделяют на проблемные, инструктивные и оперативные.
Проблемные совещания проводят в небольшом кругу специалистов или компетентных лиц для того, чтобы найти оптимальное управленческое решение обсуждаемых вопросов. Схема решения таких вопросов содержит доклад (может быть и содоклад), вопрос к докладу, обсуждение доклада и выработка общего решения, принятого голосованием присутствующих.
Инструктивные совещания организуют непосредственно управленцы (конкретные исполнители) с целью доведения до работников общей задачи, передачи распоряжений, необходимых сведений по управленческой вертикали или горизонтали, в зависимости от профессионального уровня исполнителей. Их проводят по схеме доклада (информации о чем-либо) с уточнением поставленных задач, сроков их выполнения для конкретных исполнителей.
Оперативные (диспетчерские) совещания созывают для получения информации о текущем состоянии дел по схеме вертикального распределения информации. Особенностью оперативных (диспетчерских) совещаний является их проведение в точно определенные дни и часы, что позволяет участникам планировать свою деятельность. Внеплановые оперативные совещания вызывают неритмичность исполнения их участниками прямых обязанностей и поэтому проводятся в чрезвычайных ситуациях. Наиболее сложными по схеме построения, по особенностям взаимодействия объективных и субъективных факторов есть проблемные совещания. Совещания полезны лишь тогда, когда они хорошо организованы, достигают определенной цели и дают возможность сэкономить рабочее время.
Совещание проводит председатель – руководитель учреждения, подразделения или ответственное за определенное направление работы лицо.
Задачи при подготовке совещания следующие:
• Спланировать круг обсуждаемых вопросов.
• Определить время, необходимое для обсуждения каждого вопроса (при этом учесть возможность возникновения дискуссии, обмена мнениями).
• Продумать последовательность обсуждения вопросов (преимущественно совещание начинают с кардинальных производственных проблем, требующих интенсивной умственной деятельности при обсуждении и решении; в конце совещания решаются конкретные вопросы, которые председатель может представить в виде объявлений и максимально сократить время на дискуссию)
• Определить взаимосвязь обсуждаемых (например, кадровый вопрос, который обсуждается после производственного, участники могут поставить в причинно-следственную зависимость от первого, и председатель совещания должен свести к минимуму такую ассоциативную связь, если она нежелательна).
• Предусмотреть цель, которую необходимо достичь при рассмотрении каждого вопроса (сообщить, скоординировать работу различных звеньев производства, решить вопрос, спланировать деятельность, ознакомить с проблемой для дальнейшего обдумывания и решения и т.п.).
• Определить круг участников совещания, учесть при этом их личную компетентность, должностные обязанности, а также коммуникабельность, умение вести дискуссию, принимать решения, конструктивно сотрудничать.
• Продумать механизмы проведения дискуссии с поставленной целью, оптимальной по времени и количеству участников: обсуждение в последовательности, которую определяет председатель; спонтанное обсуждение, разделение на группы, мозговой штурм и т.д.
• Предусмотреть (и заранее отвести на это определенное время) обращение к каждому из участников, творческие задания, лирические отступления и т.д., которые создадут непринужденную деловую атмосферу, нейтрализуют личные недостатки и взаимные претензии участников.
• Перед заседанием подготовить вступление, которое, в зависимости от характера проблемы и обстоятельств, может быть короче или длиннее (2-3 минуты, иногда – 5минут).
Подготовка совещания заключается не только в обдумывании проблемы и формулировке вопросов, но и в обеспечении организованности мероприятия.
Приглашение на совещание должно содержать:
ü тему совещания;
ü день проведения совещания;
ü место проведения совещания – точный адрес, этаж, а в случае необходимости – номер комнаты (если место проведения совещания для большинства участников незнакомое, то надо указать номера трамваев, троллейбусов или автобусов).
Лучше отправлять приглашения на совещание примерно за 10-14 дней до его начала, а незадолго перед его проведением поручить секретарю позвонить и напомнить участникам, по крайней мере ответственным из них.
Перед тем как рассылать приглашения, нужно подготовить помещение для проведения совещания. Не жалейте времени, чтобы должным образом сделать это. Неприятно, когда в помещении вы увидите участников другого совещания или придется освободить его, там должно начаться еще некоторое мероприятие. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы:
• в помещении было достаточно стульев и столов;
• в случае необходимости были доска, мел и тряпка;
• участникам вовремя раздали печатные материалы;
• было подготовлено наглядное пособие, магнитофон, диктофон, видеомагнитофон и т.д.;
• работали средства затмения, освещения, отопления, вентиляции помещения;
• заседанию не мешали телефонные звонки и случайные посетители;
• если подавать кофе, заранее назначьте человека, который его будет готовить.
Успех совещания зависит от помещения, в котором оно происходит. Слишком большое или маленькое помещение, неудобные сиденья, очень тепло или холодно, шум, доносящийся из соседнего дома, – все это может помешать проведению совещания. Зато приятная среда будет способствовать успешному проведению совещания, установлению здоровой рабочей атмосферы.
Во время проведения совещания нужно:
1. Уверенно управлять обсуждением вынесенных на повестку дня вопросов (опытный руководитель не позволит уклониться от основной темы и поставить вопрос, не относящийся к делу).
2. Создать доброжелательную атмосферу для общения и принятия решений:
ü предоставлять участникам возможность высказаться, приобщая их к разговору;
ü дружески относиться ко всем, никого не выделять среди других и никого не обделять своим вниманием;
ü быть тактичным и выдержанным.
ü большую роль играет также внешний вид и манера поведения ответственного руководителя во время совещания.
3. По каждому пункту дискуссии нужно подводить итоги.
4. В конце совещания обобщить сделанные выводы, а если будут поставлены задачи, то к каждому из них нужно добавить:
ü что нужно сделать;
ü кто и что именно будет делать (ответственные);
ü срок выполнения порученного дела.
5. Запротоколировать совещание.
Результаты совещания зависят прежде всего от руководителя, который ведет его, от того, насколько он сумеет подготовить совещание и направить ее участников на дискуссию. Совещание, даже если в нем принимают участие специалисты, может зайти в тупик из-за неумелого руководства. И, наоборот, при умелом руководстве совещание достигнет значительных результатов даже тогда, когда уровень знаний его участников не очень высокий.
После проведения совещания:
1. Выполнение поставленных задач должно быть вовремя проконтролировано (если еще не истек срок выполнения поставленной задачи, то в новом протоколе его надо восстановить вместе со сроком исполнения).
2. В производственном процессе максимально реализовать положительные решения совещания (поощрить подчиненного, подчеркнуть важность принятых решений, дать оценку уровня ответственности и компетентности исполнителя) и нейтрализовать негативные проблемные моменты (критика работы, сложность задания и т.п.) или недостатки во время проведения совещания, если таковые были.
3. Если на совещании это не обсуждалось, определить тему и дату проведения следующего совещания с учетом его актуальности и своевременности.
В разговорной речи слово «собрание» выступает синонимом слова «совещание». Термин «совещание» целесообразно употреблять только тогда, когда участники действительно советуются, обмениваются взглядами и совместно приходят к определенным выводам. Нельзя назвать совещанием сборы, созывает директор предприятия, чтобы проинформировать подчиненных и распорядиться о выполнении определенных задач и приказов.
Нужно всегда четко различать совещание и другие формы встреч. Читая доклад или лекцию, оратор представляет слушателям определенную информацию, передает определенные мысли и взгляды. Итак, выступающий «дает», а слушатели «берут». Зато во время совещания участники обмениваются опытом, мыслями, взглядами, а тот, кто ведет совещание, выражая свои мысли и взгляды, забирает время не более, чем другие его участники.
В последнее время получили распространение так называемые дискуссии «за круглым столом». Трое или более специалистов дискутируют на тему. Дискуссия осуществляется в присутствии слушателей.
Участники ее преимущественно заранее знают, о чем говорить. Иногда они даже проводят репетиции будущей дискуссии. Подготовленная таким образом, она, бесспорно, имеет свои преимущества, давая возможность наилучшим образом ознакомить присутствующих со взглядами специалистов на определенную проблему. Зато во время обычного совещания возникают спонтанные дискуссии, участники которых выступают не в заранее определенном порядке, а в зависимости от ситуации. При этом выводы предсказать трудно, они возникают после дискутирования.
Оптимальное количество участников совещания – 10-12 человек. Вполне вероятно, что, охватывая некоторые важные проблемы, дискуссия даже между двумя-тремя специалистами может дать весомые результаты. Если количество участников превышает 16-18 человек, то не все смогут принять активное участие в обсуждении.